Gestire le vendite sul territorio con Google docs

di Agnese Bascià

scritto il

Strumenti semplici ed efficaci per il data entry in mobilità e la consultazione strutturata dei dati.

Pensiamo ad un’azienda con una rete di distribuzione di prodotti o servizi a mezzo agenti di vendita, che voglia tenere sotto controllo, con aggiornamenti in tempo reale, i dati delle vendite. Dall’analisi potrebbero emergere informazioni importanti come il fatturato di ogni singolo rappresentante di zona, per valutare l’efficienza degli agenti o capire quali zone rappresentano un bacino di utenza più importante per un determinato prodotto. In questo senso parliamo di analisi territoriale delle vendite, riferendoci appunto alla verifica, tramite statistiche, dell’organizzazione delle vendite su un dato territorio. Per effettuare un’analisi di questo genere, almeno per le PMI o per distribuzioni semplici, non è necessario disporre di particolari strumenti informatici; basterà dotarsi di un foglio di calcolo abbinato a qualche funzionalità di geomapping, come quelle offerte appunto da Google Docs insieme a Google Maps. In questo tutorial vedremo come sfruttare ai fini statistici uno spreadsheet di Google Docs e un gadget di geomapping messo a disposizione per questa suite online.

=> Come sincronizzare i documenti Google Docs

Costruzione del foglio

La prima fase del nostro tutorial consiste nella creazione di uno spreadsheet in Google Docs per la raccolta dei dati relativi a vendite e fatturati. Non si possono infatti trarre statistiche se i dati non sono raccolti correttamente. Allo stesso modo, per usare il gadget di geomapping di Google, è necessario che alcune colonne del foglio siano dedicate alla raccolta dei dati per la geolocalizzazione nel modo previsto dal gadget. Pertanto, se ancora non lo abbiamo, creiamo un account gratuito su Google per poter usufruire del servizio di Google Docs. Quest’ultimo è una vera e propria suite online, comprendente un editor di testi, un applicativo per i fogli di calcolo, un editor di presentazioni e uno di form. A queste funzionalità di base, aggiungiamo la possibilità di condividere i file in modalità sola lettura o editing, con un sistema di versioning, che consente di tenere traccia delle modifiche apportate dagli utenti autorizzati. In questo modo, qualunque errore di compilazione può essere annullato tornando al salvataggio precedente. Potremmo costruire anche un foglio di questo tipo con Microsoft Excel o OpenOffice.org Calc e importarlo successivamente in Google Docs, che supporta i file in formato XLS. Una volta entrati in Google Docs dal menu Nuovo > Spreadsheet e cominciamo a intestare le colonne del foglio di calcolo utilizzando la riga 1:

  1. Codice prodotto
  2. Descrizione prodotto
  3. Numero ordine
  4. Data ordine
  5. Quantità
  6. Prezzo unitario iva esclusa
  7. Totale ordine iva esclusa
  8. Città/CAP/Stato
  9. Agente

Il penultimo campo è importante per la geolocalizzazione e quando andremo a inserire i dati, è importante che vengano scritti in un determinato ordine.

I campi della tabella

Creare un modulo per l’inserimento dei dati

Per agevolare gli agenti nell’inserimento dei dati, possiamo sfruttare il meccanismo dei moduli di Google Docs: un modulo può essere associato ad un foglio già organizzato, e una volta compilato, aggiunge automaticamente una nuova riga di informazioni nella tabella. Dallo spreadsheet già visto, andiamo nel menu File > Nuovo > Modulo; si aprirà una nuova tab con un modulo vuoto, somigliante a una maschera di MS Access o OpenOffice.org Database. Le singole parti del modulo devono poi essere modificate. Iniziamo dall’intestazione e cliccando sulla relativa casella di testo, modifichiamo con “Modulo di aggiornamento dei dati sul fatturato”, mentre nel sottotitolo, possiamo inserire una breve istruzione: “Si prega di compilare tutti i campi con particolare attenzione”.

=> Moduli Google Docs: guida a creazione e condivisione

Creare il modulo

Ora dobbiamo includere nel modulo tutti i campi della nostra tabella, sotto forma di domande cui l’agente risponderà, andando così ad aggiornare i dati per il conteggio del fatturato. Il titolo della prima domanda deve essere “Codice prodotto” e il relativo testo della guida può essere “Inserire il codice alfanumerico indicante il prodotto venduto”; il tipo di domanda è Testo e va spuntata l’opzione Rendila una domanda obbligatoria per evitare che venga saltata e il dato omesso. Quindi clicchiamo sull’icona accanto alla matita cerchiata in figura per duplicare la domanda, poi facciamo clic su Fine e passiamo a modificare quanto duplicato. Il titolo della seconda domanda sarà: “Descrizione prodotto” e la guida alla compilazione: “Inserire la descrizione del prodotto venduto”.

