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Applicare “sistemi premianti”

di Paolo Di Somma

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Una serie di riflessioni e consigli che possano aiutare chi gestisce una PMI a sviluppare un proprio "sistema premiante"

Una massima che può, a ragione, considerarsi alla base di ogni sistema gestionale è: «se non lo puoi misurare non lo puoi gestire».

Un approccio analitico alle problematiche aziendali è oggi un requisito fondamentale per ogni impresa e forse lo è ancora di più per le PMI che si trovano a dover far fronte ad un mercato sempre più esigente e preformante e non possono contare sulle strutture organizzative delle grandi imprese.

Approccio analitico che, comunque, non deve limitarsi ad analizzare problematiche di natura operativa o contabile, ma che dovrebbe allargarsi anche alla sfera più strettamente organizzativa, con particolare attenzione alle problematiche dei collaboratori e delle maestranze.

Un buon obiettivo per ogni manager sarebbe quello di aiutare il proprio team ad operare al meglio, aiutare quindi ogni persona ad esprimere al massimo le proprie potenzialità e capacità.

Per valutare lo status, nostro e dei nostri collaboratori, sono due gli aspetti da prendere in considerazione:

  • la motivazione, è definita, come un insieme di processi che stimolano e indirizzano il comportamento di un individuo nei confronti di uno o più obiettivi;
  • la gratificazione: questo termine designa un’esperienza di piacere, che si accompagna al raggiungimento di una meta.

Sono questio requisiti imprendiscindibili per consentire alle persone di ottenere il massimo dal proprio lavoro.

Avere a che fare con una persona molto motivata e poco gratificata (una persona che vive con entusiasmo il suo primo impiego ma guadagna poco), equivale in termini di performance, a collaborare con una persona gratificata ma poco motivata (ad esempio una persona che guadagna bene ma fa un lavoro poco stimolante).

Gli aspetti emotivi, gratificazione e motivazione appunto, permettono alle persone di ricercare e raggiungere mete ed obiettivi ed esprimere le proprie potenzialità.

Trascurando i sistemi basati sui soli aspetti economici, ci sono diversi modi attraverso cui, chi gestisce una piccola impresa, può sviluppare una modalità per “aiutare” la motivazione dei propri collaboratori.

Un primo passo, o meglio una scelta propedeutica, è quella di rendere espliciti alcuni aspetti che comunque sono presenti in ogni lavoro: traguardi, obiettivi e prestazioni. Per i collaboratori sapere cosa si sta facendo e quali obiettivi si possono raggiungere è fondamentale, in fondo si tratta di introdurre un concetto di cui la letteratura è piena: lavorare per obiettivi.

Comunicare in modo chiaro a tutti i membri dell’organizzazione quali sono gli obiettivi che ci si attende dall’impresa, chiarendo l’importanza delle singole persone, risulta così la giusta anticamera alla nascita di un sistema di valutazione delle performance. Sistema di valutazione che sarà più facilmente recepito come strumento per controllare il miglioramento, anziché mezzo per “controllare” il lavoro altrui.

Bisogna, quindi, abituare i propri collaboratori a ragionare per obiettivi e per far ciò bisogna rendere gli obiettivi chiari e misurabili.

Nel caso di lavori manuali (catena di montaggio, lavorazioni meccaniche, etc.) da sempre si utilizzano sistemi per la gestione di tempi e metodi, in questo caso l’unità di misura è tangibile (numero di scarti, tempo delle lavorazioni, etc.) ed è facile, da parte dell’operatore, comprendere il proprio obiettivo.

Quindi perché non coinvolgere le maestranze in un percorso di sviluppo aziendale affrontando, anche con scadenze lunghe, con ogni dipendente una discussione approfondita sul lavoro che sta svolgendo? Sarebbe una grande occasione per analizzare i traguardi raggiunti e stabilire nuovi obiettivi.

Ovviamente il manager dovrà avere ben chiare quali siano le variabili da considerare e quale sia il giusto metro di giudizio per la valutazione delle stesse. Per fare ciò sarà importante conoscere tutte le fasi della catena del valore e soprattutto quantificare il peso che ogni singola attività ha nel computo totale delle performance aziendali. Dobbiamo, quindi, individuare gli obiettivi sui quali focalizzare la nostra attenzione.

A seconda del grado di familiarità e del grado di formalizzazione nell’organizzazione, questo obiettivo può essere portato a termine grazie ad una chiacchierata informale su quali obiettivi ci si aspetta siano raggiunti e su cosa, lo stesso manager, possa fare per agevolare queste aspettative, oppure si potrebbero mettere per iscritto i punti della discussione (a mo di brogliaccio) o, ancora, stilare un vero e proprio questionario.

