Il Protocollo Informatico

Nucleo Minimo

Per nucleo minimo di protocollo si intende la gestione informatica dei documenti in modalità base. Esso è caratterizzato dalla realizzazione delle seguenti attività:

• registrazione in un archivio informatico delle informazioni riguardanti un documento (numero, data, mittente/destinatario, oggetto, ecc.);
• segnatura sul documento delle informazioni riguardanti il documento stesso (numero, data, Area Organizzativa Omogenea che ha gestito il documento);
• classificazione d’archivio per una corretta organizzazione dei documenti.

Le Pubbliche Amministrazioni per legge hanno (o dovrebbero avere) adottato le misure contenute nel nucleo minimo dal 1 Gennaio 2004. In realtà, molto è ancora da farsi dal punto di vista della corretta gestione archivistica del documento. Limitarsi a questo livello di realizzazione significa, in estrema sintesi:

• circoscrivere l’obiettivo dell’intervento alla registrazione dei documenti e alla loro organizzazione nel sistema documentario;
• prendere in considerazione solamente i documenti protocollati;
• coinvolgere nel processo di informatizzazione esclusivamente l’Ufficio Protocollo;
• consentire l’accesso in via informatica alle informazioni relative ai documenti, ma non ai documenti stessi.

Funzionalità aggiuntive – Gestione Documentale

Per gestione documentale si intende la «gestione informatica dei documenti in modalità avanzata». È stata così denominata perché si tratta di una soluzione che privilegia ed esalta essenzialmente le potenzialità legate alla gestione informatizzata dei documenti e degli archivi.

Essa consiste in realtà in una macro-categoria che ricomprende attività assai eterogenee, che variano a seconda del grado di funzionalità che si desideri attuare, ma che trovano una logica ben precisa per il loro accorpamento: ovvero il loro comune presupposto fondamentale, che è quello della dematerializzazione dei documenti cartacei e quindi della disponibilità degli stessi a livello informatico.

Essa prevede le seguenti attività:

• registrazione con trattamento delle immagini (scannerizzazione dei documenti cartacei);
• assegnazione per via telematica al destinatario;
• gestione avanzata della classificazione dei documenti (utilizzo di thesauri e vocabolari controllati, ecc.);
• collegamento dei documenti alla gestione dei procedimenti.

A queste può aggiungersi la:

• realizzazione di un repository documentale per quei documenti di alto contenuto informativo che meritano uno specifico trattamento (prevedendo ad esempio la creazione di abstract, l’uso di parole chiave per una indicizzazione più dettagliata, ecc.) che può assumere la forma di una pubblicazione sul web, che si può considerare la forma attualmente più evoluta nel processo di creazione di un patrimonio informativo globale.

Procedere a questo livello di realizzazione significa, in linea di massima (considerando il grande range di alternative attuabili):

• privilegiare l’obiettivo della creazione di patrimonio informativo;
• prendere in considerazione tutti i documenti, non solamente quelli protocollati;
• coinvolgere nel processo di informatizzazione tutti gli uffici, almeno in parte;
• consentire l’accesso in via informatica direttamente ai documenti.

Ovvero procedere ad un intervento organizzativo che incida, più o meno pesantemente, sulla struttura, con le ovvie conseguenze di dover gestire il cambiamento in modo adeguato (in termini di implicazioni tecnologiche, logistiche, archivistiche, ma anche di sensibilizzazione, comunicazione, formazione alle risorse umane).