Riunioni di lavoro? Meglio in videoconferenza

di Patrizia Godi

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Easynet Global Services ha riscontrato che i manager europei sono stanchi dell'enorme tempo perso negli spostamenti e vedono nelle conferenze a distanza un valido strumento

Il 60% dei manager europei è favorevole all’utilizzo più frequente di soluzioni di videoconferenza ad alta definizione per le proprie riunioni di lavoro. Lo afferma lo studio “Face to Phase: The convergence of business travel and virtual meetings” condotto tra ottobre e novembre 2008 da Easynet Global Services in collaborazione con Toluna, fornitore internazionale di ricerche di mercato online.

Complessivamente, in Europa quasi il 17% delle persone che viaggiano per lavoro è scontento del tempo che perde durante le trasferte. Oltre al risparmio di tempo, il 60% degli intervistati ritiene che le videoconferenze possano essere uno strumento importante per ridurre in modo significativo le spese in viaggi. Un altro importante aspetto della videoconferenza è costituito dal miglioramento dell’equilibrio tra vita privata e vita lavorativa. Lo stress dei viaggi di lavoro è maggiormente avvertito dai manager in Germania, Italia e Regno Unito, in cui la metà degli intervistati risente nella vita privata degli effetti delle frequenti trasferte. Olandesi e Belgi sono molto più rilassati relativamente a questo aspetto: meno di un terzo degli intervistati ritiene che frequenti viaggi di lavoro possano causare problemi di salute.

Oltre all’aspetto tempo, c’è un altro importate elemento che va considerato: i viaggi sono un costo sempre più rilevante per le aziende, che si vedono quindi costrette a ridurre il budget destinato alle trasferte. Non va poi dimenticato nemmeno che le imprese sono sempre più sensibili nei confronti dell’ambiente e degli effetti che su di esso hanno le emissioni da parte dei mezzi di trasporto.

L’adozione dei sistemi di videoconferenza sembrerebbe la soluzione ideale a questa situazione. Tuttavia, i manager si lamentano spesso del fatto che tali sistemi non sono semplici da usare e hanno interfacce non intuitive, che in alcune situazioni sono decisamente “vecchie” e non in linea con le più recenti tendenze.

È però un dato di fatto che gli incontri vis a vis sono essenziali per costruire relazioni commerciali solide e garantire un buon livello di comunicazione con i clienti e il personale che risiedono all’estero e sono la base dello sviluppo di progetti congiunti. In questo senso, le nuove tecnologie offrono prodotti estremamente utili per rendere il lavoro più efficace e comodo: basta il monitor di un computer per operare one-to-one con i propri interlocutori, potendo nel contempo accedere alle proprie applicazioni e ai propri strumenti di lavoro. Per fare questo esistono software gratuiti che può usare chiunque abbia un computer di media potenza e una connessione a Internet che può anche non essere a banda larga.

L’esempio più famoso è sicuramente Skype, software che non solo consente di effettuare chiamate attraverso la Rete ma anche di attivare videocomunicazioni tramite una webcam da poche decine di euro collegata al Pc. Nel caso di sessioni che coinvolgono gruppi di persone distribuiti sono più adatti sistemi video per le sale, in cui schermi di collaborazione consentono ai partecipanti di esaminare, modificare e approvare i vari lavori.

Quando invece si tratta di riunire tutto il personale di un’azienda si può ricorrere a sistemi video per auditorium con audio di alta qualità. In questo caso, per consentire ai dipendenti di interagire meglio e di sentirsi più legati ai loro datori di lavoro, è possibile usare video a due vie per consentire sessioni di domande e risposte oppure gestire le domande via Web o audioconferenza.

Se invece l’aspetto essenziale è la comunicazione non verbale, come per esempio nelle negoziazioni, nei processi decisionali del gruppo dirigente o nelle conversazioni sensibili tra persone a notevole distanza, la scelta ottimale è la stanza di telepresenza.

Un’indagine eseguita dalla società di ricerca Forrester ha riscontrato che chi partecipa per la prima volta a una videoconferenza ha un iniziale momento di smarrimento ma in pochi minuti scompare quell’idea di essere all’interno di un “film di alta qualità” e si ha immediatamente la sensazione di trovarsi in una riunione tradizionale. D’altro canto, non va dimenticato che, consentendo la collaborazione in tempo reale, la videoconferenza aumenta l’efficienza del processo decisionale e consente di impiegare in attività più produttive il tempo in precedenza dedicato ai viaggi di lavoro. Va da sé che è anche possibile registrare un meeting “virtuale” per rendere partecipi di quanto successo durante l’evento anche i colleghi che non vi hanno potuto presenziare.