Quando si lavora su un documento Word ad un progetto di gruppo, può essere utile la funzione Revisioni, che consente a un utente di vedere quali modifiche sono state apportate dagli altri redattori, di modificare un documento e di sapere (tramite l’uso del colore) chi ha apportato le modifiche.
Gli strumenti che consentono a più utenti di comporre e modificare insieme i documenti sono i segni di revisione e i commenti.
Word tiene traccia di chi ha apportato le revisioni tramite la scheda Inf utente della finestra di dialogo Opzioni.
Quando abilitate la revisione, tutto il testo aggiunto appare sottolineato (per impostazione predefinita) e in un colore diverso rispetto al testo originale.
Tutto il testo eliminato resta nel documento ma appare barrato doppio (per impostazione predefinita).
Se più utenti modificano il documento, le modifiche di ogni utente appaiono in un colore diverso: Word può fornire colori diversi per un massimo di otto autori o revisori.
Per tenere traccia delle modifiche in questo modo e necessario attivare i segni di revisione:
- Aprite il documento da modificare;
- Aprite il menu Strumenti e selezionate Revisioni, Mostra revisioni per aprire la finestra di dialogo Mostra revisioni;
- Fate clic su Tieni traccia delle revisioni durante elaborazione testo per abilitare tale
funzione. Per vedere le revisioni quando visualizzate il documento, fate clic su Mostra
revisioni sullo schermo; - Per vedere le revisioni nel documento stampato, fate clic su Mostra revisioni nel documento
stampato; - Al termine scegliete OK.
Per modificare il colore o la formattazione utilizzati da Word per contrassegnare le revisioni, aprite il menu Strumenti e selezionate Opzioni, quindi fate clic sulla scheda Revisioni.
Per ognuna delle seguenti categorie, scegliete un tipo diverso di formattazione con Indicatore o Colore:
- Testo inserito;
- Testo eliminato;
- Formattazione modificata;
- Righe revisionate (le righe che appaiono nel margine per indicare il testo o la formattazione modificati all’interno del paragrafo).
Quando l’autore del documento o il redattore finale riceve il documento con le modifiche di tutti i redattori, potrà determinare se accettare o rifiutare le modifiche seguendo una di queste procedure:
- Selezione del testo revisionato: aprite il menu Strumenti e selezionate Revisioni, quindi Rivedi revisioni per aprire la finestra di dialogo Rivedi revisioni, che resta visualizzata sullo schermo. Mentre modificate il documento scorrete al suo interno per trovare le modifiche, finché non scegliete Chiudi. Sotto il menu Visualizza, fate clic sull’opzione che visualizza le revisioni nel modo più consono:
- Mostra revisioni mostra sia le modifiche sia i segni di revisione;
- Non mostrare revisioni mostra le modifiche ma non visualizza i segni di revisione
- Mostra originale non visualizza ne modifiche ne segni di revisione.
Scegliete Accetta per accettare la modifica selezionata, Accetta tutto per accettare tutte le modifiche nel documento, Rifiuta per rifiutare la modifica selezionata o Rifiuta tutto per rifiutare tutte le modifiche nel documento; invece scegliete Trova per spostarvi alla revisione precedente o successiva.
- Selezionate la modifica e quindi scegliete Accetta modifica o Rifiuta modifica nella barra degli strumenti Revisione.
- Scegliete Modifica precedente o Modifica successiva nella barra degli strumenti Revisione per spostarvi da una revisione all’altra, quindi scegliete Accetta modifica o Rifiuta modifica. Quando accettate le modifiche, le revisioni inserite diventano parte del documento, le eliminazioni vengono rimosse dal documento, le modifiche di formattazione vengono applicate in modo permanente al testo corrispondente e i segni di revisione scompaiono. Quando rifiutate le modifiche, quelle inserite vengono rimosse, le eliminazioni vengono ripristinate nel documento, le modifiche di formattazione vengono rimosse e i segni di revisione scompaiono.
I revisori possono aggiungere un commento all’autore o fare una domanda senza modificare il testo del documento, oppure l’autore può inserire commenti per i revisori: per aggiungere un commento, scegliete Inserisci commento nella barra degli strumenti Revisione oppure aprite il menu Inserisci e selezionate Commento.
Digitate il commento nella finestra apposita alla base dello schermo. Di fianco al testo commentato appare un rimando di commento. Quando leggete un documento con i segni di commento, puntate su questo rimando: il commento appare sopra il testo.
Dopo avere immesso il commento nella finestra di commento, scegliete Chiudi per chiudere la finestra; scegliete Modifica commento nella barra degli strumenti Revisione per aprire nuovamente la finestra del commento o fate doppio clic sul rimando di commento (se non vedete il rimando, fate clic sull’icona Mostra/nascondi nella barra degli strumenti Standard, oppure lasciate la finestra dei commenti aperta mentre lavorate nel documento.
