Strategie di archiviazione per processi eDiscovery di successo

di Redazione PMI.it

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L'eDiscovery come scelta strategica in azienda per unificare archiviazione e backup.
Articolo gentilmente concesso da Francesca Cieloscuro, Country Sales Director presso CommVault Italia

 

 

Nelle odierne organizzazioni, che si basano sempre più sui “dati“, i backup giornalieri sono fondamentali; tuttavia l’archiviazione di asset informativi aziendali, per preservare questi ultimi nel lungo periodo, è ancora troppo spesso considerata un’opzione non fondamentale.

La ragione di questa dicotomia di processo nasce dal fatto che le aziende, inizialmente, giudicavano alla stessa stregua backup e archivi considerandoli entrambi validi strumenti per la salvaguardia di sistemi di email, file server e altri repository di dati. Tuttavia esistono varie differenze tra archivio e backup, che rendono sempre più importante per le aziende lo sviluppo di strategie distinte ma complementari, in modo da servire in modo efficace ogni obiettivo e processo. 

In tempi recenti, l’importanza di processi strategici di archiviazione si è intensificata tra le crescenti richieste di un migliore controllo sull’aumento dei dati e sui costi di infrastruttura,  andando nel contempo a ridurre i rischi associati alla conformità aziendale, legale o regolamentare. Poiché i dipartimenti legali e altri stakeholder aziendali cercano di ridurre il costo e la complessità delle risposte al crescente volume di richieste di eDiscovery e governance, l’archiviazione si impone sempre più come priorità fondamentale dell’IT aziendale.

In virtù di ciò, le aziende devono rendersi conto delle differenze tra archivi e backup per definire il modo migliore di integrare queste funzionalità fondamentali all’interno di un’unica struttura di gestione dei dati.

Perché archiviare se già si effettua il backup?

La funzione dei backup è sostanzialmente quella di creare copie di dati rilevanti al fine di evitarne la perdita a seguito di problemi hardware, errori degli utenti o eventi catastrofici. Generalmente, queste copie di dati sulla produzione vengono conservate su supporti media di basso costo, quali per esempio nastri, e poi vengono spediti off site come parte di un piano generale di disaster recovery. L’esecuzione giornaliera – o con altra cadenza regolare – di backup rappresenta un elemento essenziale per la maggior parte delle policy di protezione dei dati aziendali, tuttavia è importante rendersi conto che questi backup sono dettati da ragioni contingenti oltre a essere tipicamente concentrati sul breve periodo.

Se le organizzazioni stanno sempre più spesso scegliendo strategie di backup basate su disco, in modo da poter accelerare sia i processi di backup che quelli di ripristino, la maggioranza ancora si affida al nastro in modo significativo. Ripristinare dati da un nastro, però, può essere un processo noioso, time-consuming e tendenzialmente non affidabile.

L’archiviazione, invece, è progettata per conservare tutti i dati, non solo quelli contenuti sul server in un determinato momento. Generalmente gli archivi sono conservati su dischi, con formati che permettono un rapido e semplice accesso ai contenuti se necessario. Grazie all’archiviazione, l’accessibilità e la leggibilità dei contenuti sono assicurate per tutta la durata del ciclo vita di questi ultimi, e ciò spiega il perché questo processo sia importante ai fini dell’eDiscovery.

Nella maggior parte dei casi, i dati possono essere estratti da un archivio in una frazione del tempo e del costo necessari per la riproduzione di contenuti dal solo backup. Gran parte delle soluzioni di archiviazione includono i sistemi di posta elettronica, che stanno diventando un problema primario per diverse ragioni. Secondo indagini varie condotte da Osterman Research, gli utenti aziendali passano, in una giornata di lavoro “tipo”, una media di 152 minuti utilizzando le e-mail. Osterman, infatti, riferisce che gli utenti mandano e ricevono più di 120 e-mail al giorno, e che la maggior parte dei contenuti di loro interesse arriva sotto forma di e-mail*.

