eExpense per la nota spese digitale

di Filippo Vendrame

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Con la risoluzione 96/E/2017 del 21 luglio, l’Agenzia delle Entrate consente alle aziende di dematerializzare la nota spese dei dipendenti, trasformando le notule sui giustificativi di spesa (scontrini, ricevute e fatture) in documenti informatici da archiviare, al termine del processo di pagamento delle singole trasferte.

Il documento digitale deve essere immodificabile, integro ed autentico come la pezza giustificatrice cartacea.

=> Nota spese digitale: conservazione a norma

eExpense di EcosAgile è la prima app che risponde alle richieste del Legislatore, in grado di verificare in automatico se la qualità del giustificativo sia conforme o meno per la sua conservazione sostitutiva.

La novità, consiste nel fatto che il giustificativo di spesa cartaceo sarà sostituito da una semplice fotografia scattata con il proprio smartphone, e qualora la qualità non sia adeguata – per esempio, per foto sfocate, tagliate o prive di alcuni degli elementi necessari – l’App se ne accorge grazie a specifici algoritmi di cui è dotata, chiedendo al dipendente di riscattarla.

La procedura per la dematerializzazione dei giustificativi di spesa è semplice e immediata, non richiede particolari competenze o infrastrutture. Sono sufficienti pochi passaggi per creare, registrare e archiviare le proprie note spese in sicurezza, grazie al monitoraggio costante dello stato approvativo.