Controllo dipendenti con GPS: regole per veicoli aziendali e dispositivi mobili

Il datore di lavoro che vuole localizzare i dipendenti attraverso il GPS di auto, furgoni, smartphone o tablet aziendali deve quasi sempre ottenere prima un accordo sindacale o un’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro, perché il localizzatore consente di controllare l’attività e non serve a rendere la prestazione.

I dispositivi mobili pongono un limite in più, perché seguono la persona anche fuori dall’orario di lavoro: il Garante privacy ha fissato per le app di localizzazione regole su visibilità, disattivazione e separazione dagli altri dati.

Sulle flotte l’Autorità ha sanzionato più volte i monitoraggi continui, mentre la Cassazione ha ammesso l’uso dei dati GPS per il licenziamento quando servono ad accertare un illecito già segnalato.

In sintesi:

• la circolare INL n. 2 del 7 novembre 2016 qualifica i sistemi di geolocalizzazione come elemento aggiunto agli strumenti di lavoro, soggetto all’art. 4, comma 1, della L. n. 300/1970, salvo i casi in cui la prestazione non può essere resa senza GPS o l’installazione è imposta da norme, come per il trasporto di valori oltre 1,5 milioni di euro;
• il Garante privacy (provv. n. 7 del 16 gennaio 2025) ha sanzionato con 50.000 euro un’impresa di autotrasporto che monitorava in modo continuativo circa 50 dipendenti senza rispettare le prescrizioni dell’autorizzazione dell’Ispettorato;
• il Garante (provv. n. 382 del 28 maggio 2026) ha sanzionato un’azienda sanitaria per una frequenza di tracciamento sproporzionata dei propri autisti e per l’assenza di una valutazione d’impatto preventiva;
• la Cassazione (sent. n. 30821 del 24 novembre 2025) ha ritenuto legittimo il licenziamento per giusta causa fondato sui dati GPS dell’auto aziendale, raccolti con una verifica mirata dopo segnalazioni di disservizi.

GPS sui veicoli aziendali: accordo sindacale o autorizzazione INL

Un GPS installato su auto o furgoni aziendali per esigenze assicurative, organizzative, produttive o di sicurezza del lavoro rientra nell’art. 4, comma 1, della L. n. 300/1970, e l’impresa può attivarlo solo dopo un accordo con la RSU o le RSA oppure, in mancanza, con l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro: lo ha chiarito l’Ispettorato nazionale del lavoro con la circolare n. 2 del 7 novembre 2016, secondo cui il localizzatore è un elemento aggiunto agli strumenti di lavoro, che il dipendente non usa in via primaria per rendere la prestazione. La procedura è quella prevista in generale per il controllo a distanza dei lavoratori.

La circolare ammette due eccezioni, in cui il GPS diventa strumento di lavoro ai sensi del comma 2 e non richiede accordo né autorizzazione: quando la prestazione non può essere resa senza il sistema di localizzazione e quando l’installazione è imposta da una norma di legge o di regolamento, come per il trasporto di valori superiori a 1,5 milioni di euro. Anche in questi casi i dati sono utilizzabili solo con l’informativa prevista dal comma 3 e nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679.

Smartphone e tablet aziendali con localizzazione: le prescrizioni del Garante

La localizzazione dei tecnici e degli addetti in mobilità tramite smartphone aziendale è ammessa dal Garante privacy a condizione che l’applicazione sia visibile, attivabile solo durante l’orario di lavoro e separata dagli altri dati del dispositivo: con i provvedimenti dell’11 settembre e del 9 ottobre 2014, relativi a due società di telecomunicazioni, l’Autorità ha escluso l’accesso a traffico telefonico, SMS, posta elettronica e navigazione e ha chiesto che i dati di posizione non vengano storicizzati, ma sostituiti a ogni aggiornamento. Poiché il dispositivo segue la persona anche fuori dal lavoro, lo smartphone con localizzazione richiede a maggior ragione l’accordo sindacale o l’autorizzazione quando consente di ricostruire gli spostamenti del dipendente.

Un regime diverso vale per la geolocalizzazione rilevata solo nel momento della timbratura: il Tribunale di Cosenza, con la sentenza n. 972 del 1° luglio 2026, ha qualificato come strumento di registrazione delle presenze la timbratura da remoto geolocalizzata in lavoro agile, a condizione che la posizione non venga verificata fuori dalla marcatura.

Informativa, valutazione d’impatto e conservazione dei dati GPS

I dati di posizione sono dati personali anche quando il veicolo è intestato all’impresa, perché il conducente è identificabile incrociando turni e assegnazioni, e il loro trattamento richiede un’informativa specifica ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 e dell’art. 4, comma 3, dello Statuto, con finalità, frequenza di rilevazione, tempi di conservazione e soggetti autorizzati ad accedere. Un monitoraggio sistematico dei lavoratori richiede di norma anche la valutazione d’impatto dell’art. 35 del Regolamento, la cui assenza è stata contestata nel provvedimento del Garante n. 382/2026.

