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Spazi di lavoro digitali: soluzioni a portata di mano

di Redazione PMI.it

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Il tuo ufficio ricorda i tempi che furono? Gli indizi rivelatori e le soluzioni facili per rinnovarsi con poco in chiave smart & digital.

Con l’arrivo del nuovo decennio è tempo di valutare nuove possibilità per rinnovarsi digitalmente. Prima tappa: ufficio e spazio di lavoro. Il computer è antico? Lo scanner ha le dimensioni di un televisore? Il/la segretaria usa solo carta e penna? Se la risposta a una qualunque di queste domande è sì è ufficialmente giunto il momento di regalarsi maggior efficienza.

Qui di seguito alcuni suggerimenti su modalità diverse per rinfrescare ufficio o studio.

Bisogno di una mano? Prova l’assistente virtuale

Confessa, a volte la giornata diventa un  inferno. Tra telefonate, riunioni e impegni urgenti sarebbe utile poter contare su un aiuto. Se lavori in proprio potrebbe essere troppo cercare un collaboratore in carne ed ossa, meglio rivolgersi ad un assistente virtuale. Come ad esempio Amazon Alexa.

Uno strumento capace di schedulare riunioni, inviare reminder, mettere musica e fornire risposte. on più di 20.000 integrazioni di terze parti, Alexa è uno degli ecosistemi smart home più completi sul mercato. Oggi disponibile anche in altri prodotti intelligenti, quali termostati e TV, aiuta a equilibrare vita personale e professionale.

Scrivania caotica? Scansiona e organizza

Gli uffici tendono ad essere un po’ disordinati, inevitabile vista la mole di scartoffie, progetti, posta e altro. Recenti ricerche mostrano che l’individuo medio spreca 4,3 ore alla settimana alla ricerca di documenti vari (oltre 9 interi giorni interi l’anno) Questa attività aumenta direttamente lo stress e riduce la concentrazione e il pensiero creativo. Perché invece non scansionare i documenti importanti e salvarli sul computer? Organizzandoli in cartelle e rendendoli accessibili con pochi click.

La funzionalità scanning direct-to-cloud permette agli utenti di acquisire documenti di diverse dimensioni verso il servizio cloud prescelto senza telefono o PC. La funzionalità di catalogazione automatica poi identifica i documenti scansionati in base alla tipologia e li archivia di conseguenza. Non migliora l’ordine ma regala spazio e fa risparmiare tempo quando sei alla ricerca di un dato.

Stanza cupa? Investi in illuminazione smart

Diversi studi hanno dimostrato che una scarsa illuminazione riduce la produttività, causando mal di testa e disturbo agli occhi per lo sforzo legato alla lettura, riducendo perfino la motivazione professionale. Porta dunque un po’ di luce con le lampadine smart, per esempio le Philips Hue. Questo tipo di illuminazione permette di controllare con facilità l’intensità della luce e addirittura il colore, tutto con una app.

Le lampadine dispongono anche di un’opzione per creare un’illuminazione coordinata all’umore o alla stanza stessa. Per esempio, per l’home office potresti scegliere il tema “energize” che aumenta attenzione e concentrazione.

Ufficio anonimo? Aggiungi brio

Si stima che la persona media dedichi al lavoro più di 90.000 ore della propria vita. E’ giusto quindi sostenere che l’ufficio dovrebbe in qualche modo riflettere la propria personalità. Basta poco, ad esempio una cornice digitale multifunzione, che integri calendari e sveglie. Non occupa troppo spazio sulla scrivania e ricorda i migliori momenti della propria vita. Quale motivazione migliore per lavorare con serenità?

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di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU Italia

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