Un foglio di calcolo si presta particolarmente bene a essere riempito di dati provenienti da diversi utenti contemporaneamente. Questa può essere una soluzione pericolosa se gli utenti non sono affidabili, ma in linea generale è utile se si lavora in team.
Condividere una cartella o un foglio di calcolo con Microsoft Excel 2008 per Mac è un’operazione semplicissima. Andiamo nel menu “Strumenti”, clicchiamo su “Condividi cartella di lavoro” e accingiamoci a settare i parametri della condivisione.
Nella finestra “Condivisione file | Modifiche” spuntiamo l’opzione “Consenti modifiche da più utenti contemporaneamente”: in uno spazio bianco in basso saranno evidenziati gli utenti che attualmente stanno utilizzando la cartella di lavoro, con data e ora di utilizzo.
Se qualche utente deve essere escluso da quelli autorizzati, selezioniamolo nella lista degli utilizzatori e clicchiamo su “Rimuovi utente”. Passiamo alla tab “Avanzate”: spuntiamo l’opzione “Rileva modifiche degli ultimi:” e indichiamo i giorni da considerare; possiamo scegliere di aggiornare le modifiche solo al salvataggio o automaticamente ogni tot minuti.
Spuntiamo l’opzione “Salva modifiche personali e visualizza quelle di altri utenti” o “Visualizza solo modifiche di altri utenti” a seconda delle nostre necessità. Eventuali modifiche in conflitto fra gli utenti, possono essere gestite o spuntando l’opzione “Chiedi quali modifiche preferire” o “Preferisci modifiche in corso di salvataggio”.
Infine nelle visualizzazioni personali possiamo optare per le impostazioni di stampa, le impostazioni filtro o entrambe. Clicchiamo su “Ok” per applicare le impostazioni. Per escludere dalla condivisione alcuni fogli all’interno della cartella, ricordiamoci di proteggerli con password.
