GnuCash: contabilità fai da te

di Caterina Martino

scritto il

Addio commercialista: con GnuCash non serve più l'esperto contabile alle piccole aziende per gestire e amministrare le finanze dell'impresa (conto bancario, carte di credito, stipendi, tasse, ecc.)

Volete occuparvi personalmente della contabilità della nostra attività commerciale o piccola impresa, anche senza essere professionisti del settore? GnuCash, software open source rilasciato con licenza GNU General Public License, è il programma che può rispondere questa esigenza.GnuCash si basa su una gestione della contabilità a partita doppia: permette di controllare transazioni in uscita e in entrata, consentendo di gestire le finanze aziendali dagli aspetti più semplici a quelli più complessi: libretto assegni, investimenti, prestiti, debiti e altro ancora.

Il vantaggio del software, oltre alla gratuità, risiede proprio nella completezza delle sue funzioni (prevede persino operazioni online). Tuttavia, il suo utilizzo non è molto intuitivo, soprattutto per chi non mastica concetti finanziari. Per questo motivo, GnuCash offre un’ottima guida in italiano presso cui reperire spiegazioni chiare sugli aspetti più tecnici e su nozioni di contabilità.

Nel corso di queste pagine ci limiteremo a vedere i tratti essenziali del funzionamento della versione standard, ma è bene sapere che ne esiste anche una portatile, che consente di salvare i file in un dispositivo rimovibile per averli sempre a portata di mano.

Download e installazione

Dal sito ufficiale del software si può procedere al download direttamente dalla homepage.

Dobbiamo scaricare la versione stabile segnalata, come la 2.2.9. In questo caso, effettuiamo il download della versione per Windows. Quindi, facciamo clic sul link GnuCash 2.2.9 per Microsoft Windows XP / Vista / 7.

Salviamo il file eseguibile nel nostro PC e, successivamente, attiviamo la procedura di installazione: scegliamo la lingua e accettiamo i termini del contratto di licenza, definiamo la cartella di destinazione, attiviamo un accesso rapido dal menu Start e un’icona sul desktop. Per avviare il processo facciamo clic su Installa.

*Seconda parte

Le transazioni

Facciamo due volte clic su conto in banca per aprirlo. La nuova finestra che si apre è definita registro contabile. La modalità di visualizzazione di questa finestra può essere modificata dal menu Visualizza scegliendo tra le opzioni: Libro mastro basilare, Mastro a espansione automatica, Giornale della transazione.

Dal momento che il conto è stato appena creato, prima di tutto dobbiamo inserire un bilancio di apertura.

Compiliamo i campi inserendo una data, una descrizione (ad esempio bilancio d’apertura) e un deposito (una cifra di denaro, come 20.000,00 Euro). Nel campo Trasferimento facciamo clic sul pulsante a discesa e scegliamo la voce “Capitali: Bilanci d’apertura”.

In questo modo abbiamo inserito la somma conservata in banca. La transazione che abbiamo scritto è tra due conti: conto in banca e Bilancio d’apertura. Volendo, nella stessa finestra di registro di contabilità possiamo aggiungere altre transazioni facendo interagire il conto con altri conti relativi alle uscite, alle entrate e così via. Basta inscrivere i dati nei vari campi e nel campo Trasferimento indicare il conto con cui si vuole creare la transazione.

Facciamo clic su Salva per salvare i cambiamenti apportati al conto.
Compiliamo anche il registro di contabilità degli altri conti che abbiamo creato. Per alcuni conti dobbiamo impostare il bilancio d’apertura. Lo abbiamo già fatto per il conto in banca, ora inseriamo il bilancio d’apertura del conto carta di credito aziendale.

Facciamo due volte clic sul carta di credito aziendale per aprire il registro di contabilità. Scegliamo la voce “Capitali: Bilanci d’apertura” nel campo Trasferimento e digitiamo una somma, ad esempio 1.000,00 Euro, nel campo Addebito. Premiamo INVIO per confermare.

Passiamo agli altri conti. Nel registro contabile del conto vendite, aggiungiamo una descrizione (ad esempio Guadagni mensili), scegliamo la voce “Attività: conto in banca” nel campo “Trasferimento”, e inseriamo una somma (ad esempio 6.000,00 Euro) nel campo “Entrata”.