Duplicare la domanda

Proseguiamo in questo modo finché non avremo tante domande nel modulo quante sono le colonne del foglio di calcolo, escludendo quelle che contengono il totale dell’ordine e modificando come segue quelle relative alla localizzazione dell’ordine e all’agente. Per quanto riguarda l’inserimento di città, CAP e stato, la descrizione della domanda deve specificare come vanno inseriti questi dati; scriviamo dunque nel campo “Testo della guida”: “Inserire la città, il CAP e lo Stato nella sequenza data. Per esempio: Torino 10010 Italy”.

Inserire la località

Per quanto riguarda la domanda sulle iniziali dell’agente, costruiamo la sezione come casella di scelta multipla: invece di optare per un tipo di domanda “Testo”, selezioniamo “Scelta multipla” e inseriamo un’iniziale agente per ogni riga, aggiungendo quelle necessarie con il tasto “Tab”

Risposta multipla

Per rendere il modulo più strutturato, possiamo inserire alcune intestazioni intermedie per raggruppare per esempio le informazioni relative al prodotto e quelle relative all’ordine; per aggiungere intestazioni clicchiamo in alto a destra sul pulsante Aggiungi elemento e scegliamo Intestazione sezione; dopo aver modificato questa intestazione, per esempio scrivendo: “Informazioni sul prodotto”, spostiamola prima delle domande relative al prodotto trascinandola con il mouse:

Intestazioni

Poiché anche l’occhio vuole la sua parte, possiamo modificare il tema del modulo, cliccando sul pulsante tema accanto ad Aggiungi elemento; scegliamo quello che ci pare e clicchiamo su “Applica” dopo averlo selezionato. Nella zona in basso del modulo vi è un link: cliccandolo si ha un’anteprima del modulo. Per inviare il modulo ai collaboratori autorizzati alla modifica del prospetto, clicchiamo su “Invia modulo tramite email” e inseriamo l’indirizzo del destinatario (ergo: agente) e spuntiamo l’opzione “Includi modulo nell’email”. I destinatari riceveranno un messaggio, che contiene il modulo; esso può essere perciò compilato direttamente nell’e-mail e inviato da questa. Il creatore del modulo riceverà invece l’avviso di creazione nella posta elettronica. Se si desidera visualizzare gli aggiornamenti via modulo sulla propria homepage iGoogle torniamo al modulo e clicchiamo su Altre azioni; selezioniamo Modifica conferma consentendo, se lo si desidera, a tutti di visualizzare i dati inseriti via modulo.

Condividere la tabella

Una volta creata la tabella, i dati possono essere inseriti dai singoli rappresentanti, abilitandoli alla modifica del foglio. Salviamo il file con un nome e clicchiamo sul pulsante Condividi in alto a destra e selezioniamo la voce Invita utenti …, per iniziare la condivisione del file grazie ad una semplice procedura guidata.

Condivisione

Nel campo Invita inseriremo, separandoli con un punto e virgola, tutti gli indirizzi degli agenti abilitati a inserire dati nel foglio; spuntiamo perciò l’opzione Per modificare, che autorizza i collaboratori alla modifica del foglio. Se gli indirizzi e-mail sono contenuti nell’elenco contatti di Gmail possiamo cliccare su Scegli dai contatti per aggiungerli rapidamente. Nel campo Oggetto: inseriamo l’oggetto del messaggio di invito che verrà recapitato all’agente e nel campo Messaggio: scriviamo un breve testo per spiegare di cosa si tratta. Se vogliamo avere copia dell’invito, spuntiamo l’opzione Invia copia a me stesso, quindi clicchiamo su Invia per mandare gli inviti.

Struttura delle caselle

Torniamo dunque alla tabella. Nella colonna Numero ordine possiamo inserire il numero e la data dell’ordine; nella colonna Agente possiamo limitarci a inserire solo le iniziali degli agenti; nella colonna Totale ordine iva esclusa bisogna invece inserire una funzione di calcolo, che moltiplichi la quantità per il prezzo unitario iva esclusa. Quindi, nella cella G2 scriveremo =E2*F2. Selezioniamo nuovamente la cella G2, spostiamo il mouse nell’angolo in basso a destra della cella, finché compare una crocetta; tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trasciniamo la selezione per copiare la formula nelle celle sotto la G2. Se la copiatura è avvenuta correttamente, la formula del Totale ordine iva esclusa sarà applicata a tutte le celle sottostanti la G2.

