Utilizzare le “macro” in Word

di Corrado Del Buono

scritto il

Ottimizzare la scrittura di documenti automatizzando le operazioni più ripetitive dell'impaginazione

Ci sono moltissimi casi in cui vorremmo non dover compiere azioni ripetitive sui nostri documenti aziendali. Spesso si tratta di operazioni di impaginazione magari semplici, ma lunghe se effettuate su documenti di grandi dimensioni.

Possiamo considerare una macro è una “registrazione” della sequenza di operazioni che vogliamo ripetere nei documenti. Una volta effettuata la registrazione della sequenza, la si può richiamare il numero di volte desiderato. Ogni volta tutte le azioni saranno ripetute.

In questo tutorial ci occupiamo dell’utilità di una macro, delle procedure per la sua creazione e della sua associazione a pulsanti su barre degli strumenti personalizzate o a comandi nei menu contestuali.

In questo tutorial ci occupiamo dell’utilità di una macro, delle procedure per la sua creazione e della sua associazione a pulsanti su barre degli strumenti personalizzate o a comandi nei menu contestuali.

Nota: Word, al suo interno, rappresenta le macro con un linguaggio di programmazione, tipicamente VB (Visual Basic).

Quando utilizzare una macro

L’utilizzo di macro all’interno di un documento di Word è, spesso, alternativo all’utilizzo di altri strumenti quali voci di glossario o modelli di documento e, pertanto, occorre valutare attentamente quale procedura è più consona per l’automazione di specifici processi.

Ad esempio, l’utilizzo di una macro per creare una intestazione per le lettere commerciali è poco indicata in quanto è possibile realizzare quest’ultima in un documento e salvare successivamente lo stesso come modello di Word; inoltre, se l’intestazione contiene anche una immagine che rappresenta il logo aziendale, diventerebbe dispendioso, in termini di tempo (dando per scontato che si conosca in maniera approfondita il linguaggio VB specifico di Word), realizzare una macro che incorpori, ogni volta che viene eseguita, il file immagine “esterno”.

Diversamente, per la trascrizione di “piccole” parti di testo (si pensi, ad una firma posta in calce ad un documento aziendale, o agli indirizzi dei clienti e fornitori con i quali si hanno continui rapporti epistolari) può essere conveniente utilizzare una macro, anche in alternativa alle voci di glossario.

Una macro di esempio: la firma in azienda

Supponiamo di voler realizzare una semplice macro che trascriva automaticamente la firma in calce e alla destra del documento, come rappresentata in figura.

Questa macro, che a prima vista potrebbe sembrare di dubbia utilità, porta ad un notevole risparmio di tempo nel lavoro d’ufficio. Consideriamo anzitutto che che la trascrizione e l’allineamento della firma alla destra del documento richieda, mediamente, qualche decina di secondi e che invece l’utilizzo della macro richieda circa un secondo. Se rapportiamo questo divario al numero di documenti prodotti in un mese ci rendiamo conto di aver risparmiato tempo in termini di ore di lavoro.

Esempio di macro
scarica l’esempio

La progettazione della macro

Prima di registrare una macro è necessario individuare tutte le operazioni della sequenza tenendo presente che, durante la registrazione, non è possibile utilizzare il mouse per selezionare parti di documento; è, invece, consentito (e consigliato) eseguire lentamente e con accuratezza le operazioni in quanto il tempo impiegato durante la registrazione è ininfluente nel momento dell’esecuzione della macro.

Per realizzare la firma proposta nell’esempio sono necessarie le seguenti operazioni:

  1. utilizzare tre volte il tasto Invio (ciò consentirà di trascrivere la firma distanziata dal resto del documento);
  2. trascinare il rientro sinistro posto sul righello (il quadratino e non i triangolino) oltre la metà del documento ed utilizzare il pulsante Centra posto sulla barra Formattazione (ciò consentirà di allineare a destra la firma)
  3. assegnare il grassetto attraverso l’omonimo pulsante della barra Formattazione, digitare “IL DIRETTORE” e premere il tasto Invio
  4. digitare “(dott. Nome Cognome)” e premere due volte il tasto Invio (ciò consentirà di apporre la firma in uno spazio maggiore)
  5. creare una linea di sottolineatura che superi la lunghezza del nome e premere successivamente il tasto Invio
  6. riposizionare il righello sul margine sinistro, rimuovere il grassetto e l’allineamento centrato
  7. utilizzare ancora tre volte il tasto Invio (ciò consentirà di distanziare la firma da eventuale testo posto al di sotto di essa come, ad esempio, gli allegati o le sigle di una lettera commerciale)

La registrazione della macro

Per registrare una macro si utilizza il comando Strumenti>Macro>Registra nuova macro, nella finestra “Registra macro” che appare a video si assegna un nome alla macro (nel nostro esempio è stato utilizzato FIRMA) e si sceglie, attraverso l’elenco sottostante “Memorizza la macro in”, se salvare la stessa nel modello Normal.dot o nel documento attivo (nell’esempio, è stato utilizzato il documento attivo).