Bisogna comunque tenere ben presente che i dipendenti potrebbero essere intimiditi da termini quali “misurazione del lavoro”,”revisione delle prestazioni” e da azioni o atteggiamenti troppo invasivi.

I risultati di un’analisi, non necessariamente formale e rigorosa, basata sull’utilizzo di strumenti semplici e diretti (dai questionari alla chiacchierata alla macchinetta del caffé) permetteranno al management di avere le idee più chiare sulla realtà attuale dell’impresa e soprattutto su come i propri collaboratori vedono l’impresa.

Esaminiamo quali azioni e attività mettere in atto una volta calati nei panni di colleghi e subordinati.

Analizzare l’ambiente di lavoro: bisogna valutare se emergono conflitti a causa del comportamento di alcune persone o delle politiche interne. Una volta capito cosa contribuisce a creare un ambiente di lavoro sgradevole, si potrà lavorare per risolvere gli eventuali conflitti ma, cosa più importante, il solo fatto di aver ascoltato e agito di conseguenza sarà interpretato come segno di attenzione e aiuterà nello sviluppo di un ambiente di lavoro più confortevole.

Promuovere il lavoro di squadra: assicurarsi che gli obiettivi aziendali siano chiari a tutti e che ciascuno capisca l’importanza del proprio ruolo nel successo complessivo. Il successo dell’azienda deve essere il successo delle persone che fanno l’azienda. Per aiutare questo processo, si può sottolineare, durante un qualsiasi scambio di battute, il concetto di azienda come famiglia, o come squadra.

Ovviamente il modo migliore per sottolineare l’importanza del gruppo è quello di dimostrarlo con i fatti, condividendo i successi ed i risultati aziendali con tutti, non solo con bonus in denaro ma anche con piccoli gesti, come congratularsi pubblicamente con i propri subordinati oppure regalare un pensierino o ancora offrire il pranzo a tutto il personale dopo la conclusione di un affare importante.

Offrire opportunità di crescita professionale: è fondamentale consentire alle persone di assecondare le proprie aspettative professionali. Se i dipendenti sono poco gratificati o si annoiano durante il lavoro, ci saranno ripercussioni immediate sulle performance. Non ci ripete mai troppo spesso che consentire alle persone di acquisire nuove competenze è una delle strategie più efficaci per motivarli e ottenere al tempo stesso due vantaggi per l’azienda: avere collaboratori più preparati e soddisfatti.

Ideare forme alternative di incentivo: oltre i soldi, sono molte le leve che aiutano a sollevare il morale dei propri dipendenti: il segreto è conoscere i bisogni delle persone e andare loro incontro. Ad esempio un premio molto gradito potrebbe essere quello di una giornata di festa in più, un riconoscimento pubblico, un orario di lavoro più flessibile.

Il punto da sottolineare è che, spesso, sono sufficienti piccoli accorgimenti per migliorare la vivibilità della propria azienda, e che spesso l’organizzazione stessa può risultare un forte strumento di motivazione per la persona.

Sintetizzando, una realtà motivante dovrebbe rispettare alcuni requisiti:

  • Chiarezza degli obiettivi comuni;
  • Chiarezza dei ruoli e delle responsabilità degli individui e dell’organizzazione (in questo caso aiuta la presenza di strutture e funzioni “mature”);
  • Capacità dell’azienda ad esaltare le capacità delle persone;
  • Capacità dell’azienda a sviluppare le competenze delle persone (strumenti di formazione, piani di carriera);
  • Impegno a migliorare le relazioni interne (rapporti con colleghi e superiori, clima aziendale, lavoro in team);
  • Gratificazione delle persone (il ruolo, le aspettative, le mansioni, le responsabilità);
  • Motivazione delle persone (retribuzione, benefit, etc.).

Tutte cose che sembrano comuni e quasi banali vero? Allora perché si investe sempre meno in risorse umane?

Oggi si cerca sempre più spesso la flessibilità a basso costo (lavoro interinale, stage, tirocini), ma un contratto che dura poco e non da garanzie per il futuro non possono influenzare positivamente la motivazione delle persone: i lavoratori sono meno affezionati all’azienda e più deresponsabilizzati.

Scommettere sulle persone, determinare un vincolo di appartenenza e stima reciproca può essere vincente. Disponibilità e partecipazione attiva alla vita aziendale sono le chiavi per determinare l’impegno verso tutti gli interlocutori organizzativi, fino alla ricerca dell’eccellenza con il massimo sviluppo delle potenzialità proprie e dell’organizzazione.