Organizzare le attività di lavoro con Task Coach 1.0.5

di Caterina Martino

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Per organizzare impegni e attività in modo semplice, veloce e intuitivo, senza dover tralasciare le sottoattività che li costituiscono, possiamo ricorrere a un unico strumento

Con tutti i programmi task manager in circolazione – tra i più comuni Outlook e Gmail – perché utilizzare un software come Task Coach? La risposta è semplice: perché ci consente di gestire tutte le nostre attività composite operando su ciascuna sotto-attività.

Basta inserire le attività delineando ogni dettaglio (possiamo persino aggiungere allegati): a questo punto possiamo organizzarle, suddividerle in categorie, filtrarle per stato di esecuzione o categoria e, infine, monitorare il tempo necessario a realizzarle.

Download

Scarichiamo il programma del software dal sito ufficiale: nel menu Get Task Coach, a sinistra della pagina, facciamo clic sul sistema operativo in cui dobbiamo installare il programma.

Se scegliamo Windows, in una nuova pagina ci verranno proposte tre versioni del software, due delle quali portatili. Scegliamo invece l’unica versione non portatile e quindi facciamo clic sulla voce Installer.

Attendiamo pochi secondi e salviamo l’eseguibile sul nostro PC nella più recente versione 1.0.5, resa disponibile l’8 giugno scorso.

Istallazione

Facciamo due volte clic sull’eseguibile e poi sul comando “Esegui”. Ha inizio così la procedura guidata di istallazione in lingua inglese. Dopo la presentazione del programma (facciamo clic su “Next” per andare avanti), seguono i passi tipici: accettare i termini del contratto; confermare o indicare il percorso di installazione; creare una cartella nel menu Start; scegliere altri tipi di impostazioni (tra cui creare un’icona sul desktop). Avviamo l’istallazione facendo clic su Install.

Il processo richiedere pochi secondi. Nell’ultima schermata, scegliamo di aprire il programma attivando la voce “Launch task Coach” e terminiamo facendo clic su “Finish”.

*Seconda parte

Organizzare attività

Ogni attività può essere inserita in una determinata categoria. Possiamo associare categorie e attività già nella finestra “Nuova Attività”, ma prima dobbiamo inserire le categorie.

Le categorie sono le classi entro cui dobbiamo organizzare tematicamente le nostre attività. Facciamo clic sul menu “Categoria” e scegliamo la voce “Nuova categoria”. Nella omonima finestra digitiamo il nome della categoria all’interno del campo “Oggetto” (ad esempio lavoro).

Possiamo aggiungere altre informazioni anche nelle altre schede, ma per ora facciamo clic su OK per completare la creazione.

Ora che la categoria è stata creata, associamola alle attività inerenti a quel campo. Facciamo doppio clic sull’attività riunione di lavoro; in questo modo si apre la finestra Edit task “riunione di lavoro”. All’ interno della finestra selezioniamo la scheda Categorie e nell’elenco attiviamo la categoria che ci interessa associare (in questo caso lavoro). Facciamo clic su OK.

Le categorie sono visibili nella finestra “Categorie del programma”. Da questa finestra possiamo gestirle e organizzarle utilizzando gli strumenti in alto o del menu Categorie. Possiamo cancellarle, modificarle, crearne di nuove e duplicarle.

Possiamo anche creare sottocategorie utilizzando l’apposito comando “Nuova sottocategoria”. Selezioniamo una categoria, ad esempio lavoro. Facendo clic su “Nuova sottocategoria” si apre la finestra New subcategory of “lavoro”; inseriamo le informazioni necessarie e confermiamo con OK. Nella finestra Categorie, vedremo subito la nuova sottocategoria correlata alla principale.

Infine, nella finestra “Categorie” possiamo attivare e disattivare le categorie presenti facendo clic sul quadratino adiacente e in questo modo filtrare le attività che vediamo nella finestra “Attività”.

