Documenti aziendali con SmartArt in Word 2010

di Caterina Martino

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La nuova versione dell'editor di testo offre una vasta scelta di elementi grafici. Scopriamo come utilizzarli per scrivere relazioni o presentazioni professionali

Nella stesura di una relazione o una presentazione è spesso necessario inserire grafici, diagrammi o schemi per sintetizzare un concetto, mostrare un risultato, delineare un andamento nel tempo, presentare statistiche, ecc. Quando si utilizza Word, è lo stesso editor di testo a proporre una vasta serie di elementi grafici (SmartArt), di gran lunga migliorati nella versione 2010 dell’applicativo.

Vediamo assieme i principali utilizzi degli elementi grafici SmartArt all’interno di documenti professionali o presentazioni aziendali. Nell’esempio proposto, vedremo come organizzare una relazione nella quale si devono descrivere e riportare caratteristiche e dati salienti della nostra azienda.


Scarica l’esempio

Word mette a disposizione una serie di layout con funzioni diverse. La scelta di uno piuttosto che un altro riguarda l’obiettivo che si intende raggiungere e il tipo di contenuto da mostrare. Tuttavia, si tratta di modelli altamente personalizzabili.

Questo implica non solo che possiamo organizzare un oggetto SmartArt in base ai nostri gusti, ma anche deciderne stile, colore o disposizione degli oggetti per assegnarle loro determinate chiavi di lettura: ad esempio, utilizzando una scala di colori delineiamo un trend o le fasi di un procedimento, mentre applicando font diversi è possibile far risaltare alcuni concetti.

Uno dei più accattivanti è l’effetto 3D, che analogamente a qualunque altro può essere applicato come stile all’intero modello SmartArt oppure ad una sola forma che lo compone.

E se il risultato non ci soddisfa, possiamo ripristinare la forma originale dell’oggetto con l’apposito strumento Reimposta elemento grafico.

Strumenti di formattazione

Dall’area strumenti selezioniamo la scheda Inserisci > area Illustrazioni > comando SmartArt.

Tutte gli elementi grafici SmartArt che Word mette a disposizione, sono raggruppati e suddivisi in categorie nella finestra di dialogo “Scegli elemento grafico SmartArt”. I layout SmartArt presenti sono davvero numerosi.

Nella redazione della nostra presentazione di esempio, iniziamo col presentare l’organizzazione dell’azienda adoperando un diagramma che ci permetta di visualizzare la gerarchia interna e la strutturazione del consiglio dei dirigenti.

Nella finestra di dialogo “Scegli elemento grafico SmartArt” selezioniamo categoria “Gerarchie” > modello Gerarchico (che mostra le relazioni dall’alto verso il basso) e facciamo clic su OK per inserirlo nel documento.

Ora che l’oggetto è nel foglio, possiamo formattarlo. Digitiamo i nomi dei dirigenti nelle caselle che vediamo e distribuiamoli nel loro ordine gerarchico. Possiamo inserire il testo direttamente nelle caselle oppure utilizzando i campi del riquadro Testo nel quale leggiamo Digitare qui il testo.

Se necessario, possiamo formattare il testo interno alle caselle in base alle nostre esigenze (dimensione carattere, colore, font). Inoltre, possiamo utilizzare gli strumenti dell’area “Strumenti SmartArt” per apportare modifiche all’oggetto. Nella scheda “Progettazione” possiamo cambiare il modello se non siamo soddisfatti della scelta, ma possiamo anche aggiungere altre caselle con il comando Aggiungi forma dell’area “Crea elemento grafico”.

Per migliorare l’aspetto dell’oggetto, scegliamo uno stile nell’area “Stili SmartArt” della scheda “Progettazione”. Scegliamo lo stile denominato Lucido. Cambiamo anche il colore con il comando “Cambia colori”. Scegliendo un tipo di sfumatura, possiamo enfatizzare ulteriormente l’idea di gerarchia.

Nella scheda “Formato” possiamo effettuare modifiche alle forme che costituiscono l’oggetto e al testo che è contenuto in esse. Se, ad esempio, nella gerarchia vogliamo far risaltare una posizione rispetto alle altre, oppure vogliamo evidenziarne la funzione possiamo applicare uno dei tanti effetti disponibili con il comando Effetti forma.

Uso di oggetti SmartArt

Fin qui abbiamo descritto gli strumenti principali con cui poter formattare e gestire gli elementi SmartArt in un documento Word 2010. Proseguiamo col descrivere come possono essere adoperati i modelli offerti dall’editor di testo per scrivere una presentazione aziendale.

Immaginiamo di voler inserire una descrizione della sede principale e di quelle minoritarie dell’azienda. Possiamo utilizzare in questo caso un oggetto grafico SmartArt che consenta di inserire un’immagine: finestra di dialogo “Scegli elemento grafico SmartArt” > categoria “Picture” > modello “Elenco didascalie immagini circolari”. Dopo aver inserito l’oggetto nel foglio, notiamo la presenza di piccole icone, cliccando sulle quali si possono inserire le immagini che desideriamo.

Nella finestra di dialogo “Inserisci immagine” indichiamo quella da aggiungere e di seguito la didascalia digitando il testo nel campo in basso “Testo”. In questo caso inseriamo le foto di alcuni edifici e associamo loro il nome della città. Prima di passare avanti nella compilazione della relazione, formattiamo l’oggetto rendendolo più interessante visivamente.

Se l’azienda ha filiali o società partner possiamo inserire nel documento un oggetto SmartArt che raffigurarlo. Nella finestra di dialogo possiamo scegliere uno dei modelli della categoria Relazioni. In questo caso, selezioniamo Radiale convergente. Ovviamente, miglioriamo l’aspetto dell’oggetto con un’adeguata formattazione.

Gli oggetti descritti fin qui possono essere estrapolati da un testo scritto, soprattutto quando si vuole porre in evidenza qualche aspetto particolare o sintetizzare un concetto preciso.

Grafici

Vediamo come utilizzare alcuni elementi grafici SmartArt per esporre dati numerici: inseriamo in forma grafica il numero attuale dei lavoratori suddiviso per genere e reparto.

Scegliamo il modello SmartArt denominato Equazione verticale che si trova nella categoria “Processi”. Inseriamo negli appositi campi i valori necessari e poi formattiamo l’oggetto.

Subito dopo inseriamo un altro oggetto: scegliamo il modello Esagoni alternati della categoria “Elenchi”. Inseriamo il nome del reparto e accanto digitiamo il numero di dipendenti che vi lavorano. Durante la formattazione, possiamo personalizzare il colore delle caselle in modo che ogni reparto sia distinto dall’altro.

Se fosse necessario esporre anche dati statistici, andamenti o altri informazioni più complesse? Gli oggetti SmartArt di Word 2010 possiedono queste funzionalità. Utilizziamo il modello Freccia verso l’alto della categoria “Processi” per visualizzare le vendite dei prodotti negli ultimi tre anni. Nella stessa pagina inseriamo una rappresentazione grafica che ci permetta di vedere come procedono le vendite in rapporto al mercato estero e interno.

Infine, per inserire dati statistici nella relazione possiamo utilizzare il classico grafico a torta che si trova nella categoria Cicli. Questo oggetto SmartArt può essere utile per rendere conto del settore produttivo dell’azienda: ogni percentuale potrebbe riferirsi al successo che l’azienda ha nei vari settori del mercato in cui opera.

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