Le nuove funzionalità di Microsoft Office 2010

di Marco Mattioli

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Viaggio a puntate: analisi delle principali novità introdotte nella prossima versione della più diffusa suite d'ufficio in ambito professionale

Microsoft Office viene considerato da anni come la suite professionale “standard” per la gestione avanzata di documenti – testi, fogli di calcolo e presentazioni multimediali – e l’elaborazione di archivi di vario tipo. Ebbene, nella nuova versione 2010 i programmatori della casa di Redmond hanno lavorato alacremente per implementare nuove funzionalità, concentrandosi soprattutto sulla convergenza con il Web.

L’offerta dovrebbe prevedere un totale di 5 pacchetti: Office Standard; Office Home and Student; Office Home and Business; Office Professional; Office Professional Plus.

La scelta di fissare la data del rilascio alcuni mesi dopo Windows 7 appare strategica, evidenziando il forte legame che unirà la suite al sistema operativo.

Sul piano dei browser utilizzabili, pare esclusa per il momento la compatibilità con Google Chrome, a favore di Internet Explorer, Safari e Firefox.

Una delle specifiche che spicca maggiormente è la disponibilità di una release a 64 bit, che contribuirà a ottenere migliori prestazioni nei sistemi operativi a 64 bit ed una maggiore stabilità.

L’interfaccia utente aveva già subito un consistente rinnovamento nella versione 2007 con Office Fluent, pensata per ottimizzare l’uso delle applicazioni e caratterizzata dalla barra multifunzione, che aveva dismesso i menù e le barre degli strumenti tradizionali. Non poteva mancare una sua riconferma in Office 2010, riproponendo l’organizzazione a schede di comandi ed opzioni, seppur criticata in certi casi, tanto da far nascere tool per la conversione al tradizionale layout di Office 2003. In ogni caso, la barra multifunzione è stata estesa a tutti i software che fanno parte del pacchetto, inclusi OneNote ed Outlook.

La personalizzazione è stata migliorata e vi è l’opportunità di aggiungere nuove schede con riferimenti ai comandi preferiti e di modificare l’aspetto con cui appaiono gli elementi stessi.

*Seconda parte

Excel 2010

Excel 2010 include due nuove caratteristiche denominate “Sparklines” e “Slicers”. Gli Sparklines sono mini grafici rappresentati all’interno di una singola cella, utili per riassumere l’andamento di alcuni valori. Si possono cambiare il tipo di formato e modificare il layout per renderli meglio leggibili.

Gli Slicers servono invece a filtrare dati e informazioni nelle tabelle pivot, un potente strumento di analisi per la definizione di prospetti legati a database anche complessi. Possono essere spostati e ridimensionati sullo schermo e vengono automaticamente aggiornati quando i dati sono modificati.

Outlook

Applicativo utilizzato frequentemente negli uffici in quanto particolarmente rivolto alla gestione e condivisione di eventi, attività, appuntamenti e posta elettronica, nella release 2010 rende disponibili diverse opzioni per organizzare le conversazioni secondo le proprie necessità.

Per farlo, quando si è nella nella modalità di visualizzazione conversazioni , basta cliccare su quella voluta con il pulsante destro del mouse si apre un menù.

Tra le opzioni, vi è quella per ignorare conversazioni e discussioni che non risultano d’interesse, utile per eliminare direttamente tutti i messaggi presenti o futuri ad esse concernenti, favorendo così sia un certo risparmio di tempo che il mantenimento dell’attenzione sui contenuti desiderati.

L’opzione “Quick Steps” rappresenta un ulteriore elemento in grado di velocizzare le principali azioni, poiché consente di creare nella barra multifunzione dei collegamenti alle attività per richiamarle direttamente, evitando così lunghi passaggi. Si possono ad esempio inserire gli indirizzi di destinatari, come colleghi, clienti o fornitori, ai quali occorra girare spesso messaggi di posta.

OneNote

OneNote è stato in parte trascurato nelle precedenti versioni di Office, forse anche perché veniva fornito solo con le versioni meno diffuse del pacchetto e quindi non in quelle Standard, Professional e Small Business. Per cercare di dare un nuovo impulso al suo uso, Microsoft ha deciso di includere OneNote in tutte le edizioni di Office 2010, introducendo anche in esso la barra multifunzione.

Questa è minimizzata per default e per richiamarla occorre cliccare la freccia disposta vicino al punto interrogativo che rappresenta l’aiuto in linea, nella parte superiore destra dell’interfaccia. Vi è inoltre il supporto della gestione simultanea delle note da parte di più utenti.

I contenuti inseriti dagli altri utenti vengono evidenziati per essere immediatamente individuabili, potendo inoltre specificare i colori da associare a ciascuno di loro. Una pratica funzionalità consente di trasformare una nota in un link da unire ad una diapositiva di una presentazione multimediale, ad un blocco di testo o ad una pagina web.

Quando si passa sul collegamento viene visualizzata una miniatura del contenuto associato, che può essere consultato con un semplice clic. Altre specifiche di rilievo sono la possibilità di aggiungere equazioni matematiche, la disponibilità di stili di base, un dizionario che fornisce un tooltip di traduzione nella propria lingua quando si seleziona una parola straniera e il supporto di “gesture” nei computer dotati di touchscreen per impartire comandi con le dita.

