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Smart Working: guida al progetto e adozione

di Redazione PMI.it

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Per adottare il lavoro agile in azienda, soprattutto in tempi di emergenza, bisogna definire prima il progetto di Smart Working: guida rapida e step.

L’emergenza sanitaria legata al rischio Coronavirus COVID-19 ha impresso una spinta enorme alla modalità di lavoro agile, anche se non tutte le aziende sono partite, pur potendolo fare senza particolari problemi. Per applicare lo Smart Working, infatti, è necessario quanto meno conoscerne le basi. Vediamo dunque di cosa si tratta e come, in tempi ordinari, un’azienda può adottare questa metodologia di lavoro.

La metodologia

L’Osservatorio del Politecnico di Milano lo definisce una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Lo Smart Working può dunque essere anche definito come un approccio all’organizzazione del lavoro: “sono io responsabile di quello che faccio e devo farlo affinché ci siano risultati nei tempi e nei modi concordati”.

Da qui si possono delineare le caratteristiche del lavoro agile:

  • flessibilità
  • autonomia
  • fiducia
  • responsabilizzazione
  • collaborazione
  • ottimizzazione degli strumenti e delle tecnologie.

La normativa

La definizione di Smart Working, contenuta nella Legge n. 81/2017, pone l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).

Ai lavoratori agili viene garantita la parità di trattamento – economico e normativo – rispetto ai loro colleghi che eseguono la prestazione con modalità ordinarie. È, quindi, prevista la loro tutela in caso di infortuni e malattie professionali, secondo le modalità illustrate dall’INAIL nella Circolare n. 48/2017.

Trattandosi di una modalità operativa e non di un contratto a sé, favorisce l’assunzione di categorie di lavoratori impossibilitati a raggiungere il luogo di lavoro e/o che hanno particolari esigenze di flessibilità.

=> Smart Working: il fac-simile di accordo

Lavoro agile vs. telelavoro

Nello Smart Working il lavoro è svolto senza una postazione fissa: può essere all’esterno dei locali aziendali o al loro interno. Nel telelavoro il dipendente lavora generalmente da casa e nel contratto può essere specificata la necessità di raggiungere il posto di lavoro tradizionale una volta alla settimana, o in base agli accordi presi.

Nello Smart Working è presente il diritto alla disconnessione: tra l’azienda e il dipendente devono essere stabilite misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro.

Adozione e vantaggi

Il lavoro agile è un processo in evoluzione: basta confrontare i dati 2019 rispetto a quanto riscontrato dall’Osservatorio Smart Working nel 2018. In Italia oggi ci sono 570mila smart worker (20% in più al 2018), di cui il 76% soddisfatto del proprio lavoro (contro il 55% degli altri dipendenti). Uno su tre è pienamente coinvolto nella realtà in cui opera (rispetto al 21% di chi lavora in modalità tradizionale).

I principali benefici che scaturiscono dall’adozione dello Smart Working sono  dunque il miglioramento dell’equilibrio fra vita professionale e privata (46%) e la crescita della motivazione e del coinvolgimento dei dipendenti (35%).

Certo, la gestione degli smart worker presenta ancora criticità, a partire dalla difficoltà nel gestire le urgenze (per il 34% dei responsabili), utilizzare le tecnologie (32%) e pianificare le attività (26%); tuttavia è confortante che il 46% dei manager abbia dichiarato di non averne riscontrato alcuna.

Per gli smart worker la prima difficoltà è invece la percezione di isolamento (35%), seguita da distrazioni esterne (21%), problemi di comunicazione e collaborazione virtuale (11%), barriera tecnologica (11%).

Lo Smart Working conviene sia alle imprese che ai dipendenti, è una nuova dimensione del lavoro che da un lato favorisce la produttività individuale e la continuità operativa del business e dall’altro permette una significativa flessibilità rispetto al posto di lavoro. Permette di cambiare i concetti di fruizione del tempo e dello spazio per favorire nuovi modelli di lavoro più efficaci ed efficienti.

L’adozione di un progetto strutturato di Smart Working può produrre un incremento di produttività pari a circa il 15% per lavoratore, secondo l’Osservatorio. Inoltre, anche un solo giorno a settimana di Remote Working può far risparmiare in media 40 ore all’anno di spostamenti e per l’ambiente 135 kg di CO2.

L’implementazione

Introdurre lo smart working in azienda significa fare un progetto dettagliato con approfondimenti che spaziano in tutti i settori coinvolti.

Un progetto di Smart Working è un processo di cambiamento complesso che richiede di agire contemporaneamente su più componenti e che deve partire da un’attenta considerazione degli obiettivi, delle priorità e delle peculiarità tecnologiche, culturali e manageriali dell’organizzazione.

E’ anche il risultato di un corretto uso dell’innovazione digitale a supporto di approcci strategici che puntano sull’integrazione e sulla collaborazione tra le persone, in particolare, e tra le organizzazioni, in generale. In tutto questo la tecnologia gioca un ruolo chiave, perché quando si parla di Digital Transformation nei luoghi di lavoro si pensa anche all’applicazione di tecnologie avanzate per connettere persone, spazi, oggetti ai processi di business, con l’obiettivo di aumentare la produttività, innovare, coinvolgere persone e gruppi di lavoro.

Il progetto

Adottare lo Smart Working non vuol dire soltanto lavorare da casa e utilizzare le nuove tecnologie, è soprattutto un paradigma che prevede la revisione del modello di leadership e dell’organizzazione, rafforzando il concetto di collaborazione e favorendo la condivisione di spazi. Nell’ottica Smart, il concetto di ufficio diventa ‘aperto’, il vero spazio lavorativo è quello che favorisce la creatività delle persone, genera relazioni che oltrepassano i confini aziendali, stimola nuove idee e quindi nuovo business.

Lo Smart Working è una modalità che può essere adottata dalle aziende anche in casi di emergenza, come quella che sta interessando l’Italia per la diffusione del Coronavirus.  Nelle aree colpite dall’epidemia, moltissimi sono i lavoratori che hanno continuato la loro attività da casa, questo per ridurre al minimo le possibilità di contagio e tutelare i soggetti più deboli.

Purtroppo l’adozione dello Smart Working in situazioni di emergenza senza pianificazione e senza progettazione può portare a risultati catastrofici sia dal punto di vista operativo che dal punto vista della produzione.

L’adozione di progetti di Smart Working richiede infatti un’evoluzione dei modelli organizzativi aziendali, per cui si deve prevedere una roadmap dettagliata fase per fase. Un progetto di Smart Working è multidisciplinare, presuppone una stretta collaborazione tra i vari settori aziendali coinvolti, non è solo una iniziativa di work-life balance e welfare aziendale per i dipendenti.

Adottare un progetto di Smart Working significa mettere insieme esperti in vari settori: Legale, Amministrativo, HR, ICT, per un’analisi completa della situazione dell’azienda valutando costi, processi, procedure, tempi.

Vengono definiti gli obiettivi, analizzati i rischi, definite le metriche, individuati gli strumenti operativi più adatti, la definizione delle policy, la redazione degli accordi tra le parti e soprattutto tutti gli attori coinvolti vengono formati all’utilizzo della nuova modalità operativa.

Per maggiori informazioni info@taskforcemanagement.it

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