Una gestione oculata delle merci passa attraverso il monitoraggio dei prodotti resi, perché dalla tracciabilità di essi, si riescono a trarre importanti statistiche circa i fornitori migliori o più scadenti e riguardo alla soddisfazione dei clienti.

Tralasciando la gestione di magazzino, che è operazione più complessa e che richiede spesso procedure automatizzate – le quali sovente si sostanziano in appositi software per il carico/scarico delle merci e l’emissione automatica delle bolle di accompagnamento – divideremo il lavoro in tre parti e ci occuperemo: prima di creare un database di gestione dei reclami provenienti dai clienti, nella seconda parte, di creare un database che si interfacci con il primo e che tracci la situazione dei resi ai fini statistici e nell’ultima fase di elaborare le query e i report che possono interessare maggiormente.

Questo modo di procedere risponde bene alle esigenze statistiche di chi ha bisogno di estrapolare report per la certificazione di qualità ISO, ad esempio, soprattutto nelle piccole e medie aziende, dove spesso manca una gestione integrata del magazzino e i resi perdono il loro connotato negativo per finire nell’oblio.

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Per iniziare, è necessaria una precisazione: creare un database dei prodotti richiede la presenza di un DB dei fornitori, mentre un DB dei reclami richiede quello dei clienti. Per questo creeremo i database clienti e fornitori in modo semplificato, omettendo campi come le modalità di pagamento (RIBA 90 gg., contanti, etc.), i diversi magazzini di consegna ed altro.

Creazione database clienti e fornitori

Utilizziamo Access 2007 per creare un nuovo database, DB_Gestione Reclami e resi. Dalla tab Crea, clicchiamo su Struttura Tabella per creare una nuova tabella T_Clienti. In essa inseriremo i campi:

CampoTipoDescrizione
ID_ClnContatore indicizzato (Duplicati non ammessi)Chiave primaria
Rgn_SclTesto (255 caratteri)Ragione sociale
PIVATesto (60 caratteri)Partita IVA
CFTestoCodice Fiscale

Il database dei fornitori è analogo a quello dei clienti, anche qui infatti omettiamo i campi riservati al pagamento, alle scadenze delle forniture etc. Perciò è sufficiente fare una copia di T_Clienti e rinominarla T_Fornitori. Nella barra degli oggetti di Access, dove c’è l’elenco delle tabelle, selezioniamo la T_Clienti e con il tasto destro del mouse diamo il comando Copia, poi Incolla nello spazio bianco dell’elenco. Diamo il nome di T_Fornitori e scegliamo l’opzione Struttura e dati, poi OK.

Ora andiamo in Visualizzazione Struttura per adeguare i campi della T_Fornitori ai dati che dovrà contenere: l’ID diventerà ID_Frn e la descrizione sarà “Identificativo Fornitore”. Salviamo e chiudiamo la tabella.