Tempi di realizzazione attività

Task Coach ci dà la possibilità di calcolare il tempo necessario per svolgere una data attività. In questo modo possiamo quantificare lo “sforzo” in termini di investimento.

Immaginiamo di voler calcolare il tempo della nostra riunione di lavoro. Facciamo clic sul menu Sforzo.

Nell’elenco scegliamo il comando “Nuovo Impegno”. Nella finestra New effort of “riunione di lavoro” scegliamo l’attività nell’elenco del campo “Attività”. Poi stabiliamo l’intervallo di tempo che va monitorato, e inseriamolo nei campi “Avvia” e “Arresta”.

Quando il monitoraggio si avvia, compare accanto all’attività un’icona a forma di orologio. La stessa icona è presente sulla barra di stato del nostro PC ed indica che il monitoraggio è attivo. Possiamo interrompere in ogni momento il monitoraggio facendo clic sul comando “Stop monitoraggio impegno”.

Così è possibile calcolare quanto tempo si impiega a realizzare una determinata azione, ma anche l’eventuale guadagno economico.

Suggerimenti

Ogni volta che apriamo il programma ci danno il benvenuto dei suggerimenti relativi al suo utilizzo. Tale funzionalità può essere disattivata deselezionando la voce Mostra suggerimenti all’avvio, mentre la finestra Suggerimenti può essere sempre richiamata dal menu “Aiuto”.

Possiamo poi modificare la modalità di visualizzazione delle attività nella finestra Attività scegliendo tra due opzioni: “Albero dei compiti” ed “Elenco dei compiti”. La prima è utile quando ci sono molte sottoattività da visualizzare.

Per finire è bene sapere che, a seconda dello stato di esecuzione, ad ogni attività viene associato un colore diverso. Blu per indicare attività in corso; rosso per attività passata; verde per attività già conclusa e completata e grigio per attività futura ancora da eseguire.

Lingua

Il programma funziona automaticamente in inglese, ma possiamo cambiare e scegliere di usarlo in italiano. Nella barra dei menu, facciamo clic sul comando “Edit” e scegliamo la voce “Preferences”.

Nella finestra di dialogo “Edit preferences “scegliamo la scheda “Language”. Nel campo “Language” selezioniamo la nostra lingua e facciamo clic su OK per confermare. Riavviamo il programma per visualizzare la nuova impostazione.
Quando utilizzeremo il programma, noteremo però che non tutte le voci presenti sono tradotte in italiano, ma c’è qualche imperfezione.

Nella finestra Preferenze, alla quale si accede dal menu Modifica, possiamo modificare molte altre impostazioni oltre la lingua.

Interfaccia

L’interfaccia con cui ci troviamo a interagire è semplice. In alto troviamo la barra dei menu e alcuni strumenti rapidi. Il piano di lavoro è suddiviso in due parti. A sinistra visualizziamo la finestra Attività al cui interno saranno elencate tutte le attività e gli impegni, mentre a destra vediamo la finestra Categorie che contiene le tipologie in cui sono organizzate le varie attività.

Questo tipo di organizzazione visiva può essere modificata utilizzando gli strumenti del menu Visualizza. Infatti, non solo possiamo aggiungere nuove finestre (Calendario, Timeline, Note e altre), ma possiamo modificare le icone, inserire filtri di visualizzazione e nuove colonne di dati.

Creare attività

Iniziamo con l’inserire le nostre attività. Facciamo clic sul menu “Attività” e scegliamo il comando “Nuova attività“. Nella omonima finestra di dialogo delineiamo l’attività inserendo nelle varie schede le informazioni necessarie. In “Descrizione” digitiamo il nome dell’attività (ad esempio riunione di lavoro), scriviamo di cosa si tratta ed eventualmente associamo una priorità.

In “Date” segnaliamo il periodo o intervallo di tempo in cui prevediamo di realizzare la nostra attività (indicando inizio e fine), inseriamo un promemoria e, se si tratta di un’attività frequente, possiamo fare in modo che venga considerata ricorrente.

