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Su Outlook e Teams pause fra riunioni anti stress

di Redazione PMI.it

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Nuove funzionalità per impostare pause fra riunioni e consigli pratici per ridurre lo stress dei meeting online ormai triplicati: studio e tool Microsoft.

Le pause tra le riunioni consentono al cervello di “resettarsi” riducendo l’accumulo di stress, mentre quelle consecutive possono diminuire la capacità di concentrazione e coinvolgimento, per cui il passaggio incessante da una riunione all’altra può essere fonte di forte difficoltà, riducendo al contmpo la produttività. Sono i risultati di una ricerca empirica realizzata da Microsoft, a fronte di uno scenario davvero tipico in questi lunghi mesi di smart working ininterrotto dove la definizione degli orari di lavoro si è fatta sempre più sfumata e la necessità di confrontarsi impone ritmi spesso frenetici. Per evitare episodi di stress-lavoro correlato e sindrome da burnout, Microsoft ha individuato la soluzione più semplice e ovvia: fare brevi pause fra una riunione e l’altra, aiutandosi con la tecnologia però. Una funzione che Outlook prevede, con la programmazione automatica di brevi pause tra due meeting per tutti i dipendenti. La modifica può essere inoltre implementata dai singoli utenti.

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Riunioni triplicate fonte stress

La ricerca analizza l’attività delle onde celebrali ed evidenzia l’impatto positivo delle pause tra una riunione e l’altra. Secondo il Work Trend Index di Microsoft, che studia l’evoluzione dei trend del mondo del lavoro, il tempo trascorso nei meeting è quasi triplicato sull’anno precedente. Inoltre, le riunioni hanno oggi una durata mediamente più lunga di dieci minuti, passando da una media di 35 minuti a 45 minuti. Le serie continue di meeting risultano essere fonte di stress e impattano sulla produttività.

Lo studio Microsoft

Lo studio esamina il modo in cui gli esseri umani interagiscono con la tecnologia, chiedendo a 14 persone di partecipare a riunioni video mentre indossavano apparecchiature per l’elettroencefalogramma (EEG), un cappuccio per monitorare l’attività elettrica nel cervello. I 14 volontari hanno partecipato ciascuno a due diverse sessioni di incontri. In un giorno hanno partecipato a periodi di quattro riunioni di mezz’ora consecutive, ognuna dedicata a compiti diversi, ad esempio la progettazione del layout di un ufficio o la creazione di un piano di marketing. Un altro giorno, i quattro incontri di mezz’ora sono stati intervallati da pause di dieci minuti. Invece di saltare frettolosamente da una riunione all’altra, i partecipanti hanno meditato con l’app Headspace durante le pause. A tutti i partecipanti che prendevano delle pause è stata assegnata la stessa attività di inattività, la meditazione, in modo che i risultati fossero comparabili. Le sessioni si sono svolte in due lunedì consecutivi; alcuni partecipanti hanno iniziato con back-to-back mentre gli altri hanno avuto delle pause tra le riunioni e la settimana successiva hanno cambiato. I tre risultati principali:

  • Le pause permettono al cervello di “resettarsi”, riducendo il rischio di un eccessivo accumulo di stress: in due ore di riunioni consecutive, l’attività media delle onde associate allo stress, è aumentata nel tempo. In altre parole, lo stress continuava ad accumularsi. Ma quando ai partecipanti è stata data la possibilità di riposare usando la meditazione, l’attività associata allo stress è diminuita, consentendo un “ripristino”. Questo ripristino ha significato che i partecipanti hanno iniziato la riunione successiva in uno stato più rilassato.

  • Le riunioni consecutive possono diminuire le capacità di concentrazione e coinvolgimento. Quando i partecipanti hanno avuto pause di meditazione, i modelli di onde cerebrali hanno mostrato livelli positivi di asimmetria alfa frontale, che è correlata a un maggiore coinvolgimento durante l’incontro. Senza interruzioni, i livelli erano negativi, suggerendo che i partecipanti si erano ritirati o meno coinvolti nella riunione. Ciò dimostra che quando il cervello è stressato, è più difficile rimanere concentrati e impegnati.
  • La transizione tra le riunioni può essere fonte di forte stress. Nel corso dell’indagine, il periodo di transizione tra le riunioni causava fra i partecipanti picchi di livelli di stress. Quando le persone prendevano delle pause per la meditazione, al contrario, l’aumento dell’attività beta diminuiva tra le riunioni e l’aumento all’inizio dell’incontro successivo era molto più dolce e fluido.

Nuove impostazioni di Outlook

Questi risultati hanno contribuito a definire le impostazioni di Outlook che consentono di modificare quelle predefinite riducendo di 5, 10 oppure 15 minuti le riunioni di Microsoft Teams per ritagliarsi delle pause tra le conversazioni. Esempio: un individuo o un’azienda potrebbe decidere di avviare le proprie riunioni cinque minuti dopo l’ora o mezz’ora, in modo che i controlli da 30 minuti scendano a 25 minuti e le conversazioni di un’ora si riducano a 55 minuti. Ciò significa che una riunione di mezz’ora che sarebbe iniziata alle 11:00 diventerà una riunione di 25 minuti che inizierà alle 11:05.

Consigli pratici anti stress

Infine, sono state messe a punto strategie su come ritagliarsi del tempo per fare una pausa, ottenere il massimo dai momenti di tregua e rendere le riunioni più efficaci.

  1. Cambiare mentalità. Alla luce dei dati della ricerca, anche ci insegue la priduttività deve cominciare a considerare le brevi interruzioni dal computer come una parte essenziale della giornata lavorativa.
  2. Trovare attività di pausa che calmano la mente. La meditazione è un modo efficace per rilassarsi e ricaricarsi ma anche l’attività fisica, come il semplice camminare, è benefica. Studi precedenti di Microsoft suggeriscono che anche scarabocchiare o leggere qualcosa di divertente porta benefici. Può essere qualsiasi cosa che distolga la mente dal lavoro e la concentri su qualcosa di rilassante.
  3. Considerare altri modi per comunicare. Prima di programmare una videochiamata, bisogna chiedersi: abbiamo davvero bisogno di un incontro su questo tema? Argomenti dinamici, creativi o emotivi possono richiedere una riunione, mentre controlli di stato e argomenti informativi possono trarre vantaggio dalla collaborazione sui documenti, da un canale di Teams o dall’email. Altre semplici attività possono essere gestite tramite chat.
  4. Riunioni più intenzionali. Le riunioni migliori, spesso più brevi, sono quelle intenzionali. Le buone pratiche – come creare e inviare un’agenda in anticipo, essere attenti a chi partecipa, iniziare e fermarsi in tempo e passare a un riepilogo per gli ultimi cinque minuti – renderanno più facile raggiungere gli obiettivi in un minor tempo.
  5. Coinvolgere i partecipanti. Nelle riunioni virtuali può essere difficile intervenire da remoto. Un moderatore può garantire che i partecipanti siano inclusi con le funzionalità Alza la mano, Lavagna bianca e Stanze per sottogruppi di lavoro (in Microsoft Teams) usando la tecnologia per stimolare conversazioni creative e strategiche.

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