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La comunicazione unificata in mobilità nelle Pmi italiane

di Alessandro Longo

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La comunicazione unificata nelle Pmi italiane: cresce l'utilizzo in mobilità di terminali e applicazioni di lavoro in azienda, ma manca l'integrazione con i processi di business: i dati dell'Osservatorio ICT - School of Management del Politecnico di Milano.

«Nel 2011 hanno cominciato a diffondersi tra le aziende italiane i servizi di comunicazione unificata. E l’ambito mobile è quello di maggiore crescita». Mariano Corso, docente del Politecnico di Milano ed esperto di questi temi presso gli Osservatori ICT – School of Management, vede l’inizio di una svolta: grazie alle comunicazioni unificate mobili sta per cambiare il modo di lavorare nelle aziende italiane, anche nelle Pmi.

Corso vede però anche i limiti di questo fenomeno embrionale: «quello che manca nelle aziende di varie dimensioni – e soprattutto nelle Pmi – è un utilizzo consapevole delle comunicazioni unificate in mobilità. Cioè mancano applicazioni integrate con gli strumenti business aziendali», aggiunge Corso a PMI.it.
Il fenomeno è confermato da alcuni numeri, che saranno in un rapporto in corso di elaborazione da parte di School of Management. PMI.it può anticiparne alcuni.

Il successo dei tablet tra le Pmi

Per prima cosa, «la grossa novità che ha aperto all’utilizzo ampio delle comunicazioni unificate in mobilità è la diffusione dei nuovi tablet. Infatti l’usabilità e la potenza di questi dispositivi ha permesso di fruire anche di servizi di collaborazione avanzata». L’ultima generazione dei tablet – iPad 2 e i Samsung Galaxy, per esempio – è pensata per collegarsi a sistemi di comunicazioni unificate.
Come la video-conferenza e la condivisione di file. «Ci sono persino applicazioni gratuite per collegare il tablet a una rete di device, come a stazioni di videoconferenza e telefoniche: di Polycom, Cisco e Microsoft, per esempio».

Così, risulta che le Pmi guardano ai nuovi tablet con interesse: il 28 per cento ne ha già comprati, «anche se talvolta più per moda che per reale comprensione delle opportunità concrete». Il 7 per cento ha dichiarato di volerli introdurre nel 2012. La rilevazione si riferisce ad un campione di 368 aziende, di cui 261 pmi tra i 10 e i 249 addetti, all’interno dell’Osservatorio Unified Communication & Collaboration del Politecnico.
«I tablet sono una componente importantissima nelle comunicazioni evolute. Perché le rende fruibili e capillari. Non c’è bisogno di un tecnico che installi sistemi di meeting e videoconferenza in varie stanze. Alcuni utenti possono connettervisi via tablet…».

Gli utilizzi principali in mobilità

La videoconferenza e i meeting in mobilità sono appunto tra le applicazioni più utilizzate. «Ne derivano meeting che hanno alcuni partecipanti in una stessa stanza, altri in altre stanze dell’azienda e altri ancora in strada o a casa». Oltre alla classica video conferenza, i sistemi mobili la condivisione di documenti, desktop sharing, lavagne virtuali su cui interagire allo stesso tempo.
La buona notizia è che anche tra le Pmi si vedono i primi segnali di diffusione dei servizi evoluti. «Fino ad un paio di anni fa, tra le Pmi trovavamo solo esempi di “mobile office”: lettura della mail dal dispositivo mobile». Tuttora è un servizio utilizzato dal 62 per cento del campione.
Dagli ultimi dati del Politecnico, vediamo invece vi si stanno affiancando l’uso di strumenti di instant messaging (30 per cento dei casi), come ad esempio Skype o i sistemi di messaging integrati nel terminale mobile; di collaboration (24 per cento; al solito le Pmi usano servizi consumer per condividere file ed informazioni) e di conferencing (17 per cento).

La comunicazione unificata in mobilità nelle imprese italiane

I vantaggi delle comunicazioni unificate mobili

Sono servizi che permettono da una parte di risparmiare, dall’altra di migliorare la produttività a casa e presso il cliente. «Anche le pmi hanno un certo numero di persone che potrebbero lavorare da casa, in mobilità o presso i clienti; comunque fuori dall’azienda.
Sono utili quindi gli strumenti che permettano di accedere alle risorse aziendali ovunque: mail, workflow, scambio di file, co-working su uno stesso documento», dice Corso. Tanto per cominciare, si risparmia sui costi e sui tempi delle trasferte (presso il cliente, la sede o un corso di formazione), «che poi è stato il principale fattore di adozione di questi strumenti presso le grandi imprese.Tra le quali già il 92 per cento li usa. Ma anche le Pmi hanno grossi costi legati alla mobilità del personale».

Le Pmi spendono parecchio anche per supportare l’interazione con i partner esterni. «Meglio quindi usare sistemi aperti, che permettono di invitare partner e fornitori in meeting veloci, online». «Con un sistema di videoconferenza puoi fare anche assistenza tecnica al clienti, in certi casi. Invece di andare in loco», aggiunge Corso. Non solo risparmi. «E’ utile anche per la forza vendita che va presso il cliente: grazie a sistemi mobile può essere meglio supportato dal back office dell’azienda». Sono tutti vantaggi che, secondo la stima del Politecnico, al solito permettono di rientrare nell’investimento entro l’anno.

Quello che manca

La lacuna è una buona integrazione tra questi strumenti e i processi di business. In altre parole le tecnologie cambiano ma i modi di lavorare restano gli stessi (con poche eccezioni). E questo è vero sia per le pmi sia per le grandi aziende. «Nella ricerca abbiamo rilevato la presenza di iniziative di convergenza tra comunicazioni unificate fisse e mobili. Ma emerge che  solo il 2 per cento delle pmi ad oggi abbia introdotto applicazioni per integrare gli strumenti di collaboration mobili con i servizi business fruiti da Pc», dice Corso.

Le opportunità, ancora da cogliere, sono soprattutto nell’ambito del telelavoro. «Negli Stati Uniti è comune fare avere a casa il personale del contact center. Da noi no». Qualcosa comincia a muoversi. «Grazie a un accordo  sindacale, abbiamo incoraggiato l’uso di questi strumenti in telelavoro presso una multinazionale del food and beverage», dice Corso. Sono i primi passi su un lungo percorso da compiere. Ma già la materia prima – gli strumenti – sono nel posto giusto per avviare la rivoluzione.