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Libro Unico del Lavoro: come, dove e perchè

di Filippo Davide Martucci

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Analisi schematica delle caratteristiche principali del Libro Unico del Lavoro e del Vademecum ministeriale per l'adeguamento alla nuova normativa

Il 16 febbraio 2009 è entrato in vigore il Libro Unico del Lavoro con l’obiettivo di facilitare le attività delle imprese e contrastare contratti irregolari e sommerso. Per chiarire dubbi e incertezze, il Ministero del Lavoro ha fornito anche delle linee guida di riferimento disponibili online.

Pensato per sostituire Libri paga e matricola e gli altri registri obbligatori per l’impresa, il Libro Unico – istituito con gli articoli 39 e 40 del DL n. 112/2008, convertito con legge n. 133/2008 – documenta ai singoli lavoratori lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro con l’azienda, e gli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell’impresa.

Le principali finalità della nuova disciplina? Prevenzione del lavoro nero e snellimento degli oneri burocratici ed economici che gravano sulle imprese, in quanto snellisce la tenuta dei libri d’azienda alleggerendo il compito di chi si trovava a gestire i rapporti di lavoro.

Obblighi

Obbligatorio per tutti i datori di lavoro privati (compresi settori agricoltura, spettacolo, autotrasporto e marittimo). Quelli domestici devono iascrivervi lavoratori subordinati, collaboratori coordinati e continuativi (con o senza progetto) e associati in partecipazione con apporto lavorativo.

Al contrario, non hanno alcun obbligo d’istituzione le società cooperative di produzione e lavoro (a patto che non istituiscano rapporti di lavoro subordinato), l’impresa familiare per il lavoro del coniuge, dei figli e degli altri parenti o affini (con o senza retribuzione), le società e le ditte individuali del commercio che non occupino dipendenti sono tutti soggetti che non hanno alcun obbligo d’istituzione.

Nel Libro Unico sono riportate le seguenti informazioni: dati anagrafici, codice fiscale, qualifica, retribuzione, anzianità, rimborsi spese, trattenute, detrazioni spettanti ed ore di presenza compresi gli straordinari.
Il datore di lavoro, tra l’altro, ha l’obbligo di consegnare al lavoratore copia delle scritturazioni effettuate.

La conservazione del Libro Unico deve essere elaborata a stampa o laser dietro autorizzazione dell’INAIL. Il calendario delle presenze può essere elaborato separatamente, ma non è possibile suddividere il Libro in sezioni distinte, perché è importante rispettare la numerazione sequenziale dei fogli che ne garantisce l’unicità.

Semplificazioni

Il Libro Unico non deve necessariamente essere tenuto presso il luogo di lavoro, a meno che non ci sia coincidenza tra sede legale e sede operativa ma, previa comunicazione, può essere affidato a professionisti abilitati, associazioni di categoria o società capogruppo nei gruppi di imprese.
Stesso discorso per le copie conformi: basta un solo ed unico libro nella sede legale.

Ovviamente, questa opportunità consente alle imprese di delegare a terzi tutta una serie di oneri: vidimazione, dichiarazione di conformità, registrazioni, assistenza all’autorità ispettiva.

Anche le imprese che scelgono di gestire all’interno il Libro Unico avranno dei vantaggi: dovranno effettuare le registrazioni sulle frequenze solo una volta al mese (e non più quotidianamente), non saranno più tenute a conservare il Libro su supporto cartaceo e dovranno conservarlo in archivio solo per cinque anni (e non più dieci). Risparmi su tempo e costi, quindi.

Altra semplificazione: prima della riforma, la dichiarazione di assunzione al lavoratore doveva contenere i dati di iscrizione nel libro matricola. Ora basta consegnargli copia della comunicazione obbligatoria inviata telematicamente, o copia del contratto individuale di lavoro contenente tutte le informazioni necessarie.

Se il lavoratore non viene retribuito o se si trova in una situazione di lavoro intermittente, sul Libro Unico va registrata solo la prima immissione al lavoro. In seguito, solo per ogni mese in cui svolga la propria funzione lavorativa o percepisca compensi e, infine, al termine del rapporto stesso.

Contrasto alle irregolarità

Il lavoro sommerso viene combattuto nel seguente modo: non essendoci più l’obbligo di tenere il Libro Matricola e di iscrivere preventivamente i lavoratori occupati nei documenti aziendali prima dell’immissione al lavoro, il personale ispettivo dovrà fondare l’accertamento della sussistenza di una irregolarità contrattuale solo sulla base della comunicazione obbligatoria di instaurazione del rapporto di lavoro previsto dalla L. 296/2006.

In caso di ispezione, quindi i funzionari preposti inviteranno il datore di lavoro a fornire prova della avvenuta comunicazione obbligatoria preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro, e successivamente l’esibizione del Libro Unico del Lavoro.

Per quanto riguarda i rimborsi spese, invece, sul Libro Unico vanno sempre iscritti e eseguite le annotazioni anche se si tratta di rimborsi esenti fiscalmente e contributivamente. L’annotazione può prevedere l’indicazione dei soli importi complessivi specificati, con il sistema del documento o riepilogativo a piè di lista approntato a parte.

Non vanno indicate invece le somme rimborsate al dipendente, che costituiscono mera anticipazione di spese che lo stesso ha sostenuto in nome e per conto dell’azienda datrice di lavoro relativamente a documenti di spesa intestati all’azienda medesima.

Inadempienze

L’entrata in vigore del Libro Unico del Lavoro è stata posticipata al lo scorso 16 Febbraio 2009, con le retribuzioni del mese di Gennaio 2009 ed il termine di stampa di tale periodo retributivo eseguito entro il 16 di Febbraio.
Un sistema nuovo, che ha comportato non pochi dubbi e sforzi di adeguamento, nonostante le finalità di semplificazione sul lungo periodo.

Il regime delle sanzioni esordisce con quanto sancito dai commi 6 e 7 dell’articolo 39 del DL n. 112/2008 e stabilisce che il mancato rispetto dell’obbligo di istituzione del Libro Unico è punito con la sanzione pecuniaria amministrativa che va da un minimo di 500.000 euro a un massimo di 2500 euro (violazione diffidabile).

L’omessa esibizione dello stesso, da parte dei datori di lavoro agli organi di vigilanza è punita con sanzione amministrativa che va da un minimo di 200 euro a un massimo di 2.000 euro (violazione non diffidabile).

Le imprese artigiane ai sensi della Legge n. 860/1956, le piccole imprese cooperative e le associazioni di categoria che senza giustificato motivo omettano l’esibizione della documentazione del lavoro entro 15 giorni dalla richiesta egli organi di vigilanza, saranno punite con una sanzione amministrativa che va da un minimo di 250 euro a un massimo di 2.000 euro (sempre violazione non diffidabile).

Infine, nel caso in cui poi la violazione si ripetesse, la sanzione andrà da un minimo di 500 euro a un massimo di 3.000 euro (ancora non diffidabile).