Booking: gestire le prenotazioni con Excel

di Valerio Cappelli

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Vediamo come costruire, con un programma di uso comune come il foglio di calcolo Excel, lo strumento di gestione più importante nelle realtà turistiche: quello per le prenotazioni e la reception

Che si tratti di un piccolo albergo, un agriturismo o un Bed & Breakfast, per gli imprenditori del settore e per il loro personale è fondamentale poter gestire correttamente le prenotazioni, anche senza acquistare specifici programmi. Ed Excel ben si presta alla realizzazione di uno strumento efficace e potente per la gestione della Reception.


Scarica l’esempio

Nella sua forma più semplice, il booking può avere una struttura di questo tipo:

  • Nelle colonne vengono riportati i giorni del mese.
  • Nelle righe si elencano le stanze a disposizione.
  • La cella con il nome del cliente potenziale ne diviene la prenotazione.

In questo modo abbiamo anche le visione in tempo reale e multi-day e l’occupazione delle stanze oltre che in calendario programmato.

In tal modo siamo in grado di organizzare anche la pulizia e la manutenzione delle stanze stesse. Il modello non si ferma qui perché possiamo lavorare anche su altri aspetti.

Operando sul colore della cella, possiamo attribuire caratteristiche specifiche e univoche che classi di colore: clienti con convenzione, gruppi di una stessa azienda, ecc. È sufficiente che, con il tasto destro del mouse sulla cella, si selezioni “Inserisci commento” allo scopo di riportare segnalazioni specifiche, trattamenti particolari o acconti ricevuti.

Per rendere chiara la calendarizzazione, in basso a sinistra provvediamo a rinominare il foglio, riferendosi al mese in esame. Tale modello si replica per i mesi successivi: dopo aver selezionato l’intero foglio di u certo mese, basta incollarlo sul foglio del mese successivo, per poi procedere a svuotare le celle dei clienti e a modificare i giorni della settimana per il mese nuovo.

Ricordiamo che il booking è uno strumento molto importante in quanto si colloca all’interno di una procedura contabile ben precisa: richiesta di disponibilità, firnitura di informazioni di dettaglio su date, prezzi e caratteristiche salienti del soggiorno; collocazione del cliente potenziale sul booking; compilazione del foglio con i dati sensibili (estratti da patente, carta d’identità o passaporto) del cliente da far vidimare dai Carabinieri; redazione contabile mensile dell’attività ricettiva (da inviare all’Ufficio per il Turismo di Zona) con l’indicazione delle presenze: per fare ciò si attinge proprio dal booking, oltre che dalla copia vidimata dai Carabinieri.

Per agevolare il compito del receptionist è anche possibile inserire una legenda in basso, che riporti i prezzi orientativi delle singole camere, e una riga che evidenzi giorno per giorno quante stanze sono occupate:

Es B18 =CONTA.VALORI(B3:B15)

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