Le riunioni e la perdita di produttività

di Chiara Basciano

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Come risolvere la questione della perdita di produttività derivante dalle tante riunioni di lavoro? Ecco qualche consiglio utile.

C’è chi le difende a spada tratta, chi invece, vuoi per lo sviluppo tecnologico, vuoi per la necessità di un’organizzazione più snella e rapida, ne farebbe volentieri a meno. Parliamo delle riunioni di lavoro, vera e propria calamità per la produttività quando, come in effetti accade, si fanno spendere in media quattro ore alla settimana ad ogni collaboratore in sala riunioni. Tanto che quasi il 50% dei lavoratori indica proprio le riunioni come la principale causa di perdita di tempo in ufficio.

Che fare allora? Seguire qualche consiglio può aiutare a ottimizzare i tempi, e ridurre di conseguenza la noia e la perdita di produttività. Intanto, ricordate sempre che mezz’ora risparmiata equivale a mezz’ora lavorata in più. Per cui evitate di fissare riunioni da un’ora quando sapete che il tutto può risolversi in mezz’ora, o meno, e rispettate l’orario di inizio per non allungare ulteriormente la pausa. In più, fate bene attenzione al numero dei partecipanti: un numero eccessivo di persone dentro la sala provocherà di certo un calo di attenzione generale. Datevi il numero cinque come limite massimo.

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Evitate poi in ogni caso di fare una riunione se la si fa tanto per fare, e non ci sono decisioni importanti da discutere o strategie in ballo per direzioni da prendere. Non confondete poi le riunioni con le sessioni di brainstorming, e ricordate che in quest’ultimo caso il tempo maggiore dedicato alla pratica si giustifica con la necessità di tirare qualche soluzione fuori dal cilindro. Chiedete quindi a tutti i partecipanti alla riunione di venire preparati sull’argomento, così da svolgere il tutto nel più breve tempo possibile.

In generale, tagliate i ponti con le vecchie cattive abitudini, e in linea di massima evitate di fissare riunioni non necessarie. Le riunioni di lavoro tradizionali stanno mostrando tutti i propri limiti in questa fase, per cui trovate il modo di personalizzarle più possibile, e se proprio non ne riuscite a vedere l’utilità allora riducetele al massimo nel numero. La produttività non potrà che beneficiarne.