Per quanto riguarda i sottoconti del conto tasse, inseriamo altre spese, ad esempio 100,00 Euro di elettricità, 2000,00 Euro di assistenza sanitaria, 200,00 Euro delle tasse sul magazzino e altro. Nel campo Trasferimento inseriamo sempre come voce “Attività: conto in banca”.

Passiamo, infine, al conto stipendi e digitiamo un valore nel campo “Uscita” (ad esempio 8000,00) e “Attività: conto in banca” nel campo “Trasferimento”.

Una volta riempiti i registri contabili, notiamo che il programma automaticamente calcola le nostre finanze. Infatti, tutte le transazioni (siano esse entrate o uscite) che abbiamo creato hanno come punto di riferimento lo stesso conto e cioè quello che abbiamo denominato conto in banca.

Diamo un’occhiata al conto in banca, il suo valore iniziale si è modificato in seguito agli spostamenti di denaro che abbiamo indicato. Se il saldo iniziale era 20.000,00 Euro, adesso tra le spese e i guadagni il saldo risulta 15.600,00 Euro. Osservando bene il registro contabile, notiamo che le uscite sono valutate sotto il profilo Prelievo, mentre le entrate sono segnate sotto il profilo Deposito.

Possiamo programmare transazioni che si ripetono nel tempo. Pensiamo alle tasse che vanno pagate in determinati periodi, oppure all’affitto di un magazzino la cui somma di denaro è generalmente invariata. Apriamo, ad esempio, il registro contabile relativo alle tasse sul magazzino e ipotizziamo che esse abbiano mensilmente lo stesso valore. Possiamo utilizzare due metodi per pianificare la transizione.

La prima strada consiste nel selezionare la transazione già esistente e in alto fare clic sul comando Duplica. Dobbiamo, però, poi modificare il campo Data inserendo un giorno del mese successivo.

Vediamo la seconda modalità. Selezioniamo la transazione esistente e in alto facciamo poi clic sul comando “Pianifica”. Nella finestra di dialogo “Crea transazione pianificata”, modifichiamo il campo Frequenza scegliendo nell’elenco la voce mensilmente. Vedremo che nel calendario laterale è immediatamente segnato uno specifico giorno per ogni mese.

Ora che la pianificazione è stata effettuata, nel registro contabile non visualizziamo alcunché. Il software renderà visibile la transazione quando si avvicina la scadenza e ci verrà chiesta conferma per la sua creazione.

Bilanci e Resoconti

Creiamo un bilancio delle nostre finanze, cioè un piano che valuta le transazioni del nostro denaro considerando un determinato periodo di tempo. La creazione del bilancio è più semplice di quanto possa sembrare.

Facciamo clic sul menu File e poi su Nuovo; scegliamo il comando Nuovo bilancio preventivo. Si apre una nuova scheda; facciamo clic sul comando Opzioni. Nella finestra di dialogo Opzioni di bilancio inseriamo il periodo di tempo che vogliamo considerare per creare il bilancio e il numero di occorrenze da considerare. Facciamo clic su OK.

A questo punto, se il nostro file ha già delle transazioni registrate nel periodo di tempo preso in considerazione, dovremmo vedere una lista di conti. Possiamo inserire i valori di bilancio personalmente digitandoli nelle varie celle oppure possiamo usare lo strumento Stima per valutare le transazioni in modo automatico.

Altre funzionalità

Elenchiamo velocemente altre funzioni di GnuCash che ci consente anche di gestire i nostri investimenti con tanto di titoli e prezzi delle quotazioni. GnuCash è predisposto anche per aggiornare e tenerci informati sui nostri conti online e sull’andamento delle azioni.

Uno strumento utile è costituito dalla calcolatrice finanziaria con la quale possiamo effettuare con semplicità operazioni più specifiche e tecniche: numero di rate, tasso di interesse, importo della rata e altro ancora.

Una volta creato il bilancio, possiamo realizzare un resoconto che ci faccia vedere l’andamento del nostro denaro in un determinato contesto. Immaginiamo, ad esempio, di voler valutare tutte le transazioni avvenute sul nostro conto in banca. Facciamo clic sul menu Resoconti e nel menu scegliamo la voce Resoconto delle transazioni. Immediatamente si aprirà una nuova scheda contenente tutti gli spostamenti di denaro sul nostro conto.