La qualificazione come controllo non dipende dalla presenza del GPS in senso stretto: con il provvedimento n. 755 del 18 dicembre 2025 il Garante ha considerato monitoraggio dell’attività un sistema di telematica satellitare senza geolocalizzazione che raccoglieva dati di dettaglio, li conservava per tredici mesi e assegnava un punteggio allo stile di guida, senza distinguere i viaggi di lavoro da quelli personali. Quando il sistema produce valutazioni o decisioni integralmente automatizzate si aggiunge l’informativa dell’art. 1-bis del D.Lgs. n. 152/1997, la cui omissione è punita con le sanzioni del Decreto Trasparenza.

Violazioni sanzionate dal Garante sulla geolocalizzazione dei dipendenti

Il Garante sanziona le imprese che, pur avendo ottenuto l’autorizzazione dell’Ispettorato, ne ignorano le prescrizioni o trattano i dati oltre quanto dichiarato: nel provvedimento n. 7/2025 l’impresa di autotrasporto monitorava i conducenti durante l’intera attività lavorativa, mentre l’autorizzazione imponeva l’anonimizzazione dei dati e la limitazione a quelli necessari per sicurezza e organizzazione. L’Autorità ha contestato anche un’informativa priva delle modalità del trattamento e dell’indicazione che i conducenti erano direttamente identificabili, e oltre alla sanzione ha ordinato di adeguare il sistema alle prescrizioni dell’autorizzazione.

I provvedimenti degli ultimi due anni individuano una serie ricorrente di errori, che la tabella riporta con il relativo esito e l’adempimento omesso.

Dati GPS e licenziamento: controlli difensivi e prove utilizzabili

I dati del GPS possono fondare un licenziamento per giusta causa quando la loro analisi è una verifica mirata su un illecito e non una sorveglianza continua della prestazione: la Cassazione, con la sentenza n. 30821/2025, ha confermato il licenziamento di un addetto a un servizio di guardia che, secondo i dati di localizzazione dell’auto aziendale esaminati dopo segnalazioni della clientela, stazionava in luoghi diversi da quelli dichiarati nei rapporti di servizio. La qualificazione del controllo come verifica difensiva spetta al giudice di merito, che deve accertare l’esistenza del sospetto prima della raccolta dei dati secondo i criteri dei controlli difensivi del datore di lavoro.

La Corte europea dei diritti dell’uomo, nella sentenza Gramaxo contro Portogallo (ricorso n. 26968/16), ha escluso la violazione dell’art. 8 della Convenzione nel licenziamento fondato sui dati GPS di un’auto aziendale, perché il dipendente era stato informato dell’installazione, delle finalità di sicurezza e di controllo dei chilometri e delle possibili conseguenze disciplinari. Per il datore italiano la condizione di partenza è comunque il rispetto dell’art. 4: i dati raccolti con un impianto installato senza accordo o autorizzazione non sono utilizzabili a fini disciplinari.

Usi del GPS aziendale: casi e regime applicabile

Il regime di un sistema di localizzazione dipende dalla ragione per cui è installato e da quanto dei movimenti del lavoratore consente di ricostruire. La tabella riporta per ciascun uso il riferimento normativo o di prassi e gli adempimenti richiesti.

Accordo o istanza per il GPS aziendale: i contenuti obbligatori

L’accordo con le rappresentanze sindacali o l’istanza all’Ispettorato devono descrivere il sistema in modo da dimostrare che la raccolta dei dati è proporzionata alla finalità dichiarata, e le stesse indicazioni vanno riportate nell’informativa ai dipendenti. Alla luce della circolare INL e dei provvedimenti del Garante, il documento dovrebbe indicare:

• la finalità dell’installazione, tra esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale;
• i veicoli o i dispositivi interessati, il software utilizzato e i dati che raccoglie, compresi quelli di telematica sullo stile di guida;
• la frequenza di rilevazione della posizione e la possibilità di disattivarla nelle pause e fuori dall’orario per i veicoli a uso promiscuo;
• l’eventuale anonimizzazione o pseudonimizzazione dei dati per le finalità che non richiedono di identificare il conducente;
• le persone autorizzate ad accedere ai dati, con la registrazione degli accessi, e i tempi di conservazione;
• l’esclusione di usi ulteriori rispetto a quelli dichiarati e le condizioni per l’eventuale utilizzo a fini disciplinari;
• la valutazione d’impatto effettuata e le modalità con cui il dipendente viene informato, anche con un avviso sul veicolo.