Rimborsi spese in azienda: calcolo e contabilità

di LavoroImpresa

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Come calcolare e contabilizzare i rimborsi spese dei dipendenti snellendo le procedure e risparmiando sull'IVA.

Con il termine Rimborso spese ci si riferisce a tutti quei costi anticipati da dipendenti o lavoratori autonomi incaricati dall’impresa di svolgere, per suo conto, determinate attività.

Nota spese

Per richiedere un rimborso il dipendente dovrà presentare in azienda una nota spese: un modello predisposto dallo stesso datore di lavoro che riepiloga i costi anticipati per conto dell’azienda che, firmata dal dipendente, riporti allegate tutte le ricevute delle spese sostenute dal lavoratore. La nota spese deve prevedere le seguenti voci:

  • dati anagrafici del lavoratore;
  • giorno di sostenimento della spesa;
  • località in cui la spesa è stata sostenuta;
  • natura della spesa;
  • entità della spesa;
  • eventuali annotazioni.

Solitamente, si può richiedere il rimborso di vitto, alloggio e trasporti. Qualora il dipendente utilizzi un mezzo privato per il trasporto ha diritto ad un’indennità chilometrica calcolata sulla base di tabelle ACI.

=> Vai alle tabelle ACI 2014

Spese di bilancio

In bilancio, tali spese sono imputate a Conto Economico secondo il principio della competenza. Qualora non siano supportate da documentazione probatoria dovranno essere registrate nel conto Spese di trasferta, in caso contrario nei diversi conti a seconda della loro natura. Per le trasferte fuori dal territorio comunale sono previste tre casistiche:

  1. Rimborso a piè di lista: le spese sono documentate e riassunte in nota spese, non è necessario che i giustificativi siano intestati al dipendente;
  2. Rimborso forfettario: indennità prestabilita corrisposta a prescindere delle spese effettivamente sostenute dal dipendente;
  3. Rimborso misto: indennità forfettarie ridotte di 1/3, alle quali si aggiunge il rimborso delle spese di vitto o alloggio. Se è previsto il rimborso sia di vitto che di alloggio, si riducono di 2/3.

Rimborso a piè di lista

Il punto vulnerabile del rimborso a piè di lista è sicuramente la facilità a ingrossare le spese a carico dell’impresa. Più dipendenti ha l’impresa maggiore sarà l’esigenza di controllare che non avvengano operazioni fraudolente. Il metodo più indicato sarebbe porre un limite agli importi rimborsabili, sia economici (es.: pasti fino al limite massimo giornaliero) sia qualitativi (es.: alberghi fino a un tot di stelle).

Sotto il profilo contabile avremo la seguente scrittura:

  • Dare: Spese di trasferta – 500,00;
  • Avere: Dipendenti c/rimborsi da liquidare – 500,00.

In alcuni casi l’impresa può concedere un anticipo al dipendente che va in trasferta:

  • Dare: Dipendenti c/anticipi – 100,00;
  • Avere: Cassa contanti – 500,00.

In questo modo il conto Dipendenti c/anticipi, aperto in occasione dell’anticipo, si chiuderà al momento della contabilizzazione della nota spese, accendendo, per la differenza, il debito per rimborsi da liquidare:

  • Dare: Spese di trasferta – 500,00;
  • Avere: Dipendenti c/rimborsi da liquidare – 400,00; Dipendenti c/anticipi – 100,00.

Qualora, invece, il dipendente riceva un anticipo maggiore dell’effettiva spesa si avranno le seguenti registrazioni contabili:

  • Dare: Dipendenti c/anticipi – 100,00;
  • Avere: Cassa contanti – 100,00.

Il conto Dipendenti c/anticipi, rimasto aperto per la differenza, si chiuderà al momento del pagamento degli stipendi:

  • Dare: Spese di trasferta – 70,00;
  • Avere: Dipendenti c/anticipi – 70,00.

Trasferta nel territorio comunale

Dal punto di vista fiscale, se la trasferta è circoscritta all’interno del territorio comunale è prevista la limitazione al 75% della deduzione delle spese relative a prestazioni alberghiere e somministrazione di alimenti e bevande. Attenzione, però, alla detraibilità dell’IVA: se l’impresa non provvede a detrarre l’IVA (poiché poco conveniente o poiché il costo potrebbe rientrare fra le spese di rappresentanza), l’imposta non detratta sarebbe interamente indeducibile per difetto di inerenza.

Contabilizzazione delle note spese

Il risultato è una contabilità più difficile per le imprese che ritenevano di dover snellire la procedura di contabilizzazione delle note spese. Molte imprese, infatti, nonostante l’abrogazione del divieto di detrarre l’IVA sulle prestazioni di alberghi e ristoranti hanno scelto, in presenza di importi limitati, di non registrare le fatture delle prestazioni in contabilità ma piuttosto registrare gli importi riepilogativi riportati in nota spese. Il costo delle trasferte viene quindi annotato in contabilità senza passare dal registro IVA rendendo inevitabilmente indetraibile l’IVA. Ebbene, in questi casi l’IVA non detratta influenza il reddito dell’impresa divenendo indeducibile in sede di dichiarazione dei redditi.

Modello UNICO

Al momento della compilazione del modello UNICO, quindi, l’impresa dovrà calcolare il costo generato dall’IVA indetraibile (esclusivamente riprendendo le singole ricevute allegate in nota spese) e ricostruire l’esatto valore che diverrà, pertanto, totalmente indeducibile dal reddito. Questo problemapotrà essere superato se, al momento della registrazione contabile della nota spese, si tenga conto che il costo relativo all’IVA incorporata nell’imponibile venga annotato in conti separati al fine di avere immediata evidenza del costo da recuperare a tassazione nel modello UNICO. La registrazione potrebbe avvenire anche nel seguente modo:

  • Dare: Spese di trasferta – 96,15; Spese fiscalmente indeducibili – 3,85;
  • Avere: Dipendenti c/rimborso da liquidare – 100,00.

Trasferte fuori dal Comune

Tale limitazione non riguarda le spese sostenute per vitto e alloggio di dipendenti e collaboratori fuori dal territorio comunale. Per loro, infatti, il 3° comma dell’articolo 95 del TUIR prevede la deducibilità massimadi:

  • 180,76 euro per trasferte in Italia;
  • 258,23 euro per quelle estere.

Per i professionisti è prevista la medesima limitazione alla deducibilità ma entro i limiti del 2% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta.

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