Tratto dallo speciale:

Soluzioni di gestione documentale evolute per l’organizzazione della conoscenza aziendale

di Anna Fabi

20 Febbraio 2023 11:00

SIMONA, azienda che produce termoplastici, ha scelto Kyocera Enterprise Information Manager per avere una vista a 360° delle informazioni su clienti e fornitori.

Oggi le aziende si trovano a dover gestire una mole di dati fino a pochi anni fa inimmaginabile, che spesso vengono generati da luoghi di lavoro sempre più distribuiti. La pandemia è stata un incredibile booster che, in modo dirompente, ha mutato il nostro modo di vivere e “aperto gli occhi” delle aziende a livello globale, facendo emergere criticità gestionali di processo e richiamando ad una rapida presa di posizione per restare in gioco.

Già nel 1859 Charles Darwin teorizzava che “non è la specie più forte o la più intelligente a sopravvivere, ma quella che si adatta meglio al cambiamento” e, nel 2020, le aziende sono state costrette dalla congiuntura dell’epoca ad accelerare il passo per rivedere i propri processi digitalmente e/o investire o potenziare i propri servizi fruibili in modo sempre più digitale.

Le aziende consapevoli dell’opportunità offerta più che della sfida da vincere ne hanno approfittato per digitalizzare i propri sistemi di gestione documentale che possono, così, generare dati e informazioni utili a migliorare il business, le strategie di vendita, la qualità di prodotti e servizi offerti, etc. Una soluzione di Content Services consente proprio la transizione da una semplice archiviazione dei contenuti a un loro utilizzo attivo e non solo.

I vantaggi di un Document Managament System

Una ricerca IDC ha stimato che, mediamente, i dipendenti perdono 7,4 ore settimanali a cercare informazioni tra gli innumerevoli documenti aziendali a disposizione. Un Document Managament System (DMS) può rendere tali informazioni facilmente reperibili e condivisibili dall’intera organizzazione aziendale, indipendentemente dalle piattaforme e dai device utilizzati, riducendo fino al 70% il tempo necessario per la gestione manuale dei documenti. Garantisce infatti ricerca e accesso rapido ai documenti, grazie alle categorizzazioni e classificazioni di questi e all’uso di metadati, consentendo l’accessibilità ai documenti da qualsiasi dispositivo. Ma, soprattutto, un DMS riduce i costi relativi alla gestione e archiviazione che sono generati da documenti in forma cartacea e diminuisce notevolmente il rischio di smarrimento dei documenti.

Le soluzioni di Enterprise Content Management

Le soluzioni ECM (Enterprise Content Management), in particolare, sono la versione evoluta del DMS, praticamente un machine learning derivante dal processo digitale di archiviazione. È facile intuire come più un’azienda è grande e più può essere prolifica la relativa sorgente di dati. Le soluzioni ECM abbassano i costi e la complessità associati alla gestione dei documenti, garantendo la conservazione, la conformità e abbattendo il rischio di perdita e deterioramento dei documenti.

Il case study SIMONA

Un esempio di questa applicazione è SIMONA, dal 1857 uno dei maggiori produttori e per lo sviluppo di prodotti termoplastici. SIMONA offre soluzioni per applicazioni nell’industria chimica di processo, nell’approvvigionamento idrico ed energetico, nonché nella tecnologia ambientale, nella mobilità, nelle costruzioni e nell’agricoltura.

Per la modernizzazione dei sistemi basati su sistemi legacy, l’azienda necessitava di un archivio a prova di audit e di una visione a 360° delle informazioni su clienti e fornitori.

SIMONA ha trovato la soluzione di cui aveva bisogno in Kyocera Enterprise Information Manager (KEIM), che permette la gestione dei processi documentali e la perfetta integrazione con tutti i servizi tipici delle aziende complesse, quali la fatturazione elettronica, la conservazione a norma, le diverse tipologie di firme e l’integrazione con gli ERP.

KEIM ha reso possibile la migrazione di un vecchio archivio composto da 15 milioni di documenti, e la sostituzione del sistema di record di clienti, fornitori e contratti FileNet.

Insieme al nuovo archivio e la vista a 360° delle informazioni su clienti e fornitori, SIMONA ha anche aggiunto la scansione di acquisizione di Kyocera Enterprise Information Manager, per sostituire l’applicazione esistente nella mailroom integrata con SAP.

Quali vantaggi ha ottenuto?

Innanzitutto, il consolidamento di tutti i documenti SAP in un unico file, file clienti e file fornitori. Ma anche un’architettura web-based moderna e a prova di futuro, nonché l’implementazione conveniente di soluzioni di archiviazione personalizzate e gestione dei documenti. Le applicazioni personalizzabili come KEIM aiutano infatti a proteggere, gestire e organizzare l’intera conoscenza dell’azienda.

Per informazioni di dettaglio, è possibile contattare direttamente l’azienda.