Con il termine cassa si intende il conto patrimoniale dell’attivo, dove vengono imputate le somme di denaro contante che l’impresa movimenta nel periodo di bilancio. Può capitare che gli acquisti che incidono sulla cassa di un’azienda o gli introiti, nelle piccole e medie imprese, non vengano espletati da un ufficio unico, ma effettuati da singole persone, che rendicontano poi all’ufficio contabile la spesa sostenuta o l’importo incassato.

Tutte le ricevute vengono raccolte come pezze giustificative: siano essi scontrini o fatture, devono essere conservati, una volta che essi incidono sulla contabilità aziendale. È utile, dunque, disporre di uno strumento di registrazione tempestiva di questi movimenti, in modo da avere traccia degli importi, della loro descrizione e di chi li ha prodotti.

Un modo semplice ed economico per le Pmi è quello di ricorrere a un foglio di calcolo di Google Docs, perché esso può essere agevolmente condiviso con coloro che maneggiano la cassa e può essere aggiornato senza ritardi, attraverso un comodo modulo di inserimento degli incassi e delle spese. Vediamo come procedere.

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I – Creazione del foglio di calcolo  

Questa fase è piuttosto semplice: si tratta di impostare i campi che interessano e formattarli in modo da contenere valori, date e descrizioni.

Nella riga A inseriamo le intestazioni di colonna:

• la colonna A1 conterrà la dicitura: “Numero scontrino/fattura”; essa conterrà un identificativo della fattura o della ricevuta che attesta la spesa o l’incasso;
• la colonna B1 conterrà l’indicazione: “Data scontrino/fattura”; essa conterrà appunto la data della ricevuta, in modo da avere una certa precisione nelle registrazioni;
• la colonna C1 sarà titolata: “Descrizione acquisto/incasso”; è una semplice colonna descrittiva dell’acquisto o dell’incasso;
• la colonna D1 conterrà la scritta: “Importo IVA esclusa”;
• la colonna E1 porterà l’indicazione: “IVA”;
• la colonna F1 sarà titolata “Importo IVA inclusa” e conterrà la somma degli importi di cui alla colonna D ed E;
• la colonna G1 infine sarà intitolata “Referente spesa/incasso” e conterrà il nominativo di chi ha effettuato la registrazione.