Sono molte le tipologie di resoconto che GnuCash ci mette a disposizione: possiamo anche calcolare i movimenti relativi alle entrate e alle uscite, oppure calcolare il flusso di liquidi (quanto denaro entra?, quanto denaro esce?). Possiamo anche creare un resoconto del bilancio e mettere a confronto gli importi del bilancio con quelli reali.

Molte sono anche le funzionalità legate all’impresa con la possibilità di registrare clienti, venditori e dipendenti e archiviare fatture, ricevute, pagamenti, spese. Vediamo, ad esempio, come creare una fattura da rilasciare ad un cliente.

Per poter compilare una fattura, è necessario prima aver inserito i clienti e i lavori realizzati con gli appositi strumenti che troviamo nel menu Impresa. Facciamo clic sul menu Impresa e poi sulla voce Cliente. Nell’elenco scegliamo il comando “Nuova fattura”. Nella finestra di dialogo “Nuova fattura”, compiliamo i campi inserendo un codice per la fattura, la data in cui è creata, il cliente, il lavoro che è stato svolto, un numero che identifichi le fatture del cliente (ID Pagamento), e il modo in cui la fattura sarà pagata (Termini). Facciamo clic su OK.

Ora che la fattura è stata creata, possiamo aggiungere al suo interno tutte le informazioni necessarie che la costituiscono. Una volta riempiti i vari campi, possiamo emettere la fattura facendo clic in alto sull’apposito comando Emetti. Si apre un’altra finestra in cui confermare di voler emettere la fattura indicando la data di emissione, quella di scadenza, il conto su cui avverrà la transazione.

Possiamo infine stampare la fattura se vogliamo rilasciarne una copia al cliente. Facciamo clic sul menu File e poi sul comando Stampa fattura.

Primo avvio di GnuCash

Apriamo il programma: ci daranno il benvenuto due schermate. Una è la finestra dei suggerimenti che possiamo chiudere (Chiudi) o bloccare all’avvio (disattivando la voce Visualizza i suggerimenti all’avvio).

All’altra serve invece a scegliere la modalità di avvio. In questo caso, scegliamo l’opzione Creare un nuovo gruppo di conti. Selezioniamo l’opzione e facciamo clic su OK.

Ha avvio una procedura guidata, nella finestra di dialogo “Impostazione di una nuova struttura dei conti”. Facciamo clic su Avanti.

Vediamo i passaggi principali. Scelta della valuta: nell’elenco a discesa selezioniamo il valore EUR (Euro). Tutti i conti creati con questa struttura si baseranno sulla valuta scelta. Facciamo clic su Avanti.

Scelta dei conti da creare: nel riquadro a sinistra “Categorie” selezioniamo quelle che intendiamo usare per calcolare i conti. In questo caso, “Conti per l’impresa”, perché contiene tutte le voci necessarie per la gestione dei conti di una piccola azienda. Facciamo clic su Avanti.

Impostazione dei nuovi conti: possiamo associare ad una specifica categoria un bilancio d’apertura o rendere segnaposto un conto. In questo caso, facciamo clic su Avanti senza compiere alcuna azione.

Facciamo clic su Applica per chiudere questa procedura di impostazioni iniziali.

L’interfaccia

Gli elementi che compongono l’interfaccia sono:

  • Barra dei menu: il raggruppamento dei vari strumenti in menu;
  • Barra degli strumenti: contiene alcuni comandi ad accesso rapido per le funzionalità di uso frequente;
  • Area di lavoro e di visualizzazione: in questa area si realizza l’apertura dei vari conti organizzati in schede; in alto si legge il nome della scheda aperta, al centro visualizziamo il contenuto;
  • Barra di riepilogo: riassume in generale i dati finanziari della scheda aperta;
  • Barra di stato: contiene suggerimenti o dettagli sui vari strumenti e una barra che indica l’avanzamento delle operazioni.

La barra degli strumenti, la barra di riepilogo e la barra di stato possono essere nascoste o rese visibili dal menu Visualizza.

