Quando i file prodotti diventano troppi e si affastellano disordinatamente nell’hard disk, il problema fondamentale è trovare quello giusto al momento desiderato.
Alcuni raccoglitori di file, come Punakea e il Raccoglitore di Works, di cui abbiamo già parlato, possono aiutare a tenere archiviati i file.
Ad ogni modo, quando non si vogliono installare ulteriori software, bastano alcune accortezze per ordinare i file in modo da essere facilmente reperiti.
Innanzitutto, è bene ricordare che i file creati con le office suite hanno normalmente un’estensione definita: .doc, .xls, .ppt ecc.
Pertanto, quando effettuiamo una ricerca con il comando “Cerca” di Windows, se non ricordiamo il nome del file, possiamo inserire nella riga della ricerca una stringa del tipo *.doc o *.docx se cerchiamo un file creato con Microsoft Word 2003 e XP oppure con la versione 2007 di Microsoft Word.
Tuttavia, questo non risolve del tutto il problema, perché i file dello stesso tipo potrebbero essere molti e la ricerca potrebbe prolungarsi eccessivamente.
Per accelerare le operazioni di ricerca su file, è bene dunque impostare dei tag, ovvero piccole parole chiave che “segnano” il file: ciò è possibile con Windows Vista ed è un’operazione semplicissima.
Supponiamo di avere un file di Word 2007 salvato. Selezioniamolo e con il tasto destro del mouse facciamo clic su di esso per aprire la finestra “Proprietà”.
Andiamo nella tab “Dettagli” e in corrispondenza della riga “Tag” editiamo le parole chiave che saranno utilizzate per cercare il file.
Applichiamo le proprietà e chiudiamo questa finestra. Quando lanceremo la ricerca inserendo uno dei tag scelti, il file “taggato” sarà in cima alla lista.
Un’operazione analoga è possibile anche su Mac OS X: selezioniamo il file da “taggare”, dal menu del tasto destro scegliamo “Ottieni informazioni” e inseriamo delle parole chiave o una descrizione nell’area “Commenti Spotlight”.
