Time management: come farlo al meglio

di Francesca Vinciarelli

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Per la realizzazione di un progetto è fondamentale gestire al meglio il tempo: con qualche piccola regola da seguire sarà tutto più semplice.

Il time management è il processo di pianificazione sul tempo utilizzato per specifiche attività, in particolare per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività.

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Per una buona gestione del tempo, bisogna valutare una serie di competenze, strumenti e tecniche utilizzate al fine di realizzare specifiche attività, progetti ed obiettivi entro uno specifico periodo di tempo. 

Le attività che servono per la gestione del tempo sono:

  • pianificazione;
  • allocazione;
  • definizione degli obiettivi;
  • delega;
  • analisi del tempo impiegato;
  • monitoraggio;
  • organizzazione;
  • programmazione;
  • prioritizzazione. 

Bisogna seguire dei semplici consigli per un ottima gestione del tempo, sopratutto quando si lavora in un team. Ad esempio, prima di gestire il tempo agli altri bisogna essere consapevoli e sicuri di come gestire il proprio di tempo. Successivamente è importante fare chiarezza sul lavoro da svolgere, così da non perdere tempo su tutte le parti non necessarie per il corretto completamento del progetto.

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Per una buona gestione del proprio tempo, è necessario evitare lo svolgimento di attività contemporanee: il multitasking mette a rischio il riuscire a terminare l’obiettivo predisposto, o nel peggiore dei casi porta a fare errori difficili da recuperare.

Infine, è necessario dividere ogni impegno per importanza, quindi si potrà lavorare attivamente a ciuascun task. Gli impegni andrebbero così classificati:

  • urgenti, attività critiche che mirano ai propri obiettivi, sulle quali è necessario lavorare subito e sulle quali bisogna essere proattivi e risolutivi;
  • urgenti ma non importanti, attività spesso generate da altri e non direttamente legate ai propri obiettivi personali primari. Si può delegare ad un assistente competente, presidiando e controllandone lo svolgimento;
  • importanti e non urgenti, sono le attività da completare prima che diventino urgenti. Assicurarsi di allocare tempo sufficiente nel prossimo futuro per il loro svolgimento;
  • non importanti e non urgenti, attività non urgenti e non direttamente collegate ai propri obiettivi primari. Si può delegare e verificarne l’andamento con una priorità medio-bassa.