Nel lavoro d’ufficio, spesso, si rende necessario sottolineare o evidenziare alcuni punti di un documento che meritano un’attenzione particolare. Nel caso di una lettera, ad esempio, può trattarsi dell’area in cui si trovano i nostri riferimenti anagrafici; se facciamo riferimento ad accordi o a condizioni particolari del rapporto cliente-fornitore, può essere necessario fermare l’attenzione non su una singola parola chiave, che può essere evidenziata in grassetto, ma su uno o più concetti sui quali si regolano i termini di un accordo; nel caso di una fattura costruita con excel, possono esservi aree, come gli estremi registrabili del documento, i dati del cliente o le modalità di pagamento, che meritano si dia loro rilievo.
Una tecnica per creare un effetto “cornice” intorno a un’area del documento è quella di utilizzare le forme grafiche che, esattamente come le clip-art, sono condivise da tutto il pacchetto office, intorno alla zona da mettere in rilievo.
Vediamo i semplici passaggi che ci consentono di ottenere questo risultato.
Provvediamo accuratamente a compilare il documento in ogni sua parte, incluse le aree da incorniciare; consiglio sempre di organizzare il lavoro in maniera accurata, per ridurre al minimo gli adattamenti e le ripetizioni di passaggi che possono essere compiuti una volta per tutte: lavorare sul documento pronto ci risparmia la fatica di misurare gli spazi del foglio più volte.
Dal menù inserisci di office 2007 (la tecnica è valida per qualunque programma del pacchetto, eccetto Publisher che non ha la barra multifunzione, quindi richiede un passaggio in più, che è il comando immagine al di sotto del menù inserisci), utilizzate il pulsante di comando forma e scegliete quella che fa al caso vostro. Nel nostro esempio potete trovare due rettangoli arrotondati e una forma ovale.
Quando inserite una forma, per impostazione predefinita, essa viene inserita dall’alto verso il basso e da sinistra verso destra (nel caso di un rettangolo, per intenderci, dall’angolo in alto a sinistra); se tenete premuto il tasto ctrl mentre disegnate la forma, tuttavia, essa sarà inserita a partire dal centro della figura; tenendo premuto il tasto Maiusc, invece, quella forma diventerà regolare: se abbiamo scelto un ovale, sarà trasformato in un cerchio; se abbiamo scelto un rettangolo, diventerà un quadrato, e così via.
Vi accorgerete che la forma disegnata copre completamente il testo che si trova al di sotto. Dal menù formato forme, accessibile dal quadratino presente nell’area stili veloci della barra multifunzione, potrete regolare il riempimento e il contorno della forma. Se vi piace che la zona sia leggermente colorata, potete agire sul livello di trasparenza del colore, in modo che lasci intravedere il testo.
Come sempre valutate bene la quantità di spazio da evidenziare: troppe aree incorniciate fanno perdere rilievo a quelle veramente importanti.