Per quanto riguarda invece la compilazione delle celle della colonna H dovremo scrivere seguendo questo schema:

nome della città CAP Italy

Potremmo scrivere l’indirizzo esatto della strada, ma ai fini statistici nazionali non avrebbe molto senso. Abbiamo popolato la tabella di dati inventati per poter estrarre qualche statistica; spostiamoci pertanto in una cella vuota della colonna G e inseriamo la seguente formula per calcolare il fatturato:

=Sum(G2:G16)

dove ciò che sta tra parentesi è l’intervallo di celle da sommare per calcolare appunto il fatturato totale delle vendite. Questo totale serve per rendicontare il fatturato personale dell’agente in percentuale. Possiamo caricare nel foglio elettronico online i dati riportati in allegato.

=> Scarica l’allegato

Elaborazione dei grafici e delle statistiche

Una volta raccolti i dati possiamo rappresentarli con grafici che ne facilitino la lettura: un grafico è molto più espressivo dei dati numerici e Google Docs offre parecchi gadget da utilizzare all’occorrenza. Come vedremo a breve, utilizzare i gadget è molto semplice, ma Google Spreadsheet già mette a disposizione i tipi principali di grafico. Iniziamo da un grafico a torta, assimilabile a uno di quelli di Excel, ma operiamo per comodità sul foglio 2, riportando alcuni dati dal foglio precedente. Aggiungiamo un foglio cliccando su Aggiungi foglio in basso a sinistra, accanto al Foglio1. Andiamo nel Foglio2, quindi nella cella A1 copiamo l’intestazione della colonna G del Foglio1, ovvero Totale ordine IVA esclusa, e nella cella B1 copiamo l’intestazione della colonna H, Agente. Nella cella A2 del Foglio2 inseriamo la seguente formula per riportare i dati del primo foglio:

=Foglio1!G2

Nella cella B2 invece scriveremo:

=Foglio1!I2

Selezioniamole entrambe e trasciniamo la selezione in basso; per effetto della copiatura multipla compariranno gli stessi valori del Foglio1 nel Foglio2. Restando nel Foglio2 selezioniamo le colonne A e B e andiamo nel menu Inserisci > Grafico e, nella maschera che appare, scegliamo come tipo di grafico la torta. Come sottotipo possiamo scegliere una torta 3D.

=> Google Docs, editor grafico per integrare diagrammi

Crea grafico

Impostiamo i parametri come in figura: nella casella “Quali dati” inseriamo l’intervallo Foglio2!A1:B7 e spuntiamo l’opzione Usa riga 1 come etichetta, infine scegliamo di raggruppare i dati per colonna. Come titolo del grafico inseriamo Analisi per zona (Totali separati per agente), scegliamo Etichette nel menu Legenda e clicchiamo su Salva grafico.

Esempio di grafico

Visualizzare i dati sulla cartina geografica

Torniamo ora al Foglio1 per distribuire i dati sul territorio nazionale usando Google Maps e le sue cartine geografiche. Ci vengono in soccorso i gadget. Selezioniamo le celle degli intervalli H2:H7 e I2:I7, andiamo nel menu Inserisci > Gadget e, dalla categoria Mappe, scegliamo Map, cliccando poi su Aggiungi al foglio di lavoro. Impostiamo i parametri del grafico: l’intervallo sarà Foglio1!H2:I7; Numero righe intestazione pari a 1; il titolo sarà per esempio “Geolocalizzazione del fatturato”; spuntiamo le opzioni Indicazioni nell’ultima colonna e Zoom using mouse wheel quindi clicchiamo su Applica e chiudi. Verrà generata una mappa che riporta dei segnaposto sulle località toccate dai rappresentanti. Selezionando i segnaposto, un fumetto ci dirà qual è l’agente di zona.

Dati geolocalizzati

Raggruppare i dati

Da ultimo possiamo produrre una sorta di tabella di sintesi che raggruppi i dati. Torniamo su Foglio2, andiamo nel menu Inserisci > Gadget e dalla categoria “Tabelle” aggiungiamo una Tabella. Ecco i parametri da impostare: l’intervallo sarà Foglio2!A1:B7; il titolo Tabella pivot, spuntiamo Mostra filtri e Abilita raggruppamento e clicchiamo su Applica. Una volta generata la tabella clicchiamo sul link Definisci raggruppamenti e calcoli per indicare come vogliamo che i dati vengano raggruppati. Scegliamo di raggruppare per agente, quindi per colonna B, facciamo clic su Next e scegliamo le operazioni da effettuare sui dati della colonna A: dalla casella a cascata selezioniamo Totale, poi clic su Ok. La tabella ci mostrerà il totale del fatturato per singolo agente.

Creare raggruppamenti