Le altre schede vanno compilate a seconda delle caratteristiche dell’attività. Ad esempio in “Progresso” possiamo segnalare la percentuale di realizzazione dell’attività, oppure in “Budget” possiamo inserire la spesa che l’attività implica in relazione al tempo che si impiega a realizzarla. E ancora, in “Aspetto” possiamo personalizzare le attività scegliendo per ognuna un particolare tipo di carattere e associando un colore.

Una volta completata la compilazione delle varie informazioni, chiudiamo la finestra facendo clic su OK. Immediatamente visualizziamo l’attività appena inserita nella finestra Attività.

In “Date” segnaliamo il periodo o intervallo di tempo in cui prevediamo di realizzare la nostra attività (indicando inizio e fine), inseriamo un promemoria e, se si tratta di un’attività frequente, possiamo fare in modo che venga considerata ricorrente.

Le altre schede vanno compilate a seconda delle caratteristiche dell’attività.

Ad esempio in “Progresso” possiamo segnalare la percentuale di realizzazione dell’attività, oppure in “Budget” possiamo inserire la spesa che l’attività implica in relazione al tempo che si impiega a realizzarla. E ancora, in “Aspetto” possiamo personalizzare le attività scegliendo per ognuna un particolare tipo di carattere e associando un colore.

Una volta completata la compilazione delle varie informazioni, chiudiamo la finestra facendo clic su OK. Immediatamente visualizziamo l’attività appena inserita nella finestra Attività.

Gestire attività

Vediamo come gestire le attività. Selezioniamo una delle attività che vogliamo modificare (in questo caso quella appena creata e cioè riunione di lavoro). Vedremo che nel menu “Attività” sono ora attivi una serie di strumenti da poter utilizzare.

Per cambiare le caratteristiche di un’attività scegliamo dal menu il comando “Modifica attività” o più semplicemente facciamo due volte clic sul nome dell’attività aprendo la finestra “Edit”. Per cancellarla usiamo “Elimina attività”.

Esistono poi appositi comandi che ci consentono di cambiare la priorità aumentandola o diminuendola (Incrementa priorità e Decrementa priorità).

Sempre dal menu “Attività” possiamo decidere lo stato di un’attività contrassegnandola come completata (Marca compito completato) oppure al contrario come non completata (Contrassegna l’attività come non completata). Dalla barra degli strumenti possiamo scegliere di non visualizzare nell’elenco le attività completate e quelle inattive con gli strumenti “Nascondi i compiti completati” e “Nascondi compiti inattivi”.

Vediamo ora un aspetto peculiare di Task Coach: la possibilità di creare attività sulla base di modelli. Nel menu “Attività” facciamo clic sulla voce “Nuova Attività da modello”. Si apre un altro menu con due opzioni: creare un’attività per oggi (New Task due today) o per il giorno dopo (New Task due tomorrow).

Facciamo clic, ad esempio, su New Task due today: si apre la finestra “Nuova attività già vista in precedenza”, compiliamo le schede con le informazioni relative alla attività e chiudiamo la finestra. La nuova attività creata sulla base di un modello è presente tra le altre ed è contraddistinta dal colore arancione.

Un altro aspetto distintivo di questo programma è la possibilità di creare sotto-attività. Selezioniamo l’attività madre, ad esempio la famosa riunione di lavoro, e facciamo clic sul menu “Attività”: nell’elenco, scegliamo la voce “Nuova sottoattività”. Si apre la finestra New subtask of “riunione di lavoro”, che si presenta identica alla finestra “Nuova attività”. Inseriamo le informazioni relative alla sottoattività e facciamo clic su OK. Vedremo che la nuova attività (ad esempio: preparare relazione) si mostrerà nella finestra “Attività” come legata alla principale. Allo stesso modo, possiamo addirittura creare una sottoattività della sottoattività.

(*Fine prima parte)