Come gestire una riunione efficiente

di Chiara Basciano

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Qualche piccolo trucco per rendere i meeting un vero momento di scambio

La maggior parte delle volte in cui si sente dire “sono in riunione” si immagina un incontro noioso che si vorrebbe a tutti i costi evitare, ma vissuto come male necessario.

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Eppure i meeting non devono per forza essere un momento negativo nella vita aziendale, ma possono diventare un vero momento di scambio. Ci sono piccoli accorgimenti che possono aiutare in tale direzione e che il manager può attuare per migliorare le relazioni tra dipendenti.

Prima di tutto l’ordine del giorno deve essere molto chiaro e definito, per evitare che ci sia la sensazione di perdere tempo inutilmente. Il dirigente deve saper dare la parola in maniera alquanto rigida, permettendo ad ogni dipendente di esprimere fino alla fine il proprio concetto, ciò porterà ad esaurire gli argomenti senza lasciare i discorsi in sospeso.

Tenere le riunione a fine giornata, verso le cinque del pomeriggio è un trucco per portare i partecipanti ad essere concisi ed efficienti. Lo stesso vale per le riunioni più informali, che si tengono in piedi e non seduti intorno ad un tavolo.

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I ritardatari e “i chiacchieroni” poi, sono i nemici giurati delle riunioni e c’è addirittura chi consiglia di non invitarli mai, ma senza arrivare a questo estremo bisogna essere capaci di stimolare i primi ad arrivare in tempo, magari dandogli qualche responsabilità maggiore e di frenare i secondi, togliendogli la parola in caso stiano esagerando.