Cara vecchia riunione, addio

di Alfredo Polito

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La dislocazione dei collaboratori di un'azienda in posti lontani tra loro costituisce un problema per la partecipazione alle riunioni. I sistemi di videoconferenza possono risolverlo

I gruppi di lavoro all’interno delle imprese sono sempre più spesso costituiti da persone che si trovano in posti diversi e lontani tra loro, e che si spostano frequentemente. Si tengono in contatto via email, conference call e telefono.

La necessità di guardarsi in faccia, però, rimane. In uno studio effettuato da Quocirca e Tandberg, oltre l’80% degli intervistati conferma l’importanza degli incontri “vis a vis” per le comunicazioni interne.

Ma quasi la metà degli intervistati ha confessato di disertare regolarmente le riunioni, e di questi il 75% lo fa a causa della distanza, con un’ inevitabile influenza sul processo decisionale. Senza contare i costi necessari all’organizzazione e allo svolgimento, che può dare origine ad un flop.

Per ovviare a questo problema, si è aumentato l’uso di email e Instant Messenger. Ma questi metodi, basati su testo, hanno delle limitazioni: mancano di interattività, e c’è il rischio che il messaggio venga mal interpretato.

Così cresce la domanda di strumenti per la comunicazione interattiva, come la videoconferenza. Oggi una nuova generazione, abituata al video grazie a social network, webcam e cellulari, sta entrando in azienda. Determinando positivamente le scelte di tecnologie e di strumenti di comunicazione da utilizzare.

Gli utenti che già usano la videocomunicazione guardano con favore ad una maggiore diffusione, ritenendo che sia in grado di risolvere i problemi legati all’organizzazione dei cari vecchi meeting. Pensano che abbia rafforzato le relazioni, velocizzato le riunioni e reso i partecipanti più attenti.

Sistemi di videoconferenza ad alta definizione e solide infrastrutture IP possono risolvere i problemi di affidabilità e qualità. E la tecnologia è anche più economica, dice il 64% delle aziende intervistate.

Per le imprese che già la utilizzano, è divenuta fondamentale: l’80% considera la videocomunicazione uno strumento indispensabile, e il 70% pensa che la userà sempre di più. Le aziende oggetto del sondaggio, inoltre, tengono in considerazione l’impatto che questa tecnologia può esercitare sull’efficienza e la soddisfazione dei dipendenti piuttosto che il risparmio sugli spostamenti.