I rapporti fra imprese e rappresentanti richiedono spesso l’utilizzo di un software che tenga traccia delle vendite concluse dagli agenti, del loro fatturato e delle rispettive provvigioni. Con un foglio elettronico Excel l’azienda può provvedere alla la gestione del lavoro degli agenti di vendita e creare report personalizzati per dettagliare l’attività di ciascuno.

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Database Agenti

Per prima cosa occorre creare le tabelle con le informazioni di base: Rappresentanti e Clienti.

La tabella Rappresentanti dovrà contenere i seguenti campi: Ragione Sociale, Indirizzo, Città, Partita Iva, Telefono e Provvigioni (quest’ultimo dovrà indicare la percentuale dei compensi da riconoscere al rappresentante al momento della vendita).

Alla stessa maniera dovrà essere creata la tabella Clienti avendo cura di sostituire il campo Provvigioni con il campo Rappresentante. In questo modo, la tabella Rappresentanti potrà essere relazionata alla tabella Clienti: la relazione sarà “uno ad uno” ossia “ad ogni cliente corrisponde un rappresentante”. Questi dovrà seguire i clienti affidatigli promuovendo e vendendo i prodotti dell’azienda. Per questo lavoro l’azienda gli corrisponderà le provvigioni contrattualizzate.

Per permettere la relazione fra le tabelle si dovranno selezionare le celle del foglio Rappresentanti contenenti la ragione sociale, e associare ad essere il nome “Rappresentanti”. Per fare questo è necessario richiamare la funzione “Nome” nel menu “Inserisci”. Nel campo “Riferito a” inserire la formula: =RAPPRESENTANTI!$A$2:$A$65536

Confermare con il pulsante Aggiungi, quindi Ok.

L’utilizzo di un nome descrittivo in una cella consente non solo di comprenderne l ‘ utilità del contenuto ma anche di raggruppare più celle contenenti dati omogenei. In questo modo è stato creato un insieme di dati, chiamato Rappresentanti, che potrà facilmente essere utilizzato nelle formule.

I nomi sono visibili da qualunque foglio della cartella di lavoro. Il nome appena creato, pertanto, potrà essere utilizzato in altri fogli di lavoro avendo la certezza di far riferimento sempre allo stesso insieme di dati.

Le celle della colonna Rappresentante della tabella Clienti dovranno, pertanto, collegarsi all’insieme appena creato. Per fare questo occorre richiamare la funzione “Convalida” dal menu Dati. I criteri di convalida dovranno consentire la visualizzazione di un Elenco la cui origine è indicata dalla formula =Rappresentanti. È importante che siano presenti i flag sui campi “Ignora celle vuote” e “Elenco nella cella”. Confermare con il pulsante Ok.