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La gestione documentale punto di partenza per la trasformazione digitale in ambienti di lavoro ibridi

di Redazione PMI.it

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Kyocera Document Solutions propone soluzioni che vanno incontro alle esigenze di piccole e grandi aziende ottimizzando costi e produttività.

La pandemia Covid-19 ha costretto imprese e lavoratori a un esperimento non pianificato sul lavoro da casa e, con il passare del tempo, da reazione a un’emergenza, lo smart working è diventato una forma di lavoro desiderabile per molti. Infatti, a ormai due anni e mezzo di distanza, il lavoro flessibile è riconosciuto non più come una risposta temporanea alla pandemia, ma come una caratteristica duratura del mondo del lavoro moderno. In quasi tutti i settori le aziende offrono soluzioni flessibili che abbinano il lavoro in ufficio e da casa, un nuovo paradigma che la stragrande maggioranza dei lavoratori ha dimostrato di apprezzare. I dati lo dimostrano: secondo una ricerca di Gartner almeno il 48% dei lavoratori continuerà a lavorare a distanza in un modo o nell’altro anche una volta che l’emergenza pandemica sarà finita.

Anche le aziende stanno imparando ad apprezzare le potenzialità del lavoro ibrido, a partire dal possibile incremento della produttività dei dipendenti a una maggiore efficienza dei processi. Per abbracciare al meglio modelli di lavoro ibridi – con personale diviso tra casa e ufficio – è però indispensabile avere a disposizione gli strumenti digitali adeguati.

Solo grazie a un approccio strategico volto a identificare le tecnologie abilitanti per i nuovi ambienti di lavoro, i business leader possono beneficiare di una maggiore connettività e sicurezza, e di un aumento della produttività a lungo termine.

La trasformazione digitale rappresenta per certo il pilastro su cui si fonda questa nuova era del mondo del lavoro. Il lavoro ibrido deve trovare infatti le giuste fondamenta in soluzioni e processi digitali che permettono ai lavoratori di svolgere le loro mansioni con successo. Un primo passo fondamentale è la dematerializzazione dei supporti cartacei, che diventano ridondanti e rappresentano un ostacolo quando le persone operano in diverse sedi decentralizzate o da casa e non sono fisicamente vicine. In questo caso, la carta diventa inefficace per la condivisione o l’elaborazione delle informazioni.

Abbracciare una nuova strategia digitale andrà a favorire questo cambiamento e allo stesso tempo porterà in dote dei vantaggi non indifferenti: da costi aziendali ridotti all’accesso istantaneo alle informazioni, passando per una maggiore efficienza, una maggiore sicurezza dei dati e un ridotto impatto ambientale. Inoltre, un ambiente di lavoro ibrido, semplifica la collaborazione e la condivisione dei documenti.

Investire in spazi di lavoro ibridi permette alle aziende di dotarsi anche della flessibilità e dell’agilità necessarie per rispondere all’attuale clima economico in costante cambiamento, continuando a operare a prescindere dallo scenario socio-economico. A questo si aggiungono benefici tangibili per le persone e l’ambiente, come il migliore equilibrio tra vita professionale e vita privata, tempi di spostamento ridotti a favore di un miglioramento della qualità dell’aria e l’opportunità di vivere lontano dai principali snodi cittadini.

La gestione intelligente dei sistemi di stampa

L’implementazione del Remote Working o Hybrid Working necessita di soluzioni software e hardware che soddisfino esigenze di aziende di piccole, medie e grandi dimensioni coniugando la trasformazione digitale e la crescita della competitività aziendale con il contenimento dei costi operativi. Kyocera Document Solutions Italia, uno dei principali partner tecnologici al mondo nell’ambito delle soluzioni documentali per l’ufficio, propone sistemi di stampa smart volti a integrarsi con le infrastrutture aziendali e ‘dialogare’ con i diversi device in maniera semplice ed efficace.

Tramite questi sistemi intelligenti, che realizzano l’archiviazione strutturata delle informazioni e supportano l’automazione dei processi documentali, la trasformazione digitale diventa possibile.

Grazie all’esperienza nella progettazione e implementazione di flussi di lavoro e business intelligence a supporto di ambienti di lavoro ibrido, Kyocera Document Solutions offre alle organizzazioni aziendali soluzioni hardware e software che migliorano il modo di lavorare del personale, supportando i dipendenti nella transizione con percorsi formativi pensati per accrescerne le competenze digitali.

Le sfide per i dipartimenti IT sono tante: in passato erano soliti gestire un numero limitato di dispositivi di stampa e multifunzione in un ufficio centralizzato. Ora si trovano a gestire tante stampanti quanti sono i lavoratori a distanza e le sedi degli uffici. Per i lavoratori a distanza vanno scelte stampanti che offrano un livello appropriato di sicurezza, funzionalità, convenienza e scalabilità. In tal senso i Managed Document Services (MDS) permettono la gestione di tutto il parco stampanti e dei consumabili di un’organizzazione ottimizzando i processi di stampa.

L’implementazione dei MDS Kyocera parte da un’analisi attenta dell’infrastruttura e delle esigenze dell’azienda, per poi passare alla predisposizione di un programma dettagliato focalizzato sulle specifiche necessità, che comprenda l’integrazione di soluzioni personalizzate che garantiscono vantaggi concreti e una riduzione dei costi. Ottimizzando i processi documentali, le soluzioni Kyocera vanno così a utilizzare in maniera ‘intelligente’ le risorse aziendali, eliminando ogni spreco e diminuendo l’impatto ambientale dell’azienda.

Kyocera Document Solutions adotta un approccio olistico, che considera le esigenze dell’intera azienda e dei singoli dipartimenti per migliorare i processi grazie all’automazione dell’intero ciclo di vita dei documenti.

Il risultato è una riduzione consistente del carico di lavoro del reparto IT e dei costi.