Creare e condividere presentazioni multimediali con Google Docs Presentation

di Gianfranco Budano

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Lavorare in team, anche a distanza sulla stessa presentazione, includendo testi, immagini e video e pubblicando i risultati online

Se siamo alla ricerca di una valida alternativa a “Microsoft PowerPoint” e “OpenOffice.org Impress” per creare le nostre presentazioni multimediali, possiamo fare affidamento su “Google Docs Presentation”, un servizio gratuito e fruibile direttamente online.

Tutto ciò di cui abbiamo bisogno per utilizzare Presentation è una connessione ad Internet ed un Account Google, ovvero una semplice registrazione che ci permette di accedere a tutte le funzionalità di questa “Web Application”, grazie alla quale potremo creare le slide, condividerle e pubblicarle sui siti Web.

Inoltre non abbiamo bisogno di portare con noi i file della presentazione, rimarranno salvati online e possiamo richiamarli da qualunque computer connesso a Internet, grazie al nostro Account. Per finire Presentation è perfettamente integrata con molti dei servizi che oggi offre la Rete, da YouTube a Flickr.

In questo tutorial mostreremo com creare, condividere e pubblicare una presentazione realizzata con Google Docs Presentation, cercando, se possibile, di evidenziare le funzionalità più utili per chi ha bisogno di realizzare realizza presentazioni, senza disporre di sofisticati software.

Nota: per utilizzare queste applicazioni bisogna avere un browser abbastanza aggiornato, per non avere problemi sono consigliabili Internet Explorer (dalla versione 6 in poi), Mozilla Firefox e Netscape 7.2, 8.0.

Accesso al servizio e creazione della presentazione

Come anticipato, possiamo accedere alla suite si servizi Google Docs, previa creazione di un account Google, ovvero una casella di posta elettronica Gmail. Sulla home page di Google, in alto rispetto alla barra di ricerca, vi è un elenco di servizi, come si vede in figura; dalla voce “altro” bisogna selezionare “Documenti” per poter aprire la pagina di accesso tramite le credenziali personali.

Figura 1. Servizi Google

Servizi Google

La pagina di accesso ci chiederà di inserire il nostro Account, ovvero un indirizzo di posta elettronica e una password. Se non abbiamo ancora un Accout Google, possiamo cliccare su “Per Iniziare” e crearne uno.

Figura 2. Inserire l’account o crearne uno nuovo

Inserire l'account o crearne uno nuovo

Una volta entrati in Google Docs, da “Nuovo” selezioniamo “Presentazione” e verremo portati alla pagina di creazione della presentazione.

Figura 3. Creare una nuova presentazione

Creare una nuova presentazione

Ora aggiungiamo le slide nel layout desiderato, cliccando su “New slide” e successivamente sul modello prescelto; editiamo le singole slide, inserendovi gli elementi multimediali opportuni.

Figura 4. Selezionare un modello di layout

Selezionare un modello di layout

Se ad esempio vogliamo inserire un video da YouTube, clicchiamo su “Insert Video”; nella finestra che appare, inseriamo le chiavi di ricerca per cercare il video nell’archivio di YouTube, quindi selezioniamo il video prescelto e diamo l’invio. Il video sarà inserito in standby, ma può essere avviato dal “Play” del Media Player.

Figura 5. Inserire un video da YouTube

Inserire un video da YouTube

Per inserire le immagini utilizziamo il comando “Insert image” e possiamo caricarle dal PC o da fonti in Rete se disponiamo, ad esempio, di un album su Flickr o Picasa. Possiamo anche inserire l’indirizzo (URL) corrispondente all’immagine, facendo attenzione a non violare il copyright, nel caso di immagini altrui, e a selezionare foto non troppo pesanti se la presentazione è destinata al Web.

Figura 6. Inserire un’immagine

Inserire un'immagine

L’anteprima della presentazione creata è visibile tramite il comando “Start Presentation” nel menu “File” e se siamo soddisfatti del nostro lavoro possiamo passare al salvataggio. Anche in questo caso abbiamo diverse opzioni a disposizione:

  • “Save as presentation” salva la presentazione nei Documenti di Google, e la rende modificabile con la stessa piattaforma in un momento successivo;
  • “Save as PDF” trasforma la presentazione in un file PDF avente una slide per pagina;
  • “Save as Text”, più che un’opzione di salvataggio, può essere considerata un modo per estrapolare il testo dalle slide e aprilo con un semplice editor, tipo WordPad;
  • “Save as PPT” rende la presentazione editabile con Microsoft Office, poiché la salva nel formato PowerPoint 97-2003.

A proposito di formati, con Google Docs Presentation, possiamo importare slide da PowerPoint versioni 97-2003 dal menu File>Import slides” mentre ancora non è possibile farlo per con la versione 2007. Se vogliamo modificare una intera presentazione realizzata con PowerPoint, possiamo farlo caricandola da File>Upload a file.

Condivisione della presentazione

Uno dei vantaggi che offre Presentation è quello di poter lavorare alla stessa presentazione in team. Ciascun membro può contribuire con delle modifiche alla presentazione o con una revisione. Per condividere il documento ricorriamo alla funzione “Share”. Un piccolo menu in alto a sinistra offre la scheda “Share”, cliccando sulla quale si accede alla funzione di condivisione.

Figura 7. Condividere il documento

Condividere il documento

La fase dei permessi ai soggetti abilitati alla visualizzazione e/o modifica della presentazione è elementare. Ogni soggetto può essere invitato come “collaboratore” o “visualizzatore”, inserendo l’indirizzo e-mail del destinatario dell’invito, il quale ovviamente deve disporre di un account Google. Per le autorizzazioni, si può spuntare l’opzione “Collaborators may invite others” e “Invitations may be used by anyone” consentendo così la massima libertà al collaboratore.

Se in precedenza si è stilata una lista dei contatti, cliccando sul link “Choose from contacts” si può selezionare il collaboratore dalla lista suddetta.

Nella collaborazione in gruppo può risultare critico tenere traccia delle revisioni apportate al documento. La scheda “Revisions” visualizza tutte le modifiche effettuate con un link che riporta allo al salvataggio della modifica con possibilità di utilizzarla, eliminando le altre. In questo modo, eventuali modifiche che il manager del team ritiene inopportune, possono sempre essere eliminate.

Figura 8. Selezionare le revisioni

Selezionare le revisioni

Pubblicare la presentazione sul Web

Se la presentazione è destinata ad essere pubblicata su un sito internet, servirà ovviamente il codice HTML relativo da inserire. Google Docs Presentation offre la possibilità di pubblicare le presentazioni, mettendo a disposizione la funzione “Publish”, accanto a quella “Share”.

La finestra descrittiva avverte l’utente che la pubblicazione in Internet rende visibile ed accessibile a tutti la presentazione online. Viene quindi assegnato un URL, che si può inviare anche via e-mail ad altri utenti, affinché visualizzino la presentazione o discutano di essa.

Cliccando sul pulsante “Publish document” si avvia il procedimento per le impostazioni di pubblicazione sul Web. Viene generato il link, da inviare via posta elettronica o visitare, ed è possibile impostare le dimensioni della presentazione da un menu a discesa. Per inserire la presentazione in un blog o sito, basta copiare il codice HTML generato in automatico ed incollarlo nel sito di destinazione.