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Guida alla gestione contabile delle vetture aziendali

di Redazione PMI.it

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Costo inerente un autoveicolo integralmente deducibile: requisiti e regole per auto aziendali, trattamento dei benefit a dipendenti e amministratori.

Affinché un costo inerente un autoveicolo sia integralmente deducibile non basta che sia immatricolato come autocarro: occorre una stretta inerenza tra attività esercitata e utilizzo effettivo del veicolo. In pratica, è necessario che il mezzo venga usato per lavori che necessariamente richiedono l’uso di tali veicoli (rappresentanti di commercio, istruttori di scuola guida o tassisti).

Veicoli strumentali

L’Amministrazione Finanziaria considera veicoli esclusivamente ad uso strumentale nell’esercizio d’impresa le autovetture senza cui l’attività non può essere svolta e quindi direttamente collegate alla produzione dei redditi. La detrazione IVA è subordinata al presupposto dell’inerenza del veicolo ossia all’utilizzo esclusivo nell’attività aziendale.

=> Le norme sulla deducibilità per le auto aziendali

Auto al dipendente

Per uso personale. L’auto concessa al dipendente per uso personale dà origine ad una tassazione in busta paga. L’impresa che sostiene costi su tali veicoli, come ad esempio le spese di gestione e gli ammortamenti, dovrà trattarli, sotto il profilo fiscale, come costi del personale e, pertanto, indeducibili ai fini IRAP.In uso promiscuo.  Nel caso in cui l’auto sia un benefit concesso al dipendente in uso promiscuo al dipendente, il valore fiscale dell’utilizzo privato dell’auto è quantificato, in misura forfettaria, in un importo pari al 30% dei costi calcolati dall’ACI, con riferimento ad una percorrenza convenzionale di 15.000 chilometri. Ove l’auto venga concessa in uso promiscuo solo per una parte dell’anno, l’importo forfettario deve essere proporzionale all’effettivo numero di giorni in cui tale uso promiscuo è riconosciuto al dipendente.

=> La tassazione dei beni aziendali ai soci per uso privato

L’impresa dovrà, quindi, concedere l’auto aziendale al dipendente per l’uso privato gratuito inserendo in busta paga il cosiddetto fringe benefit su cui dovranno essere applicate le normali trattenute fiscali e previdenziali: in pratica, dovrà addebitare al dipendente un corrispettivo per l’utilizzo del veicolo mediante emissione di regolare fattura soggetta ad IVA. Attenzione: le tariffe ACI sono già comprensive di IVA. Se il corrispettivo richiesto è differente dall’importo forfettario determinato facendo riferimento ai costi ACI, la differenza deve essere tassata in busta paga.

Tempo di uso

I costi relativi ai veicoli concessi in uso promiscuo ai dipendenti per la maggior parte del periodo d’imposta sono deducibili al 70% dal 2013, riferendosi all’ammontare dei costi auto al lordo di quanto determinato come fringe benefit.

=> Indennità per veicoli aziendali

Per i veicoli concessi in uso promiscuo per la minor parte del periodo d’imposta, i costi sono interamente deducibili per la parte corrispondente al benefit tassato in busta paga o addebitato al dipendente. La parte eccedente risulterà deducibile al 20%.

Detrazione IVA

Ai fini IVA, se l’azienda inserisce il fringe benefit in busta paga potrà detrarla nella misura del 20%. Qualora, invece, l’azienda provvede ad addebitare al dipendente il corrispettivo tramite emissione di fattura potrà provvedere a detrarre integralmente l’IVA.

=> Calcolare le tasse sui Fringe Benefit aziendali

Sotto il profilo contabile l’azienda al momento dell’emissione della fattura dovrà alimentare un conto di ricavo denominato “Rimborso spese auto in uso promiscuo” e il debito IVA mentre in contropartita dovrà indicare i “Crediti verso dipendenti”. Il credito verso il dipendente potrà essere incassato tramite bonifico bancario ovvero per contanti oppure applicando una trattenuta in busta paga.

Auto all’amministratore

 Per uso personale. L’amministratore che riceve un’auto in uso personale ottiene un fringe benefit tassabile. L’impresa, sotto il profilo fiscale, tratta le spese e gli ammortamenti come compensi all’amministratore e, pertanto, risultano essere indeducibili ai fini IRAP fino alla concorrenza del fringe benefit.In uso promiscuo. Anche in tal caso il valore fiscale dell’utilizzo privato dell’auto è quantificato, in misura forfettaria, in un importo pari al 30% dei costi calcolati dall’ACI con riferimento ad una percorrenza convenzionale di 15.000 chilometri. Qualora l’auto sia concessa in uso promiscuo solo per una parte dell’anno l’importo deve essere proporzionale ai mesi in cui tale beneficio è concesso.

L’impresa può scegliere di concedere all’amministratore l’uso privato del veicolo in maniera gratuita (e quindi inserire il fringe benefit in busta paga) oppure addebitare all’amministratore un corrispettivo mediante emissione di fattura soggetta ad IVA.

Sotto il profilo tributario le spese di gestione e gli ammortamenti corrispondenti all’uso personale di veicoli concessi agli amministratori in uso promiscuo sono deducibili nel limite del fringe benefit tassato in capo all’amministratore. Invece, i componenti afferenti all’uso aziendale sono deducibili nel limite del 40%.

Auto privata ad uso aziendale

Il lavoratore o amministratore che utilizza la propria auto per fini aziendali ha diritto al rimborso spese non tassato, calcolato utilizzando la tariffa ACI. Per l’impresa il rimborso è interamente deducibile per le autovetture che hanno al massimo 17 cf nel caso di alimentazione a benzina ovvero 20 cf nel caso di alimentazione a diesel. Superate tali soglie il veicolo si considera ugualmente avere 17 o 20 cf.

=> Calcolo e contabilità dei rimborsi spese in azienda

Veicoli ad uso speciale

Le spese di gestione degli autoveicoli utilizzati ad uso ufficio mobile ossia quelli dotati di attrezzature speciali utilizzati solitamente per partecipare a fiere o mostre sono detraibili al 100%. L’auto ad uso pubblicitario, ancorché dotato di messaggi pubblicitari o marchi aziendali, non consente la totale deduzione dei costi.