L’elaborazione simultanea di un documento si propone come caratteristica decisamente interessante a livello produttivo. Un file è modificabile in contemporanea da più utenti, non ottenendo più il messaggio di documento in uso con l’opzione di aprirlo in sola lettura. Una notifica nella barra di stato indica chi sono coloro che stanno editando il file ed i punti in cui stanno apportando le modifiche.

La condivisione permette poi di modificare i documenti anche quando non si è in linea, sincronizzando automaticamente tutte le modifiche con gli originali quando si torna online. Si evita così di doversi ricordare di fondere i file, riducendo le possibilità di errore e favorendo anche la mobilità degli utenti.

A proposito di quest’ultima, Microsoft ha messo in cantiere un consistente aggiornamento anche in Office Mobile, proprio per andare incontro alle avanzate esigenze di coloro che sempre più frequentemente fanno uso di palmari e smartphone. La modalità conversazione con la quale vengono organizzati i messaggi richiama quella già proposta da HTC con TouchFLO 3D.

Oltre alla visualizzazione classica, i messaggi sono perciò raggruppabili per argomento tra gruppi di utenti, potendo selezionare un determinato interlocutore per leggerne il contributo, rendendo la presentazione più chiara ed ordinata.

Per favorire l’attività quando si è fuori sede sono stati apportati miglioramenti a Pocket Word, Excel e PowerPoint, potendo spedire via email i file creati o sincronizzandoli con un server remoto aziendale. Un pratico visualizzatore in linea agevola la consultazione di documenti Office generati in formato HTML, senza doverli salvare localmente.

Un nuovo strumento di comunicazione IM permette infine di contattare collaboratori e colleghi online, i quali possono essere chiamati telefonicamente con un semplice comando.

Office 2010 sembra dunque avere le carte in regola per riconfermare ed ampliare la propria importanza nell’ambito delle suite professionali, aprendosi anche al Web per fornire risposte alle moderne richieste di collaborazione e condivisione.

Il pulsante Microsoft Office è nuovamente il punto di riferimento delle attività principali, quali stampa, protezione, condivisione e pubblicazione. Aggiunto per la prima volta a OneNote ed Outlook, si presenta anch’esso rivisitato, disponibile come singola scheda della barra multifunzione.

Per la gestione e condivisione di contenuti aziendali, lo svolgimento di attività Business Intelligence e di ricerca, è stato esteso anche il supporto di SharePoint Server.

Fruizione online

Gli strumenti di collaborazione e condivisione in linea, resi disponibili gratuitamente da aziende come Adobe Acrobat.com e Google Apps, hanno infatti recentemente rappresentato novità di rilievo, anticipando in qualche modo la prossima tappa nella trasformazione di alcuni metodi di lavoro tuttora ancorati a singole postazioni di lavoro o LAN.

L’ampia apertura al mondo Internet svincola infatti le attività da criteri locali per superare teoricamente qualsiasi confine d’interazione e favorire il flusso operativo singolo e di gruppo – con il solo requisito di possedere una connessione dati – che in ambiti professionali è sinonimo di maggiore produttività.

Pur nella inevitabile continuità dettata da elementi e caratteristiche irrinunciabili, Microsoft ha dunque deciso di integrare in Office 2010 strumenti online, proponendo funzionalità che contribuiscono a rendere ancora più completa e versatile la suite, senza costi aggiuntivi per l’utenza.

Il futuro sembra ormai essere nelle applicazioni web e poter utilizzare versioni in linea di Word, Excel, PowePoint e OneNote appare indubbiamente intrigante – per quanto con moduli “lite” – anche perchè saranno fruibili gratuitamente via Windows Live. In alternativa l’accesso verrà consentito attraverso le offerte MVLS (Microsoft Online Services e Volume Licensing).

Word 2010

Il nuovo pannello di navigazione di Word 2010 – basato sul concetto di drag and drop – migliora la funzionalità già presente in Word 2007, in quanto consente di riorganizzare facilmente i documenti all’interno del pannello stesso, oltre alla consueta vista di intestazioni, sezioni ed elementi grafici. Si possono perciò spostare con grande immediatezza titoli, paragrafi od interi capitoli, facilmente individuabili nel pannello.

Chi si occupa della stesura di articoli potrà inoltre apprezzare la funzione integrata per la cattura di schermate di Windows e programmi per copiarle rapidamente all’interno di un documento. Quando si clicca sull’apposito pulsante vengono visualizzati tutti gli screenshot disponibili, potendo quindi selezionare quello voluto. Una volta inserito, vengono contestualmente attivati gli strumenti di disegno per applicare eventuali modifiche.

I tool di elaborazione grafica – presenti anche in Excel e PowerPoint – sono stati potenziati e vi è la possibilità di applicare effetti artistici che richiamano parzialmente quelli offerti dai più quotati software di elaborazione fotografica. L’opzione di anteprima è utile per valutare un effetto prima della sua applicazione permanente.

La modalità di visualizzazione protetta permette di bloccare l’elaborazione dei documenti alla prima apertura, tramite scomparsa della barra multifunzione e presenza di un box rosso in cima al documento, che indica l’eventuale origine Internet del file. Con questo “alert”, l’utente può dunque decidere per motivi di sicurezza se interagire o meno con il contenuto, abilitandone l’editing con il conseguente download.

(*fine prima parte)

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