Una volta cliccato su “Ok” parte la registrazione. È sufficiente effettuare in sequenza le operazioni e, alla fine, cliccare sul pulsante “Interrompi registrazione” della barra degli strumenti che appare a video o, se quest’ultima non è visualizzata, il comando omonimo posto all’interno del menu Strumenti>Macro.

La modifica della macro

Abbiamo detto in precedenza che la registrazione di una macro comporta la trascrizione in VB delle operazioni eseguite; per visualizzare la macro effettivamente trascritta, si utilizza il comando Strumenti>Macro>Macro e dalla finestra che appare a video si seleziona la macro e si utilizza il pulsante Modifica.

La macro viene visualizzata all’interno di una finestra Visual Basic; ovviamente, anche senza conoscere il linguaggio è possibile apportare lievi modifiche al codice.

Ad esempio, se si è scritto male il “Nome del direttore” è sufficiente individuarlo nel codice e sostituirlo con del testo corretto; ancora, se si intende rimuovere una interlinea prima della trascrizione della firma è sufficiente cancellare la stringa Selection.TypeParagraph.

Sempre per mezzo della finestra Macro è possibile, inoltre, cancellare una macro attraverso il pulsante “Elimina” o spostarla da un documento ad un altro (ad esempio, trasportare la macro dal documento attivo al modello Normal) attraverso il pulsante “Libreria”.

L’esecuzione della macro

Una macro può essere avviata tramite il pulsante “Esegui” posto sempre nella finestra Macro, ma è conveniente creare un pulsante da inserire su di una barra degli strumenti esistente o nuova, oppure creare un comando da associare al menu di scelta rapida. È consigliabile utilizzare le combinazioni di tasti con parsimonia, in quanto, se ne vengono create numerose, si rischia di dimenticare la combinazione assegnata a ciascuna.

Per creare un pulsante si utilizza la voce “Personalizza” del menu “Strumenti”, si seleziona la scheda “Comandi” dalla finestra omonima che appare a video, quindi la categoria “Macro”, e si trascina la macro creata su di una barra degli strumenti preesistente.

Ovviamente è possibile creare anche una nuova barra degli strumenti (attraverso la scheda Barre degli strumenti della finestra Personalizza) e trascinare la macro su di essa.

Diversamente, per associare la macro ad un comando posto nel menu di scelta rapida occorre visualizzare la barra dei Menu di scelta rapida selezionandola dalla scheda “Barre degli strumenti” della finestra “Personalizza”, individuare il menu contestuale nel quale si vuole far visualizzare la macro in oggetto e trascinare quest’ultima dalla scheda Comando della finestra Personalizza al suo interno.

Per visualizzare la macro nel menu contestuale “generico” (per intenderci, quello che si apre cliccando col destro stando all’interno del documento) occorre trascinare la macro creata nel menu contestuale “Testo presente”, a sua volta, nel menu “Testo della barra Menu di scelta rapida”.

Infine, sia che si crei un pulsante, sia che si crei una voce nel menu di scelta rapida, è possibile personalizzare ulteriormente il comando modificandone il nome (nell’esempio, abbiamo utilizzato FIRMA piuttosto che Project.NewMacros.Firma) e/o assegnando un’icona (nell’esempio, abbiamo assegnato una freccia azzurra al comando del menu rapido); per compiere queste operazioni si seleziona il pulsante posto sulla barra o il comando posto nel menu Testo della barra Menu di scelta rapida, si attiva (sempre con la finestra Personalizza sullo sfondo) il menu rapido e si interviene al suo interno.

Il risultato finale

Dopo aver chiuso la finestra Personalizza è possibile mettere alla prova quanto realizzato; posizioniamoci all’interno del documento, digitiamo “Distinti saluti.” e attiviamo, dal menu di scelta rapida, il comando FIRMA che abbiamo creato.

In poco meno di un secondo, viene riproposta la firma alla desta del documento, mentre il cursore è già pronto per inserire ulteriore testo in calce.