Iniziamo con una premessa, anche se il galateo del bel scrivere non lo consiglierebbe. L’uso del termine trattativa è improprio. In realtà bisognerebbe parlare di opportunità commerciale. La trattativa, più correttamente, è la fase in cui, fatta una prima proposta, si effettuano i rilanci di aggiustamento per arrivare agli accordi finali (si spera). Nel seguito dell’articolo, quindi, facciamo uso del termine “opportunità”, intendendo un’offerta, una gara, un progetto di vendita, un’idea che porti ad un nuovo business per l’azienda.

Di cosa parliamo più in dettaglio? Di come un’opportunità possa essere meglio gestita e meccanizzata con un software di CRM e sopratutto l’opportuna organizzazione del reparto Vendite.

Con ciò, badate bene, non si vuol togliere al commerciale o all’agente il diritto di usare fiuto, istinto, capacità proprie. L’intento, invece, è quello di documentare all’azienda cosa stia avvenendo, per sincronizzare meglio le attività e fornire un quadro contenente parametri utili per le analisi.

Obiettivi della meccanizzazione della gestione delle opportunità

Tra gli obiettivi che un’azienda persegue meccanizzando la gestione delle opportunità possiamo evidenziare i seguenti:

• avere sempre un quadro delle opportunità aperte, dei valori in gioco e degli stati di avanzamento, ai fini di una previsione degli ordini in arrivo;
• fornire ai commerciali junior percorsi collaudati, sulla base dei quali iniziare le nuove esperienze;
• identificare i cardini più importanti dei processi di vendita, onde migliorare la capacità aziendale di produrre report di analisi e proiezione;
• evidenziare i colli di bottiglia nei processi di vendita;
• consentire al commerciale di lavorare con un metodo razionale che lo aiuti nello svolgimento delle sue funzioni;
• avere alert per attività programmate;
• consentire all’azienda di seguire i parametri chiesti ai reparti (numero di telefonate fatte, numero di incontri settimanali, valore delle offerte, ecc);
• dare al commerciale la possibilità di osservare in retrospettiva le sue azioni, col fine di evidenziare divergenze dall’iter aziendale o migliorare il percorso per le attività future.

La gestione delle opportunità commerciali, in un’azienda, è uno dei settori in cui un sistema di CRM meglio consente l’aumento delle performance ed il miglioramento della qualità dei processi.

I dati della opportunità

I software di CRM consentono l’inserimento di dati che identificano, chiariscono e valorizzano le opportunità registrate. In particolare si hanno sempre le seguenti posizioni:

• data di apertura, chiusura prevista e chiusura effettiva;
• tipo di opportunità (di solito definibili dall’azienda);
• valore economico previsto ed effettivo;
• stato dell’opportunità (aperta, vinta, persa);
• fase in cui l’opportunità si trova (di solito sulla base di percorsi che l’azienda può personalizzare);
• motivo della chiusura con insuccesso (rinuncia, miglior offerta concorrente, scarso interesse, da Direzione, ecc);
• probabilità stimata dal commerciale che la trattativa si chiuda positivamente;
• probabilità stimata dal software che la trattativa si chiuda positivamente;
• commerciale e partner coinvolti.

Questi dati consentono di effettuare proiezioni, analisi e stati di avanzamento. Molti software di CRM consentono comunque all’azienda di inserire ulteriori campi, secondo proprie necessità.