Ottimizzare il lavoro e spendere poco

di Massimo Furia

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Aumentare efficienza, redditività e comunicazione tenendo il portafogli chiuso (o quasi) è possibile. Ci si può provare adottando gli strumenti giusti

Sono molti gli strumenti e le metodologie che si possono utilizzare per migliorare questi fattori o, addirittura per far compiere alla vostra azienda un balzo in avanti equivalente a qualche anno luce.

Oggi sfortunatamente sono ancora molte le piccole e medie imprese (ma anche quelle di medie dimensioni a volte non scherzano) che prediligono ancora un modus operandi da “ragioniere vecchio stile” anzichè approfittare di ciò che la tecnologia dell’informazione ci mette a disposizione E, per di più, in molti casi, anche gratuitamente.

Vediamo prima di tutto quali sono le aree strategiche da coprire.

  • Efficienza
  • Reddittività
  • Comunicazione

Tutte tre queste aree sono strettamente correlate a livello osmotico. Dove cede una anche le altre la seguono. Presto o tardi.

Efficienza

Si può misurare l’efficienza di un’organizzazione? La risposta è sì. L’efficienza non si misura dal fatturato ma attraverso l’analisi del flusso di lavoro. Il flusso di lavoro non è nient’altro che quell’insieme di processi organizzativi, manageriali, commerciali, comunicativi, amministrativi e strutturali che definiscono l’attività quotidiana della vostra azienda.

L’efficienza è spesso una questione umana ma la responsabilità non sta solo nelle persone quanto anche negli strumenti che le persone hanno l’opportunità di utilizzare per svolgere il loro lavoro e le loro mansioni.

Uno dei punti critici dell’efficienza ha a che fare con la conservazione e l’elaborazione dei dati. E non parliamo solo di quelli contabili che, paradossalmente, sono quelli di cui si ha più cura solo perchè “i conti devono tornare”. C’è tutta una mole di dati che va ben al di là della fatturazione e che compone una parte estremamente importante del processo di business.

Stiamo parlando dei dati relativi a

  • la concorrenza
  • i fornitori e il rapporto con loro
  • i dipendenti (o i collaboratori)
  • la rete vendita
  • i clienti ed il rapporto con loro
  • gli investimenti in marketing e comunicazione
  • i terzisti

Sicuramente pensandoci ancora un po’ riusciremmo a estrarre altre categorie che possono avere a che fare con la produzione di dati extra-contabili ma il concetto crediamo che sia chiaro.

Tutte le attività della vostra azienda producono numeri, osservazioni. eventi, dati che dovrebbero essere registrati per poter essere utilizzati nella maniera più appropriata nel momento giusto.

Un esempio? Forse non avete un call center ma sicuramente dovete chiamare o contattare i vostri clienti per proporgli una nuova offerta, un nuovo vantaggio o semplicemente per farvi sentire (una delle cose che, per altro, rende di più). Ogni volta che fate questo prendete nota in modo estremamente schematico e semplice di quanto è successo durante la telefonata o l’incontro e alla fine del mese avrete uno spaccato molto interessante di quanto è successo. Avrete modo di misurare un’attività.

Quello che avete appena fatto ha a che fare con il cosiddetto CRM, il Customer Relationship Management. Ovviamente le attività di CRM possono essere molto più complesse ma, in maniera molto semplice, potete applicare questo schema di acquisizione dati da un’attività a tutte quelle che considerate abitualmente come “al di là dei numeri” e quindi poco degne di essere misurate.

Si ma quanto costa un software per il CRM? In realtà potreste riuscire a spendere diverse migliaia di euro al mese come anche “nulla”.

Esistono diverse soluzioni open source e gratuite che vi consentono di scaricare ottimi software senza spendere nulla e, nella peggiore delle ipotesi, potete scaricarvi l’ultima versione di Open Office e strutturare un database con le vostre mani decidendo di elaborarne i dati utilizzando un foglio elettronico, magari estraendo anche una proiezione grafica per un report più completo.

