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Buste paga: perché conservarle, come e per quanto tempo

di Redazione PMI.it

Per una gestione delle buste paga conforme ai dettami di legge e alle direttive privacy, le PMI possono contare su strumenti come Geobadge hr.

La corretta gestione delle buste paga deve essere messa al primo posto in azienda. Ogni imprenditore ha il compito di seguire accuratamente l’iter previsto dalla normativa non solo per la creazione e la consegna dei cedolini ma anche per la loro conservazione.

A cosa serve conservare le buste paga? Perché è necessario farlo? Per quanto tempo? Cosa dice la legge? Queste sono solo alcune delle domande più comuni. Cerchiamo di fare un po’ di chiarezza.

A cosa serve conservare le buste paga?

Conservare le buste paga non è obbligatorio ma è importante farlo per non andare incontro a spiacevoli situazioni. Una visita ispettiva o una contestazione da parte di un dipendente possono mettere l’azienda in una posizione difficile da gestire. Per questo motivo è importante avere un riscontro oggettivo che permetta di rispondere a ogni quesito.

La ragione per cui serve farlo è più una questione di sicurezza per l’azienda stessa. Infatti, se è vero che la conservazione non è obbligatoria, sappiamo che la legge n. 4 del 1953 impone l’obbligo di consegna delle buste paga ai dipendenti. In caso di accertamenti, ispezioni, o se ci si trova nella condizione di dover dimostrare di aver rispettato questo obbligo, aver conservato una prova certificata che dimostra di aver adempiuto all’obbligo può essere determinante.

Come conservare i cedolini

Il modo migliore per conservare i cedolini è per mezzo di un sistema che garantisca un’archiviazione semplice, che richieda poco tempo e soprattutto, che permetta di recuperare le buste paga in poche mosse. I metodi sono due: tra i tanti faldoni in ufficio in forma cartacea oppure in forma digitale.

Per scegliere la soluzione giusta è essenziale riflettere su alcuni aspetti chiave.

Quale metodo consente di recuperare velocemente i cedolini in caso di ispezione? Se si opta per la soluzione cartacea è necessario organizzare in modo ordinato i fascicoli così da riuscire a recuperarli in poco tempo. Anche l’archiviazione digitale richiede ordine e una buona dose di organizzazione per riuscire a trovare le cartelle con i file in pochi click.

Per questo motivo si consiglia l’uso di software pensati proprio per semplificare questo genere di attività ai datori di lavoro e ai responsabili delle risorse umane. Strumenti come Geobadge hr permettono di archiviare i documenti di ciascun dipendente e avere accesso in qualsiasi momento alle risorse che lo riguardano, incluse le buste paga.

Quale soluzione permette di risparmiare tempo? Se si presenta un dipendente in ufficio che richiede la copia di un cedolino, quanto tempo si impiega a recuperare una copia cartacea e quanto invece a recuperare una copia digitale? Trovare una risposta a queste domande è utile per capire quale metodologia sfruttare in azienda.

Per quanto tempo conservarle?

Poiché non è obbligatorio conservare gli statini paga non esiste una tempistica definita per legge. In generale si consiglia di tenerli in archivio per almeno 5 anni, termine entro il quale gli ispettori possono contestare la violazione dell’obbligo di consegna.

Trascorsi i 5 anni è possibile cestinare i documenti oppure tenerli in archivio con le dovute precauzioni. È bene tener presente che, in quest’ultimo caso, scegliere la soluzione cartacea richiederebbe molto spazio a disposizione soprattutto se si ha un’azienda con molti dipendenti. Questa problematica non si presenta invece se si sceglie di archiviare le buste paga tramite un apposito software.

Privacy e conservazione dei cedolini paga

Tra gli aspetti da non sottovalutare quando si parla di archiviare documenti con dati sensibili vi è la tutela dei dati personali dei dipendenti. La riservatezza deve essere messa al primo posto ed è importante osservare i principi stabiliti dal Regolamento UE 2016/679. Secondo il GDPR, per il corretto trattamento dei dati è necessario:

  • conservare i cedolini per finalità utili, ovvero dimostrare il rispetto dell’obbligo di consegna in caso di ispezione (limitazioni della finalità);
  • garantire una verifica periodica con l’eliminazione dei documenti che non sono più utili allo scopo (limitazione della conservazione);
  • conservare per oltre il tempo previsto, 5 anni, in forma mascherata, al fine di rendere non identificabile il dipendente (minimizzazione dei dati).

Seguire questi accorgimenti è necessario per garantire al dipendente il trattamento corretto dei suoi dati personali e assicurare all’azienda una gestione sicura e nel rispetto della normativa.