Email la protagonista sul posto di lavoro

di Francesca Vinciarelli

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Scrivere al meglio un'email, che sia una domanda oppure una risposta riduce i fraintendimenti e migliore la comunicazione, ecco allora come fare.

Protagonista di domande, dubbi e decisione l’email è spesso al centro dell’attenzione, ma spesso anche con tutte le accortezze viene inviata ricca di errori.

=> Errori della comunicazione

Il problema principale di un’email scritta male riguarda tutti chi la invia e chi la riceve, questo perché si da il via ad una comunicazione poco chiara con il rischio di andare a creare confusione ed equivoci. Per questo è importante seguire delle linee guida che aiutano nel momento in cui si deve scrivere un’email. Errori che vengono commessi anche quando si parla di persona, in poche parole nella comunicazione via email la situazione è ancora più complessa, sia per i manager che per i lavoratori.

L’uso delle email ha realmente ridotto le distanze, ed ha anche messo a disposizione, elementi aggiuntivi per l’organizzazione lavorativa di uno o più lavoratori in contemporanea. Non si è arrivati ancora ad un email in grado si essere auto scritta, se esistesse si eviterebbero email con testi incomprensibili e troppo lunghi. Anche scrivere una buona email ha le sue regole, la più semplice ma anche la più importante è quella di capire la differenza tra, email ad amici/parenti e le email di lavoro.

=> Risparmiare tempo salvando la comunicazione

Se si ha ben chiara questa differenza è già un traguardo importante, dopo di che non bisogna mai dimenticare la formalità. L’email deve essere chiara e possibilmente diretta, in quanto i giri di parole e email troppo lunghe potrebbero portare il destinatario a inserirle direttamente nel cestino. Infine è importante evitare gli errori e fare attenzione anche al proprio nickname, anch’esso come tutta l’email deve essere professionale.

Scrivere una buona email significa anche ridurre al minimo lo spreco di tempo, dato prezioso durante una giornata di lavoro. Tra i divieti quando si scrive un email di lavoro, si trova l’arroganza e l’aggressività, se siete arrabbiati per un qualsiasi motivo è meglio chiamare o bussare alla persona interessata.

=> La comunicazione che motiva

Se si parla di un’email di risposta, la prima regole è rispondere il più velocemente possibile, un segno già di per se professionale. Ciò non significa che bisogna rispondere immediatamente alle eventuali domande dell’email, ma basta confermare che l’email è arrivata ed è stata letta, un semplice “Ok, ho letto al più presto procedo” può bastare. Successivamente è essenziale essere chiari e sintetici, l’email troppo lunghe vengono spesso scartate, sopratutto se è indirizzate al capo. In sintesi qualsiasi sia il caso per un’email professionale ci vuole quindi chiarezza, sintesi e anche tanta pazienza.