Quando si deve impaginare un documento di grosse dimensioni, quale ad esempio una nota integrativa al bilancio di esercizio o una relazione per una fusione aziendale, è buona regola strutturare il documento in maniera tale da far riconoscere a Word quali sono i capitoli, quali i paragrafi e quali i sottoparagrafi della relazione.

Questa procedura, che consiste fondamentalmente nell’utilizzare i Titoli (Titolo uno, Titolo due, …) della Casella Stile di Word, non solo è semplice da utilizzare ma, soprattutto, è utile per almeno tre ragioni:

1. consente di avere uniformità di formattazione tra parti di documento e, di conseguenza, conferisce al documento una veste maggiormente professionale;
2. permette la creazione rapida e in automatico di un indice del documento con l’indicazione anche del numero iniziale della pagina contenente i titoli e i sottotitoli;
3. permette di compiere, attraverso la Visualizzazione Struttura, alcune operazioni di impaginazione, quali ad esempio, lo spostamento di intere parti di documento, con semplicità e rapidità.

Tale procedura è utile anche in fase di consultazione del documento; difatti, attraverso la Mappa del documento è possibile individuare e posizionarsi rapidamente su parti specifiche al suo interno (tale operazione può essere eseguita anche se il documento viene convertito in formato PDF).

Utilizzo degli stili

All’apertura di un nuovo documento la “Casella stile”, posizionata all’inizio della barra degli strumenti “Formattazione”, visualizza tre livelli di titolo che, normalmente, sono sufficienti per la stesura di breve relazioni. Per assegnare lo stile titolo è sufficiente selezionare la voce interessata (Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3) dall’elenco e digitare il testo (nel caso in cui il titolo è già stato digitato è sufficiente selezionarlo ed assegnare ad esso lo stile).

In Microsoft Word sono disponibili ben nove livelli per i titoli: per utilizzare gli stili titolo (a partire dal quarto) è necessario selezionarli all’interno del riquadro delle attività “Stili e formattazione” dopo aver utilizzato il pulsante omonimo presente sulla barra “Formattazione” o all’interno del menu “Formato”.