Avendo a disposizione una grande quantità di dati saperli gestire risulta essenziale per dare vita ad un business produttivo. In particolare i project manager devono avere il polso della situazione e conoscere tutta la documentazione relativa ad ogni progetto.
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Fare report periodici aiuta a gestire correttamente il business e per questo è bene attenersi ad una metodologia severa. Prima di tutto è importante raccogliere tutta la documentazione in formato elettronico facendo attenzione ad ordinare i documenti secondo un ordine temporale, in modo da poter accedere alle ultime versioni in modo rapido.
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Inoltre sarà utile definire un formato standard per la documentazione, sia dal punto di vista estetico che tecnologico, ciò consentirà di risparmiare tempo e dare uniformità di stile per semplificare sia la produzione che la lettura dei documenti. Bisogna anche fare attenzione alle autorizzazioni all’accesso in modo da non permettere a chiunque di modificare i file, permettendone solo la lettura. A questo proposito è buona prassi mantenere anche lo storico delle revisioni apportate alla documentazione, per sapere chi, come e quando ha fatto le modifiche.
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In ogni caso sarà sempre il project manager a dover approvare le versioni finali degli elaborati documentali. Per permettere una consultazione rapida della documentazione sarà bene sviluppare il knowledge management per permettere un accesso attraverso parole chiave a tutta la documentazione. Ciò aiuta a non ripartire da zero a fronte di progetti similari ma di avvalersi del know-how accumulato nel tempo.
