Gestire in modo ottimale la contabilità aziendale significa garantire all’impresa un controllo puntuale sulla situazione finanziaria, registrando tutti i movimenti economici che coinvolgono l’attività per monitorare al meglio le entrate e le uscite.
Una gestione contabile completa ed efficace, in particolare, permette di rispettare obblighi e adempimenti generando anche maggiori chance di successo per il business, consentendo una pianificazione a lungo termine.
La contabilità aziendale coinvolge le transazioni finanziarie, patrimoniali ed economiche includendo le attività mirate a registrare, classificare e interpretare gli eventi di natura economica, rappresentando anche il presupposto fondamentale per la redazione del bilancio d’esercizio: si tratta di un processo, quindi, che non solo garantisce la conformità legale ma aiuta a ottenere una visione chiara della redditività, della liquidità e della solvibilità dell’azienda.
Come organizzare la contabilità aziendale
Organizzare la contabilità aziendale significa eseguire una lunga serie di operazioni che spaziano dalla fatturazione alla compilazione dei libri contabili, fino alla gestione degli adempimenti legati all’IVA e alla riconciliazione bancaria. È possibile identificare diverse fasi, ciascuna caratterizzata da processi e passaggi specifici:
- gestione della fatturazione attiva e passiva, per monitorare il flusso di cassa e assicurare la corretta registrazione dei documenti fiscali in entrata o in uscita. Con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, che impone la trasmissione dei documenti attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), la gestione del ciclo attivo e passivo della fatturazione è stata notevolmente semplificata;
- stesura delle registrazioni contabili obbligatorie per le imprese commerciali (sono esentati, invece, i piccoli imprenditori e gli imprenditori agricoli). Tra le principali registrazioni sono inclusi il libro giornale, il libro mastro, il libro degli inventari, i registri IVA, il registro dei beni ammortizzabili e le scritture ausiliarie di magazzino;
- gestione degli adempimenti IVA, obblighi fiscali a cui sono tenuti coloro che esercitano un’attività d’impresa, arte o professione e che effettuano operazioni rilevanti ai fini IVA. Sono compresi la tenuta dei registri IVA, la liquidazione IVA periodica, la comunicazione delle liquidazioni IVA periodiche (LIPE) e la dichiarazione IVA annuale;
- riconciliazione bancaria, una risorsa di controllo finanziario volta a verificare l’esatta corrispondenza tra i movimenti riportati nell’estratto conto bancario e le registrazioni contabili eseguite. È una procedura importante ma delicata e impegnativa, soprattutto se eseguita manualmente.
Gestione contabile: ostacoli e risorse utili
Considerando la complessità normativa soggetta a frequenti cambiamenti e le numerose scadenze fiscali da rispettare, la gestione contabile espone al rischio di errori umani che riguardano in modo particolare le registrazioni e la gestione degli adempimenti IVA, che necessita della massima coerenza tra registri IVA, LIPE e dichiarazione annuale.
A rappresentare una criticità, inoltre, è anche l’organizzazione dei documenti basata su archivi cartacei e non adeguatamente strutturati: a tal proposito, infatti, dotarsi di strumenti in grado di favorire la digitalizzazione e l’automazione delle procedure può realmente trasformare la gestione della contabilità in una leva per la crescita.
Affidarsi a un software di contabilità, ad esempio, permette di semplificare notevolmente la gestione finanziaria, favorendo automatizzazione, flessibilità e controllo. Oltre ad agevolare la fatturazione elettronica e la conformità normativa, infatti, l’adozione di un programma ad hoc rappresenta sia una scelta economicamente più vantaggiosa rispetto all’esternalizzazione della gestione contabile, sia una decisione più efficace della gestione “fai da te”.
Contabilità in Cloud: il gestionale pensato per le PMI
Il software Contabilità in Cloud sviluppato da TeamSystem rappresenta una soluzione completa e flessibile per rendere la gestione della contabilità più efficiente e meno onerosa, rendendo possibile il controllo puntuale di entrate e uscite e un’analisi dei dati contabili sempre precisa.
Contabilità in Cloud, inoltre, consente di sfruttare tutti i vantaggi del Cloud per accedere ai documenti contabili da qualsiasi luogo, evitando procedure di installazione, consentono aggiornamenti continui e azzerando il rischio di perdita di informazioni.
Alla riduzione dei costi si aggiungono una maggiore efficienza del lavoro, una piena accessibilità dei dati in tempo reale anche in mobilità e una migliore collaborazione, grazie agli accessi multiutente. Il software comprende una suite di strumenti che mettono a disposizione numerose funzionalità, tra cui:
- contabilità generale, che comprende la registrazione automatica delle transazioni bancarie, la gestione di bilanci e mastrini, cespiti e liquidazione IVA, piano dei conti e riconciliazione bancaria;
- fatturazione elettronica, che include la ricezione, creazione e invio di fatture in modo rapido e intuitivo;
- vendite e acquisti, per amministrare l’intero flusso delle vendite creando preventivi, note di credito e ordini, listini di vendita e anagrafiche dei clienti;
- gestione del magazzino di base, che permette di gestire ordini e giacenze monitorando i prodotti per gestire la disponibilità ed effettuare report d’inventario;
- progetti, con la possibilità di tracciare costi e profitti producendo report dettagliati sull’avanzamento.
Valore aggiunto del software Contabilità in Cloud, infine, sono sia le integrazioni con altri software interni a TeamSystem, come Cassa in Cloud e CRM in Cloud, sia le App per dispositivi mobili come App Reviso Spese per salvare le spese sostenute in tempo reale, App Reviso Sales per gestire l’attività commerciale direttamente dal proprio device mobile, App Reviso Business Overview che monitora tutti i più importanti KPI aziendali, App desktop Contabilità Comunicazione per effettuare chiamate verso clienti e fornitori direttamente dal gestionale e App Contabilità in Cloud Costruzioni, dedicata alle imprese edili e artigiane.
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