Plandora per il Project Management in team: guida all’uso

di Marco Mattioli

scritto il

Software open source per gestire attività di Project Management, con funzionalità di condivisione e collaborazione di gruppo.

Plandora è un software gratuito e web-based di Project Management per creare, gestire e condividere progetti multipli in collaborazione tra diversi gruppi di lavoro.
Applicativo evoluto, affronta in modo efficiente attività di progettazione su livelli differenziati, fornendo risposte adeguate in diversi ambiti di lavoro.

Plandora è multi-piattaforma (quindi molto versatile) e consente la definizione di diversi profili utente, con accesso tramite account specifici. Per ciascun progetto si possono assegnare ruoli diversi in base alle specifiche competenze. Le informazioni sui task in scorso sono inoltre visualizzabili con gli immancabili diagrammi di Gantt.

Strumenti avanzati di amministrazione lasciano ampio spazio a impostazioni e personalizzazioni dei progetti, ordinabili in categorie. Presente anche un set di tool per la comunicazione con i clienti.

Requisiti installazione

Per utilizzare il pacchetto è necessario un sistema che implementi il linguaggio Java ed è consigliabile un database relazionale MySQL (per cui è certificato) e il server Tomcat per l’esecuzione dell’applicazione ( il setup comprende una configurazione orientata a Tomcat, che però non è strettamente indispensabile, a patto che sia Servlet compatibile).

Trattandosi di un tool web basato su logica client/server la configurazione iniziale richiede un certo lasso di tempo e alcune conoscenze specifiche in tale ambito applicativo.

 Accesso e prima configurazione

Per rendersi conto delle potenzialità del sistema è disponibile un’area online, per testare le caratteristiche principali e verificarne l’utilità nel proprio contesto lavorativo.

Per accedere all’area di lavoro è indispensabile inserire nome e password inerenti un determinato profilo e al termine dell’installazione l’utente “root” viene considerato amministratore di sistema per la configurazione e gestione di utenti, progetti, report e task.

Per prima cosa viene richiesta la scelta del gruppo di utenti che lavoreranno ad un determinato progetto, mentre i singoli ruoli sono assegnabili anche in un secondo momento.

Per ogni operatore sono compilabili campi relativi a nome, alias, password, ufficio/reparto, area, funzione, telefono, e-mail ed etichetta colore per una più facile individuazione nei diagrammi di Gantt. Gli utenti generati vengono quindi raccolti in un comodo elenco dal quale è possibile rimuoverli o richiamarli per apportare modifiche ai loro dati.

A questo punto è quindi possibile creare un progetto e indicare gli utenti che dovranno farne parte con i rispettivi ruoli. Oltre al nome del progetto si può aggiungere una breve descrizione su finalità ed obiettivi primari.

Plandora consente anche di generare una struttura gerarchica di progetti collegandoli tra loro mediante link e ottenere così sistemi articolati. Se il numero di utenti è ampio si può ricorrere ad una funzione di ricerca per rendere più agevole la fase di assegnazione.

Per l’attribuzione delle mansioni, semplici caselle di controllo consentono di scegliere tra clienti, risorse e responsabili del progetto stesso. Opzionalmente vi è la possibilità di fissare i costi/compensi legati all’impiego di ciascun partecipante al progetto.

Vi è inoltre un insieme di attributi che consente di specificare ulteriori azioni consentite agli utenti, come la definizione di requisiti fondamentali, la visualizzazione di commenti tecnici e la creazione di task senza richiedere l’approvazione dei responsabili.

L’utente “root” ha a disposizione nel suo account un’area rivolta alla configurazione e gestione manuale del database, alla quale può accedere con il collegamento “Manage DB“. Egli ha inoltre la possibilità di configurare per ciascun progetto degli indicatori  (KPI) utili al monitoraggio e la bilanciamento dei carichi di lavoro.

Report e form

Per accedere ai report occorre selezionare l’icona “stampante” nella griglia associata a ciascun progetto. Plandora consente di generare diversi tipi di rapporti, associati a pulsanti per eseguire le query sul server e visualizzare i risultati ottenuti. I file vengono generati in PDF e il contenuto è visualizzabile anche via browser.

La generazione di un report avviene attraverso il form abilitato all’utente amministratore, che ha anche la possibilità di cambiare o eliminare quelli esistenti.

Dopo aver scritto le istruzioni SQL relative alla query, il report è gestibile con strumenti open source alternativi quali JasperReports e iReport, mediante i quali si può mettere a  punto il layout più adatto alle proprie esigenze e compilare successivamente il relativo file “jasper”. All’interno di una query si possono inserire anche campi dinamici, aspetto che conferisce una certa versatilità alla generazione della struttura dei rapporti. Analogamente l’amministratore è in grado di definire form con campi personalizzati per potenziare lo svolgimento dell’attività da parte dei gruppi di lavoro, anche in riferimento ai cosiddetti “Meta Field“, costituiti da blocchi di testo, liste e query SQL.

Interfaccia utente

L’interfaccia risulta intuitiva fin dal primo accesso. La finestra di login suddivide l’area di lavoro in sezioni sovrapposte con task, richieste pendenti, obiettivi, progetti e gruppi di lavoro. Diagrammi e gadget esplicativi consentono di visualizzare nel dettaglio l’andamento del lavoro rispetto ad attività specifiche.