Gestire i progetti

di Francesca Vinciarelli

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Come gestire al meglio i progetti, ecco le regole.

Gestire un progetto può rivelarsi più complesso di quanto programmato, tra le prime difficoltà si possono presentare attività in ritardo.

Controllare un progetto

Il piano di progetto serve inizialmente per definire tempistiche, metodologie e moltissime altre cose, ma la maggior parte delle volte serve durante il processo di creazione di rivedere le ipotesi iniziali, attuare delle azioni correttive e gestire gli scostamenti di progetto. Gestire tali cambiamenti può essere distruttivo e può portare a vivere tale situazione senza sapere come comportarsi. La prima attenzione va focalizzata sulla criticità dell’attività, ciò significa che le attività critiche devono essere gestite al massimo livello di priorità in modo da contenerne l’impatto sull’intero progetto. Ovviamente prima di tutto è importante evitare tali ritardi attraverso il monitoraggio del progetto, affrontando tali situazioni subito consente di avere sufficiente tempo per porre rimedio ed evitare del tutto che l’attività ritardi.

Chiudere un progetto

Tecnicamente si devono fare dei passaggi che aiutano sia a mantenere la calma che a risolvere il problema, in primis coinvolgere il proprio team di progetto, si deve convocare una riunione per individuare le azioni da svolgere per contenere e gestire il ritardo, ricordando sempre di essere chiari e sinceri, si deve infatti inviare ai partecipanti un quadro del problema e delle sue cause prima della riunionei. Il team è fondamentale per individuare un piano di azione per gestire il ritardo, ricordando che si devono chiarire le iniziative da prendere e chi se ne deve occupare.

Fallimento di un progetto

Dopo il proprio team è importante ricercare il supporto esterno, se è necessario si deve acquisire personale a contratto dall’esterno. Durante tali passaggi è importante tracciare ogni minimo cambiamento in modo da tenerne traccia e memoria nel tempo. Tracciamento utile anche per valutare gli esiti di ciascuna nuova scelta e capire anticipatamente se introdurre per tempo aggiustamenti aggiuntivi. Infine una volta definite le azioni correttive è importante osservare il progetto nel suo complesso, questo per cercare di capire cosa poteva essere fatto per evitare l’accaduto, tutto ciò per evitare il ripetersi degli errori commessi e mantenere elevata la focalizzazione sugli obiettivi complessivi per cui il progetto è stato avviato.

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