L’importanza dei messaggi registrati nelle segreterie telefoniche

di Marco Mattioli

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I centralini telefonici rappresentano una componente primaria nell’ambito di qualsiasi attività  aziendale, fonte indispensabile per il mantenimento dei contatti con il mondo esterno.

Oltre a mere considerazioni sulla dotazione hardware e software che va calibrata sulle necessità  operative, ritengo che un aspetto da non trascurare, spesso sottovalutato, riguardi il modo di presentarsi rispetto a clienti e fornitori.

È evidente che sia il personale addetto al servizio di centralino che il resto dei dipendenti, a qualsiasi livello appartengano, dovranno avere un modo di porsi consono alle linee impartite dall’impresa, per cercare di interloquire nel migliore dei modi con i diversi contatti quotidiani.

Esiste tuttavia un altro ambito che andrebbe particolarmente curato e che riguarda un elemento spesso gestito con superficialità : i messaggi delle segreterie telefoniche.

Capita infatti spesso che i messaggi di benvenuto, attesa, notte, ferie, smistamenti ad albero, casella vocale e segreteria generica non vengano realizzati con cura, riducendo l’impatto positivo dell’azienda.

Occorre oltretutto ricordare che numerose società  usano i messaggi di segreteria telefonica anche per promuovere la propria attività , segnalando servizi, offerte temporanee e indicazioni su sito Internet e caselle di posta elettronica.

Dopo aver fatto qualche ricerca sul Web, ho potuto verificare come esistano soluzioni professionali dedicate esclusivamente al miglioramento di tali attività . Ci si può infatti servire di speaker e doppiatori dal perfetto accento, dotati di voci gradevoli per valorizzare il contenuto dei testi proposti.

È possibile scegliere il sesso dello speaker, la lingua del messaggio, la base musicale e le specifiche della registrazione, indicando anche il supporto tra file, CD audio, audiocassetta e microcassetta. I messaggi registrati possono essere inseriti su qualunque sistema telefonico come telefoni, cellulari, centralini telefonici di qualsiasi marca (analogici o ISDN), software di centralini e segreterie telefoniche digitali o analogiche.

Una possibilità  in più, da tenere in considerazione, per tutte quelle aziende che amano curare i dettagli e considerano (giustamente) importante la costruzione della propria immagine percepita dal parco clienti.