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Produttività: i software per migliorarla

di Francesca Vinciarelli

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Una recente indagine Regus rivela che le PMI non sanno come migliorare efficienza e produttività: ecco i software di maggiore supporto.

Quattro PMI su dieci (il 41%) non sa come migliorare l’efficienza e la produttività in azienda, che risulta rallentata soprattutto dalla creazione e dalla gestione dei documenti composti da testo (relazioni, contratti, richieste di finanziamento, documenti per partecipare a gare di appalto e materiale di marketing). Ad evidenziarlo è stata la ricerca “Better technology, greater efficiency” commissionata da Nuance e condotta tra le piccole e medie imprese di Regno Unito, Germania e Francia.

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Le PMI fanno notare di non avere il tempo necessario per valutare come migliorare l’efficienza, ignorando che spesso bastano pochi semplici accorgimenti, affidandosi alla tecnologia, per ottenere importanti risultati. Bassa la frequenza con la quale le PMI coinvolte nell’indagine effettuano aggiornamenti software, in un terzo dei casi questi vengono rivisti una volta l’anno, oppure ogni 18 mesi, se non oltre.

Software per la produttività

Secondo quanto emerso, per migliorare la produttività documentale, le PMI dovrebbero:

  • implementare software di riconoscimento vocale, di cui ad oggi ne fa uso solo il 4% delle PMI nel Regno Unito, il 6% in Francia e il 14% in Germania. Utilizzare soluzioni di riconoscimento e dettatura vocale e di gestione e archiviazione documentale consente di risparmiare tempo e incrementare la produttività;
  • valutare soluzioni software PDF alternative a quelle in uso, ad esempio migrando ad una soluzione efficace e conveniente con un modello di licenza semplificato. La possibilità di cambiamento non viene neanche presa in considerazione dal 29% delle PMI intervistate.

Per comprendere come questi semplici accorgimenti possano incidere sulla produttività aziendale basti considerare che attualmente:

  • il 38% delle PMI passa una media di due ore al giorno per elaborare documenti, con picchi anche di 5 ore;
  • il 25% delle organizzazioni giuridiche investe fino a quattro ore al giorno per l’elaborazione dei documenti;
  • il 19%, ne impiega sei di ore ogni giorno.

Commentando i risultati del rapporto, Steven Steenhaut, SeniorDirector, EMEA Marketing, Nuance Communications, dichiara:

«Il mondo delle imprese gestisce le proprie attività in modo sempre più digitale, ma molte PMI sono ancora legate a processi obsoleti e macchinosi nel creare e gestire i documenti più importanti in formato cartaceo. La dipendenza dalla carta e dai processi manuali si ripercuote, a lungo termine, sulla loro competitività, produttività e redditività. Il mercato dispone di soluzioni alternative e valide economicamente vantaggiose che permettono di predisporre i documenti in tempi rapidi, contribuendo al miglioramento della produttività, consentendo alle PMI di concentrarsi sul valore aggiunto delle loro attività».

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