La prima nota o “brogliaccio” è una scrittura elementare di preparazione, analisi e completamento di un sistema di scritture aziendali complesse. Se adeguatamente gestito può apportare un valido contributo alla stesura delle altre scritture contabili aziendali.

Una piccola e media impresa può ricorrere ad applicativi molto comuni in ufficio, come quelli della suite Microsoft Office, per compilare un semplice database e procedere alle annotazioni. Oltre che con Access, è possibile gestire tale scrittura aziendale anche con il più semplice Excel.

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Si tratta di un registro cronologico delle operazioni relative a incassi e pagamenti effettuati, sia tramite contanti per Cassa che con operazioni sul c/c bancario.

Ne restano escluse registrazioni quali l’emissione di fatture nei confronti dei clienti o il ricevimento delle stesse da parte dei fornitori. Invece, andranno annotati per esempio:

• incasso di fatture clienti emesse nei confronti dei clienti;
• pagamento di fatture fornitori ai fornitori a saldo o in acconto;
• retribuzioni ai dipendenti
• versamento imposte e tasse, ecc.

Utilizzo del modello

La corretta compilazione della prima nota permette di verificare costantemente – oltre ai movimenti in entrata e in uscita dai conti “Cassa” e “Banca“, con le connesse causali – anche la consistenza dei relativi saldi.

I registri tradizionali, tenuti manualmente, presentano normalmente apposite colonne laterali per la determinazione dei saldi progressivi per singolo movimento dei conti “Cassa” e “Banca”.

Inoltre alla fine di ogni foglio, al termine delle colonne di registrazione degli importi, vengono annotati negli appositi spazi i totali complessivi dei movimenti in entrata e in uscita e del relativo saldo.