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Google Calendar: condivisione e smart working

di Gianluca Tinti

scritto il

Guida Google Calendar: condivisione gratuita degli impegni in chiave smart, ottimizzando i flussi di lavoro tra utenti in remoto.

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Le web app per la collaboration online consentono, attraverso la condivisione delle informazioni, di semplificare il lavoro di gruppo. Una delle più utilizzate è Google Calendar, tramite cui organizzare appuntamenti via pc, smartphone o tablet.

=> Google Calendar, pianificare e condividere

Un ufficio con più sedi dislocate o colleghi e consulenti in remoto può avvantaggiarsi delle sue funzioni gratuite per la sincronizzazione degli impegni condivisi: con le credenziali di accesso, è possibile accedere alla bacheca virtuale dell’azienda per visualizzare o modificare eventi di ogni genere (riunioni, orari di lavoro, turnazione ferie, ecc.), appuntati su uno o più calendari web.

Primi passi

Per  sfruttare le varie Google Apps occorre registrare un regolare account e successivamente, nella home di Google, cliccare sull’icona APP e poi su Calendar.

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Compare  la schermata col calendario (inizialmente vuoto)

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Visualizzazione

È possibile modificare la visualizzazione del  calendario scegliendo tra le opzioni a disposizione, dai pulsanti in alto a destra della schermata.

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A seconda della scelta operata le caselle del calendario verranno raggruppate in giorni, settimane o mesi. In alternativa, esistono combinazioni da tastiera che possono agevolare la scelta:

  • Tasto ‘1’ o ‘d’ per la visualizzazione quotidiana
  • Tasto ‘2’ o ‘w’ per la visualizzazione settimanale
  • Tasto ‘3’ o ‘m’ per la visualizzazione mensile

Creare un evento

Basta cliccare in corrispondenza del giorno e orario desiderato e digitare una breve descrizione.

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Il risultato sarà il seguente:

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Modificare un evento

Cliccando sopra l’evento avrete la possibilità di eliminarlo o di modificarlo:

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Per modificare l’evento si può anche fare doppio click veloce sulla casella corrispondente nel calendario. Il risultato sarà simile al seguente:

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 Eventi periodici

Se vogliamo che l’evento venga ripetuto più volte nel tempo, possiamo:

  1. Fare doppio click in corrispondenza della data/ora corretta del calendario.
  2. Cliccare su Ripeti.

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Il risultato sarà il seguente:

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Promemoria

Una volta registrato un evento può essere utile richiedere al  pc di ricordare la scadenza attraverso opportune segnalazioni: Mail o Popup. Per impostare le notifiche (Promemoria) occorre fare doppio click su un evento e successivamente agire sui menù cerchiati di rosso in basso.

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Condivisione di calendari

Vediamo come condividere i calendari con utenti autorizzati, nel nostro esempio con i collaboratori dell’azienda. A questo scopo:

  1. cliccare sul triangolino nero a destra del nome
  2. cliccare su Condividi questo calendario

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Nella nuova finestra, all’interno del campo “persona”, digitare la mail dell’utente con cui condividere il calendario.

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Prima di salvare e tornare al calendario, occorre impostare i permessi per l’utente appena indicato, agendo sul menu Impostazioni autorizzazione sulla destra.

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Le opzioni di scelta disponibili sono:

  • Fare modifiche e gestire opzioni di condivisione…
    l’utente potrà agire liberamente sul calendario modificandolo a piacimento, condividendolo con altri utenti o non condividerlo più.
  • Apportare modifiche agli eventi…
    l’utente potrà agire sul calendario ma non decidere sulle condivisioni utenti.
  • Vedere tutti i dettagli dell’evento…
    l’utente potrà  vedere i dettagli dei vari eventi segnati e null’altro.
  • Vedere solo disponibile/occupato…
    l’utente visualizzerà solo le caselle del calendario occupate da eventi ma non avrà modo per visualizzarne i dettagli.

Sovrapporre i calendari

Con Google Calendar è possibile creare più calendari ed eventualmente sovrapporli, come fogli trasparenti, creando un unico calendario.
Per aggiungere un nuovo calendario:

  1. Cliccare sul triangolino nero accanto a «i miei Calendari»
  2. Cliccare su “crea Nuovo Calendario”

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Digitare il nome del calendario (nell’esempio “Resp. Marketing”) e gli indirizzi email con cui condividerlo. Al termine cliccare su CREA CALENDARIO.

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A questo punto, i vari calendari creati si sovrapporranno automaticamente. Le colorazioni dei vari eventi indicano che appartengono a calendari diversi.

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Per visualizzare solo un calendario, cliccare sulla freccetta nera accanto al nome e poi su «Visualizza solo questo calendario».  Oppure cliccare sul nome, una volta col tasto sinistro (per nasconderlo) e una seconda volta per ri-visualizzarlo.

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