Portale aziendale low-cost con l’Open Source

di Marco De Alberti

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Realizzare il sito aziendale a costi ridotti del 50%? Basta eliminare le spese di licenza software, pagare solo la realizzazione iniziale del sistema e poi più niente

L’Open Source è alla portata di tutti, comprese le Pmi in cerca di soluzioni software e strumenti per ottenere visibilità in rete senza investire in alti costi di licenza su prodotti proprietari. Vediamo come attraverso un studio di caso.

Case history

Media impresa con quasi 50 milioni di fatturato, attiva nel mercato mondiale dei sistemi di riscaldamento e condizionamento, l’italiana Baltur vanta un’ampia gamma di prodotti di qualità che le consentono di competere con i giganti del settore, in virtù di una grande efficienza nella produzione che si traduce in costi più contenuti. Ebbene, decidendo di usare il Web non solo come vetrina prodotti ma anche come sistema di gestione delle relazioni con clienti e partner per fidelizzarli, la scelta è caduta sugli strumenti a codice aperto.

Soluzione web open source

Spiega Marco Corvini, responsabile Web di Baltur, «il Web è il canale ideale per distribuire informazioni aggiornate per i nostri partner e clienti, ma oggi ci stiamo orientando verso un’ottica più di business”. La parola chiave sono le aree riservate, che Baltur vuole mettere a disposizione di clienti e partner per farvi transitare dati ed informazioni, sia per quanto riguarda i processi di vendita che per quelli di acquisto».

«Avevamo bisogno di uno strumento potente e duttile che, in primo luogo, ci consentisse di far le cose che già facevamo ma in maniera più semplice ed efficiente. E di essere completamente autonomi nella gestione dei contenuti. In chiave di sviluppo, cercavamo una piattaforma tecnologica che potesse integrarsi con i nostri sistemi gestionali interni e che fosse quindi in grado di fornire informazioni e dati in tempo reale ai nostri interlocutori e partner».

Vantaggi

La caratteristica premiante richiesta al nuovo sistema? La libertà, cioè piena autonomia nella gestione grafica e dei contenuti del portale web. «Libertà significa metter mano al sito e alle applicazioni che ci stanno sotto senza essere vincolati ai rivenditori di software commerciali, programmi forniti da multinazionali, spesso rigidi e onerosi».

«Rigidi perché forniscono funzionalità standard a prescindere dalle esigenze degli utenti. Onerosi perché calcolano un costo fisso di licenza per ciascun utente che deve operare: che intervenga giornalmente come amministratore di sistema o che carichi un documento al mese, il costo per l’azienda è lo stesso.
Se pensiamo che Baltur ha circa 1000 utenti che devono operare a vario titolo sul portale web, si tratterebbe di decine di migliaia di euro all ‘ anno solo di licenze».

Ecco dunque la scelta di una piattaforma open source, con l’utilizzo di Liferay come programma per la realizzazione del portale web, integrata con Alfresco software per la gestione documentale e Compiere, sistema gestionale.

»La soluzione realizzata da Mayking è personalizzata secondo le nostre richieste, sottolinea Corvini. Noi abbiamo tarato le funzionalità lato amministrazione del portale sulla base delle esigenze delle varie categorie di utenti. Senza sovradimensionare il sistema.

Inoltre le applicazioni open source che abbiamo utilizzato come Liferay e Alfresco sono riconosciute internazionalmente al top della qualità, al pari di più pubblicizzati software proprietari. È fondamentale per noi che queste applicazioni open source consentono una grande gradualità dell’investimento. Non siamo obbligati a comprare tutto e subito sia intermini di funzionalità che in termini, ad esempio, di servizio assistenza. E questo per una Pmi è un grande vantaggio!»

Risultati e potenzialità

A parte i vantaggi economici, la gestione del portale si dimostra più flessibile ed efficiente già dopo pochi mesi: «nel giro di un paio di settimane abbiamo potuto stravolgere completamente la struttura del portale, aggiungendo e modificando pagine e sezioni, spostando la collocazione i documenti, ecc. Con il precedente sito, avrebbe comportato un lavoro di mesi con oneri notevoli per l’azienda».

Gli agenti Baltur stanno inoltre sperimentando con soddisfazione la prima applicazione dedicata nell’area riservata. «L’Enterprise Portal funziona come Intranet e consente ai nostri agenti di avere accesso in tempo reale ai dati sui nostri prodotti. Verificare disponibilità, giacenze e anche effettuare direttamente l’ordine online. Questo è possibile perché il portale è integrato con il nostro sistema gestionale».

In chiave di sviluppo ci sono molte opportunità che si aprono sul fronte della relazione con clienti e partner: «dopo gli agenti, abbiamo in programma di consentire anche ai nostri clienti installatori di entrare nell’area riservata del portale per effettuare ordini online. Inoltre abbiamo in progetto per il prossimo anno l’implementazione di un sistema di CRM, cioè di gestione della relazione con il cliente, che transiterà attraverso il portale e sarà dedicato ad agenti e installatori autorizzati».

Il partner IT

Il ruolo di un partner tecnologico in un progetto complesso come il portale web aziendale è fondamentale. In questo caso, Mayking ha supportato l’azienda fin dalla scelta della piattaforma passando per la co-progettazione del portale e l’integrazione dei vari software open source, sviluppando inoltre applicazioni specifiche.

Corvini sottolinea questo ruolo: «il ruolo strategico è stato consentire l’integrazione di più piattaforme open source nate autonome tra loro. Infatti sono stati integrati tre diversi software: Liferay, che gestisce struttura e contenuti del portale, Alfresco, che è il database dove sono depositati i documenti e Compiere, il gestionale che nel nostro caso fa da trait-d’union tra dati nostri e web server».

Mayking ha anche sviluppato applicazioni ex-novo, sempre con software open source, come ad esempio il catalogo online dei prodotti, che non era previsto nella suite Liferay. «Si è trattato di un grosso sforzo, data la vastità del nostro catalogo e la necessità di renderlo facilmente ricercabile dagli utenti per le principali caratteristiche delle varie gamme. Il risultato a nostro avviso è molto buono. Fondamentale anche il supporto formativo che Mayking ci ha fornito per metterci in condizione di gestire contenuti e struttura del portale».

Benedici per Pmi

Il caso Baltur sottolinea i vantaggi che una Pmi può ottenere scegliendo una piattaforma open source per il proprio portale web.

Autonomia gestionale: l’azienda è in grado di modificare a piacimento struttura e contenuti senza ricorso ad aiuti esterni.

Gradualità: si possono adattare le funzionalità del portale alle esigenze dell’azienda, con la possibilità di aggiungerne con grande facilità.

Flessibilità: si tratta di una soluzione che già si integra con sistemi e basi dati aziendali e che è predisposta ad “N” altre soluzioni in un ottica di business, come acquisti e transazioni online con partner e clienti.

Convenienza: l’intero sviluppo del progetto, compresa l’integrazione tra i componenti software, costa all’azienda come 1 anno di licenze dei corrispondenti software commerciali. Questo significa che dopo un anno la Pmi risparmia decine di migliaia di euro per il rinnovo delle licenze. E così per tutti gli anni successivi.

*Marco De Alberti, con la collaborazione di Mayking