Impostazioni base

Prima di utilizzare il software, inseriamo i dati della nostra azienda dal menu File > Proprietà.

Nella finestra di dialogo “Opzioni libro”, inseriamo nome, intermediario, dati di contatto (telefono, fax, sito web) e così via.

Dal menu Modifica, scegliamo il comando Preferenze. Nella finestre di dialogo “Preferenze di GnuCash”, possiamo impostare diverse caratteristiche, articolate in aree di riferimento: dalle impostazioni generali di visualizzazione (finestra, data…), alle funzioni specifiche su transizioni, resoconti e altro ancora.

Utilizzo

Cerchiamo di comprendere le nozioni generali alla base del funzionamento di GnuCash. Dal momento che all’apertura del programma abbiamo selezionato una categoria di conti (Conti per l’impresa), visualizziamo già una scheda aperta e denominata Conti. Un conto raggruppa in sé tutti le informazioni relative alla gestione delle finanze. Tutti i conti che creiamo sono raccolti all’interno di un file, a loro volta costituiti da più transazioni.

Ogni volta che creiamo un nuovo conto, possiamo decidere di inserirlo in una delle categorie presenti o crearlo come cartella principale.

I conti vanno sempre creati in una struttura gerarchica che possiamo già visualizzare nella categoria Conti per l’impresa: una vera e propria struttura ad albero che raccoglie conti e bilanci.

Abbiamo a disposizione cinque tipi di conti: attività, capitale, entrate, uscite e passività.

Passiamo al nostro esempio. Immaginiamo che la nostra azienda necessiti di gestire la contabilità (conto corrente bancario, carta di credito aziendale, tasse, stipendi dei dipendenti, ricavo della vendita dei prodotti).

Struttura dei conti

Non dimenticando mai di salvare tutto utilizzando l’apposito comando nel menu File, cominciamo a lavorare. All’inizio abbiamo selezionato la categoria Conti per l’impresa. Il modello è già predisposto all’uso. Le tipologie di conto che ci servono sono già esistenti e in posizione di cartelle principali (Attività, Capitali, Entrate, Passività, Uscite). Questo vuol dire che la struttura dei conti è pronta, non ci resta che creare i sottoconti che ci interessano.

Prima di tutto creiamo un nuovo conto. Facciamo clic sul menu File; nell’elenco scegliamo il comando “Nuovo” e nel menu successivo facciamo clic su “Nuovo conto”.

Nella finestra di dialogo Nuovo conto, vi sono due schede.
Nella scheda “Generali” inseriamo i seguenti dati: un nome (ad esempio conto in banca), un codice (è il nostro primo conto, per cui usiamo ad esempio 001), una descrizione (per aggiungere informazioni), una valuta come EUR (Euro), eventuali note a riguardo. Nel riquadro Tipo conto scegliamo la tipologia del conto, in questo caso selezioniamo la voce Banca. Mentre come conto padre scegliamo Attività. Facciamo clic su OK.

Utilizzando la stessa procedura creiamo gli altri sottoconti che ci servono:

  • carta di credito aziendale (nome del conto), 002 (codice), Carta di credito (tipo di conto), Passività (tipo di conto padre);
  • tasse (nome del conto), 003 (codice), Uscita (tipo di conto), Uscite (tipo di conto padre);
  • stipendi (nome del conto), 004 (codice), Uscita (tipo di conto), Uscite (tipo di conto padre);
  • vendite (nome del conto), 005 (codice), Entrata (tipo di conto), Entrate (tipo di conto padre).

Eventualmente potremo poi aggiungere altri conti se necessario. Non è necessario creare un conto per il bilancio d’apertura perché – dal momento che utilizziamo un modello già predisposto – il conto che ci serve è già presente e denominato Bilanci d ‘ apertura. Per maggior precisione, possiamo creare dei sottoconti nel conto tasse, così da suddividere le tipologie di imposte (ad esempio: elettricità, assistenza sanitaria e così via). Dato che abbiamo utilizzato una struttura già pronta, i nostri conti si mescolano con quelli già esistenti all’interno della struttura ad albero.

(*Fine prima parte)

I Video di PMI

Guida alla lettura della busta paga