Meno riunioni di lavoro, più produttività

di Teresa Barone

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Dal NYT arriva la ?rivoluzione delle riunioni? per ottimizzare il tempo dedicato ai meeting di lavoro, quando proprio sono indispensabili?

Le riunioni di lavoro hanno sempre effetti positivi sul business e sulla produttività dei lavoratori? La risposta è no, stando almeno a quanto pubblicato sul New York Times, dove vengono gradualmente stroncati tutti i vantaggi dei lunghi meeting che spesso riempiono le giornate in ufficio, ma che altrettanto spesso impediscono di andare al sodo e raggiungere obiettivi concreti.

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A teorizzare la “rivoluzione delle riunioni” al fine di migliorare la produttività aziendale è Carson Tate, a capo di una società di consulenza manageriale, la “Working Simply”, e autrice di un articolo che punta a cambiare le abitudini dei team leader a livello internazionale.

Non sono rari, infatti, i casi di manager che hanno tenuto riunioni di lavoro anche nella toilette dell’ufficio, sperando erroneamente di ottimizzare i tempi e ottenendo, invece, il risultato opposto. Secondo la Tate, ad esempio, i meeting aziendali possono essere spesso sostituiti da una comunicazione via email, evitando inutili perdite di tempo e migliorando l’efficienza dei propri collaboratori.

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Ma quali sono le regole per gestire al meglio le riunioni di lavoro?

1. Programmare una riunione solo se necessario: mai dare il consenso per un incontro di routine, ma valutare ogni volta le motivazioni e i possibili vantaggi. Se però si decide di organizzare il meeting, è preferibile farlo precedere da una pianificazione accurata e da “to do list” essenziale.

2. Tagliare qualsiasi spazio destinato ai convenevoli e alle chiacchiere tra i partecipanti alla riunione, che dovrebbe durare un quarto d’ora al massimo.

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3.  Organizzare una riunione in piedi: una strategia finalizzata a favorire la concentrazione dei partecipanti, e a ottimizzare i tempi andando subito al sodo delle questioni all’ordine del giorno.

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