Reddittività

È la capacità di compiere azioni redditizie utilizzando i mezzi migliori alle condizioni migliori. Supponiamo di essere nella fase di “start up”, di inizio della nostra attività. Non abbiamo fondi a sufficienza per attivare una campagna promozionale per farci conoscere. Abbiamo speso tutto nell’affitto, nei mobili per l’ufficio, nell’auto di rappresentanza, etc.

La prima cosa da fare è quella di dotarvi di un sito web che vi consenta di portare visibilità al vostro business. Anche in questo caso non dovrete necessariamente ingaggiare un webmaster da oscar. Anzi, se non avete la possibilità di avvalervi di un collaboratore serio in questo senso. a maggior ragione vi consigliamo di seguire il percorso che vi stiamo per indicare.

Esistono decine, forse centinaia di opportunità in rete per scaricare software per il cosiddetto CMS (content management system – sistemi per la gestione dei contenuti), alcuni di questi, pur essendo completamente gratuiti permettono livelli di complessità e di definizioni degni di quelli più costosi e professionali.
Un esempio su tutti? WordPress Gratuito, semplice da installare (ci vogliono veramente 5 minuti) e veramente flessibile.

Grazie ad una soluzione come questa potete scegliere se aprire uno shop online oppure un blog commerciale. Qualunque cosa scegliate di fare potete farla in modo gratuito oppure spendendo pochissimi euro. Questo permetterà di aumentare il livello di reddittività poichè le comunicazioni, commerciali e non, passeranno attraverso questo strumento. Viene genrata una piattaforma di interrelazione collettiva ma, all’occorrenza anche individuale, per poter gestire anche il caso più specifico con il cliente più particolare.

In più con le giuste guide riuscirete a promuovere e far conoscere la vostra attività attirando nuova ed insospettabie clientela senza spendere quasi nulla. Non dimenticate che internet arriva dappertutto.

Comunicazione

Quanto vi costa spedire il vostro catalogo per posta? Quando vi costa mandare centinaia di fax ogni giorno per comunicare con clienti e fornitori? Quanto tempo passate al telefono per rispondere a domande tecniche perchè sui vostri manuali o fogli di istruzione non potete scrivere tutto?

Anche per questo esiste una soluzione a buon mercato. La comunicazione è uno dei processi più importanti sia per quanto riguarda l’interno dell’azienda (che siate in due o in duecento) sia per quanto riguarda coloro che ne sono al di fuori.

Il termine stesso “comunicazione” significa “mettere in comune” e oggi il vero valore aggiunto di un’organizzazione è dato dalla quantità di informazioni che è in grado di comunicare e distribuire e come, con quali modalità ed efficienza. Internet si fonda su questo.

Oggi esistinono i “Wiki”, depositi online di informazioni, vere e proprie enciclopedie a disposizione dell’intera umanità. Un’esempio su tutti è dato da Wikipedia. Ebbene la stessa struttura di wikipedia può essere utilizzata per creare una sorta di Wiki per i vostri clienti, agenti e fornitori. Pensate se invece che dover dedicare interi pomeriggi a dare le stesse risposte poteste far sapere a tutti che sul vostro sito web c’è una semplicissima area (riservata o meno) in cui sono memorizzate tutte le risposte alle loro domande. Un bel risparmio di tempo, denaro e… serenità.

Inoltre grazie a forum e blog (anche questi gratuiti) potere creare i giusti contenitori dove far confluire anche le comunicazioni aziendali o i dibattiti tecnici tra differenti sedi della vostra organizzazione.

Troppo semplice?

È quello che continuano a proclamare i sostenitori dello “sforzo a tutti i costi”, coloro che sostengono che le cose fatte alla “vecchia maniera” sono sempre quelle fatte meglio.

Non vogliamo dire che sia sbagliato in assoluto ma vogliamo mettervi in condizione di non avere più scuse. Se avete una piccola realtà commerciale oggi avete a disposizione tutti gli strumenti che vi possono servire per poter valorizzare e spingere la vostra attività ad un livello molto più alto.

In un momento storico come questo, con strumenti come quelli di cui abbiamo solamente accennato, con pochissimo sforzo possono rendervi moltissimo e cambiare radicalmente il vostro modo di lavorare.