I progressi nell’archiviazione ottimizzano lo storage e la governance delle informazioni

Recentemente, gli avanzamenti nelle tecnologie di archiviazione hanno reso molto più semplice affrontare le sfide associate alla condivisione di crescenti volumi di e-mail e di file. Di particolare interesse è l’approccio policy-driven, che prevede lo spostamento di dati obsoleti e inattivi, conservati su costosi sistemi di storage primari, su storage secondari di basso costo. L’aggiunta di tecniche di compressione e deduplica è di grande utilità nell’ulteriore riduzione dei requisiti di storage mentre l’utilizzo di forme di crittografia fornisce una misura di protezione extra.

Le moderne soluzioni di archiviazione includono caratteristiche e funzionalità che permettono di migliorare la governance delle informazioni e ottimizzare i livelli di dati, facendo sì che i costi possano essere gestiti e i processi siano ripetibili e difendibili. Dotandosi di un potente sistema di archiviazione, le aziende possono anche ridurre l’ammontare dei dati che devono essere sottoposti a backup e aumentare le copie dei dati necessari per soddisfare i “Recovery Time Objectives” e i “Recovery Point Objectives” (RTO e RPO).

Un ulteriore vantaggio delle moderne modalità di archiviazione dei contenuti è l’opportunità di ridurre ulteriormente i costi grazie all’integrazione del cloud computing. Funzionalità integrate di deduplica e crittografia permettono un efficiente movimento dei dati archiviati verso il cloud storage, allo scopo di ottenere significativi vantaggi economici nel lungo periodo. Sistemi integrati di alert, di reportistica e di verifica dei dati aiutano a garantire che questi ultimi raggiungano in tutta sicurezza il cloud, senza il rischio associato ad attività di script manuali o a gateway stand-alone.

Poiché sempre più aziende adottano backup basati su disco, il pensiero relativo all’archiviazione moderna sta mutando per abbracciare un approccio più consolidato ad entrambe le aree. L’esito di ciò può facilitare in modo definitivo la gestione del ciclo di vita delle informazioni riducendo ulteriormente costi e rischi.

Un modello di gestione moderna dei dati unifica archivi e backup

L’opinione comune relativa alla separazione tra backup e archivi sta lasciando strada ad un nuovo approccio, che fonde entrambi gli strumenti per facilitare continuità di business, ripristino dei dati ed eDiscovery. Questo approccio unificato affronta la spinosa questione del cosa fare quando dati di cui è già stato effettuato il backup su una applicazione e-mail diventano candidati all’archiviazione nell’applicazione primaria. Tradizionalmente, questi dati sarebbe spostati dall’ambiente di produzione nell’archivio indipendentemente dal backup.

È sempre più evidente, tuttavia, che l’unificazione di questo processo potrebbe ridurre gli sforzi ad esso legati e i costi di storage, con la conseguenza di uno slancio crescente verso modelli di gestione moderna dei dati che offrono la flessibilità per spostare questi ultimi dai backup agli archivi riducendo al minimo la loro interazione con applicazioni principali. A tal fine, tuttavia, è necessario un unico framework nel quale tutti i dati vengano gestiti da un solo punto in ogni location, media e cloud pubblico o privato per tutto il loro ciclo di vita.

Una classificazione automatica dei contenuti è un altro importante attributo della gestione moderna dei dati, poiché permette alle aziende di conservare i giusti dati, riducendo al minimo l’impulso inutile e dispendioso che porta a salvare tutto indistintamente.

Inoltre, una completa indicizzazione dei contenuti permette a tutte le copie di dati indicizzati (per es. backup e dati in archivio) di essere combinate in un unico archivio “searchable“, che migliora la produttività facilitando un accesso autonomo alla ricerca e all’individuazione dei dati.

Per fornire la flessibilità e il consolidamento dei dati necessari alla piena realizzazione di questi vantaggi, le soluzioni devono essere eterogenee, cosicché le aziende non sono bloccate su hardware specifici. Fortunatamente, la gestione moderna dei dati si è evoluta permettendo alle aziende di trasformare le proprie strategie di archiviazione e back up per elevare le policy di gestione, sicurezza, auditing, capacity planning e eDiscovery – tutto mediante un’unica interfaccia che fornisce visibilità dettagliata sull’intera organizzazione.