Che si tratti di un piccolo albergo, un agriturismo o un Bed & Breakfast, per gli imprenditori del settore e per il loro personale è fondamentale poter gestire correttamente le prenotazioni, anche senza acquistare specifici programmi. Ed Excel ben si presta alla realizzazione di uno strumento efficace e potente per la gestione della Reception.
Nella sua forma più semplice, il booking può avere una struttura di questo tipo:
- Nelle colonne vengono riportati i giorni del mese.
- Nelle righe si elencano le stanze a disposizione.
- La cella con il nome del cliente potenziale ne diviene la prenotazione.
In questo modo abbiamo anche le visione in tempo reale e multi-day e l’occupazione delle stanze oltre che in calendario programmato.
In tal modo siamo in grado di organizzare anche la pulizia e la manutenzione delle stanze stesse. Il modello non si ferma qui perché possiamo lavorare anche su altri aspetti.
Operando sul colore della cella, possiamo attribuire caratteristiche specifiche e univoche che classi di colore: clienti con convenzione, gruppi di una stessa azienda, ecc. È sufficiente che, con il tasto destro del mouse sulla cella, si selezioni “Inserisci commento” allo scopo di riportare segnalazioni specifiche, trattamenti particolari o acconti ricevuti.
Per rendere chiara la calendarizzazione, in basso a sinistra provvediamo a rinominare il foglio, riferendosi al mese in esame. Tale modello si replica per i mesi successivi: dopo aver selezionato l’intero foglio di u certo mese, basta incollarlo sul foglio del mese successivo, per poi procedere a svuotare le celle dei clienti e a modificare i giorni della settimana per il mese nuovo.
Ricordiamo che il booking è uno strumento molto importante in quanto si colloca all’interno di una procedura contabile ben precisa: richiesta di disponibilità, firnitura di informazioni di dettaglio su date, prezzi e caratteristiche salienti del soggiorno; collocazione del cliente potenziale sul booking; compilazione del foglio con i dati sensibili (estratti da patente, carta d’identità o passaporto) del cliente da far vidimare dai Carabinieri; redazione contabile mensile dell’attività ricettiva (da inviare all’Ufficio per il Turismo di Zona) con l’indicazione delle presenze: per fare ciò si attinge proprio dal booking, oltre che dalla copia vidimata dai Carabinieri.
Per agevolare il compito del receptionist è anche possibile inserire una legenda in basso, che riporti i prezzi orientativi delle singole camere, e una riga che evidenzi giorno per giorno quante stanze sono occupate:
Es B18 =CONTA.VALORI(B3:B15)
