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Il Cloud di Google Apps conviene alle Pmi

di Marco De Alberti

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La fruizione online di strumenti informatici come email, agenda condivisa ed altri servizi collaborativi se server esterno fa risparmiare l'azienda fino all'80% in Hardware e Software. Il caso delle Google Apps

L’Information Technology sta vivendo un momento di rivoluzione, consentendo alle aziende di passare da un concetto di bene e servizio da acquistare, installare, manutenere e sostituire ad una concezione IT in cui programmi e applicazioni sono fruiti attraverso il Web e risiedono su macchine dislocate nella rete (o Nuvola) e di proprietà di grandi player dell’IT quali Google (oggi), IBM e Microsoft (domani).

Un’azienda non si costruirebbe mai una centrale elettrica in casa, perché tutto ciò che le serve è che il servizio – l’energia elettrica – sia erogato con continuità e sicurezza, garantendo le performance necessarie quantitative. Perché non applicare il medesimo principio anche ai servizi IT?

Ottimizzazione di consumi e risorse

Studi internazionali dimostrano che passando in Cloud Computing tutte le applicazioni – salvo il gestionale – si risparmierebbero in media 300 euro per utente. I vantaggi dell’Outourcing di parte dei servizi informatici (come ad esempio la posta elettronica) nella modalità cloud si possono così sintetizzare:

  1. si risparmiano ingenti investimenti in hardware e software con la ulteriore necessità di continui upgrade e manutenzioni
  2. si evitano consulenze esterne e si liberano risorse interne, riallocabili in altre attività più produttive per l ‘ azienda

Inoltre, si ha garanzia di funzionamento non stop del servizio con un livello di compliance che, nel caso del servizio Google ad esempio, raggiunge il 99,98%, irraggiungibile per qualunque servizio di posta interno

Adottare soluzioni cloud significa fruire di risorse IT (come memoria su disco o capacità di calcolo) in modo praticamente illimitato e quando ne ho bisogno evitando i problemi legati alla gestione dei “picchi” di domanda

Non avendo bisogno di installare programmi client – spesso pesanti – sui computer dei singoli utenti, si possono acquisatre anche pc con minori performance, quindi meno costosi, senza neppure la necessità di cambiarli.

Infine, con le soluzioni cloud viene eliminato il problema del disaster recovery, cioè di come recuperare i dati in caso di gravi guasti hardware o calamità: il prpblema non sussiste poichè esistono “N” copie dei dati che risiedono su “N” macchine dislocate fisicamente in luoghi diversi.

Il pacchetto Google Apps

I più grandi player mondiali dell’IT compresi IBM e Microsoft si stanno muovendo per fornire alle aziende servizi in modalità Cloud. Ma solo Google al momento dispone di un’offerta strutturata ed immediatamente utilizzabile. La proposta si chiama Google Apps Premier e prevede le seguenti funzionalità:

  • il servizio webmail Gmail, con 25 GB di capacità per la mailbox di ciascun utente (200 volte la capienza della tipica casella di posta aziendale);
  • l’applicazione per la gestione condivisa delle agende Google Calendar;
  • Google Talk per l’instant messaging, la telefonia voice-over-IP e la chat video/voce;
  • Google Sites per la creazione WYSIYG (What You See Is What You Get) di aree Internet ed Intranet;
  • Google Docs che consente ai team di lavorare insieme e in contemporanea su documenti, presentazioni e fogli elettronici senza necessità di scambio via email delle varie versioni;
  • Google Video for business, per la condivisione semplice e rapida di video.

Gmail, Google Docs e Google Calendar sono utilizzabili anche in modalità offline (come gli applicativi tradizionali) con allineamento dei dati e invio/ricezione delle email una volta ripristinata la connessione.

Il costo di questa proposta di Google è di 40 euro l’anno per utente, con un primo mese di prova gratuito.

Gmail, in particolare, è un servizio di posta largamente affidabile e utilizzato da decine di milioni di utenti nel mondo. Dispone di: interfaccia web intuitiva; motore di ricerca email più potente del mercato; livello di protezione virus e spam elevatissimo.
Di fatto, moltissimi manager che preferiscono far transitare le loro email importanti via Gmail piuttosto che attraverso la posta aziendale.

Per quanto riguarda la protezione dei dati aziendali (integrità, privacy, ecc.) affidati in gestione a terzi, il contratto con Google prevede clausole di salvaguardia accettate da aziende più importanti del mondo. Al momento ci sono 1,75 milioni di organizzazioni nel mondo – soprattutto nei paesi anglosassoni – che usano Google Apps.

Risparmio sui costi

I risparmi che si ottengono dalla gestione della posta in modalità cloud (senza prendere in considerazione altri servizi come Google Docs o Google Sites, che meriterebbero un discorso a parte) variano dal 30 all 80% a seconda della realtà aziendale.

I risparmi saranno maggiori laddove l’azienda è in fase di start-up o nelle realtà in cui si stava progettando una sostituzione del sistema (sia hardware che software).

Per dimostrarlo, riportiamo un calcolo di convenienza economica basato sul simulatore messo a punto da Google, ipotizzando 50 account di posta, tipico di una Pmi:

Il calcolo di convenienza è confermato da esempi concreti di aziende che stanno adottando Google Apps. Una recente indagine informale curata da Confindustria presso aziende associate, tra l’altro, colloca il range di risparmio tra il 32 ed il 60%.

Marco De Alberti – www.mercatoglobale.com